وجود فردی که بتواند زمانیکه شما نیازمند کمک تلفنی هستید شما را یاری دهد، طی این سالها بسیار سخت شده است
به جای استخدام چندین اپراتور و پرداخت هزینه ی خدمات تلفنی ، راه حلی که این سالها پیشنهاد شده است، سیستم تلفن گویا می باشد یا به عبارت ساده تری سیستم اتوماتیک پاسخگویی تلفن، صدای اتوماتیکی که شما قبل از آنکه موزیکی را بشنوید برای منتظر شدن، گوش می دهید.بنابراین جای تعجب نیست که  اکثر کسب و کارها به تلفن گویا به چشم یک نگرانی نگاه میکند و به دنبال این می باشند که از نگرانی های خودشان بکاهند.
در زمانهای گذشته استفاده از تلفنگویا بدین منظور بوده است که به تماس گیرنده در سرویس خدمات دهی اتووماتیک،کمک کند.در سیستم تلفن گویای اتوماتیک، انتظار می رود که حدود ۸۰ درصد از تماس گیرنده ها به صفی برای منتظر بودن در پشت خط، هدایت میشوند که این اصلاً جز نکات مثبتی برای تماس گیرنده ها نمی باشد و به دسته ی نگرانی های استفاده از تلن گویا یا همان IVR منتقل می شود.

اتوماتیک شدن
امروزه،اکثر کسب و کارها یاد گرفته اند که چگونه با نگاه کردن شخصی  به مشکلات و مسایل مشتریان در طول تماس تلفنی، کمک مفیدی به آنها بکنند.برای شروع بسیاری از تماس ها که با IVR  رسیدگی می شوند خیلی رایج می باشند، مثل وظایفی که دایم تکرار می شوند مثل خدمات خرید و فروش. تاثیر مثبت استفاده از iVR این است که به مشتری شما این فرصت را می دهد که سریع به آن چیزی که می خواهد برسد اما فقط این ها نیست ، سیستم تلفن گویا به شما در پرداخت و خدمات دیگر کمک می کند که نیازهای مورد نیاز در ارتباط با تماس تلفنی در آینده را از بین می برد.

محدود کردن زمان منتظر
منتظر ماندن به مدت طولانی،یکی دیگر از نگرانی های استفاده از  IVR است که تماس گیرنده ها به ان اشاره می کنند راه حل مناسب این قضیه، اتوماتیک کردن دسترسی به بخش شناسایی تماس گیرنده ها یا حساب کاربری آنها است درست قبل از اینکه با نماینده آن شرکت مشغول به حرف زدن بشوند.این مورد زمان را به که تماس گیرنده پشت خط بماند محدود می کند و این باعث می شود که شما شانس این را داشته باشید که از یک روتین و برنامه مشخص و هوشمندی استفاده کنید که منجر به فعال شدن IVR مخصوص شرکت شما می شود.
سازمانهایی که از IVR  استفاده موثر و مناسب می کنند در حال راه اندازی استراتژی جدیدی هم هستند که این سرویس خدمات دهی مناسب می باشد که به تماس گیرنده این اجازه را می دهد که زمان کمتری را در پشت خط منتظر بماند.
هیچ چیز بدتر از این نیست که در IVR  گیر کرده باشید  بعد از اینکه زمان خودتان را سرمایه گذاری کرده اید.این زمانی است که معمولاً تماسها کاهش یافته است، برای بعضی ها ممکن است به معنی هرگز زنگ نزدن باشد. همیشه به تماس گیرندگان یک راه به بیرون و یک راه یه درون بدهید تا بتوانند جوابشان را بدون دردسر پیدا کنند.

منبع : https://www.callfire.com/blog/2016/04/15/how-to-minimize-ivr-frustration

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *