این «دستورالعمل تلفن گویا برای کسب و کارها»  راهنمایی‌ مفید برای طراحی یک سیستم تلفن گویای مشتری‌‌پسندمی باشد. نخست، همیشه باید سیستم تلفن گویای خود را «پروژه‌ای در دست تکمیل» تلقی کنید که باید همواره تحت نظارت باشد تا بهترین خدمات را به مشتریان همواره متغیرتان ارائه دهد. حال، در این‌جا چند مورد از سودمندترین اقدامات در زمینه تلفن گویا را برای کارآمد کردن سیستمتان، چه برای خودتان و چه برای مشتریانتان، پیشنهاد می‌دهیم:

  • به تماس‌گیرندگان فوراْ اطلاع باید دهید چه انتظاری از سیستم داشته باشند.

این قانونی ساده است که در مورد هر اقدامی در زمینه مشتریان صدق می‌کند. خوشامدگویی گرمی بکنید و مختصر و مفید توضیح دهید که سیستمتان قادر است چه خدماتی به تماس‌گیرنده ارائه دهد.

  • گزینه صحبت با یک اپراتور زنده را از تماس‌گیرندگان دریغ نکنید.

سیستم تلفن گویای شما هر قدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمان‌هایی هست که مشتریان می‌خواهند و نیاز دارند با یک اپراتور زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند.

  • هر زمان مقدور بود، زمان حدودی انتظار برای تکمیل درخواست مشتری را به اطلاعش برسانید.

اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل می‌کنید، زمان حدودی انتظار و امکان بازگشت به سیستم تلفن گویا را به تماس‌گیرنده اطلاع دهید.

  • تماس‌گیرندگان را مجبور نکنید اطلاعاتی را که پیش‌تر به تلفن گویا ارائه کردهُ برای اپراتور زنده تکرار کند .

اگر می‌خواهید تماس‌گیرندگان ایمان بیاورند که تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است، به زمان آن‌ها احترام بگذارید و پرسش‌ها را تکرار نکنید.

  • به تماس‌گیرندگان حق انتخاب دهید تا مسیر خود را در سیستم با صفحه کلید دنبال کنند یا تشخیص گفتار.

اجازه دهید تماس‌گیرندگان کارآمدترین گزینه را بر اساس ترجیح، مکان و شناختشان از سیستم انتخاب کنند.

برای نمونه، برای کسی که پشت فرمان خودرو با تلفن همراهش تماس می‌گیرد، استفاده از صفحه‌کلید دشوار است، اما می‌تواند از سیستم تشخیص گفتار استفاده کند.

  • تلفن گویا را برای هر تماس‌گیرنده با استفاده از پایگاه داده‌ای مشتری و سیستم‌های CRM شخصی‌سازی کنید.

وقتی تماس‌گیرنده بداند سیستم قادر به شناسایی هویت وی است، اشتیاق بیش‌تری برای ماندن در سیستم خواهد داشت.

  • از برخی فرمان‌های جهانی که در هر زمان از تماس قابل‌‌ تشخیص است استفاده کنید.

برای نمونه، beginning برای بازگشتن به ابتدای گفتگو و help برای دریافت اطلاعات دقیق درمورد درخواست جاری.

  • واسط (Interface) را ساده طراحی کنید.

از فرمان‌های (prompt) بسته و کوتاه استفاده کنید، تعداد گزینه‌های منو را محدود کنید، و پاسخ‌های ساده و تک‌کلمه‌ای درخواست کنید. تماس‌گیرندگان تنها در صورتی از سیستم تلفن گویا استفاده می‌کنند که آن را ساده، و مفید برای حل مشکلاتشان یا درخواست اطلاعات بیابند.

  • همیشه تماس‌گیرنده را در جریان اتفاقاتی که رخ می‌دهد قرار دهید.

به خاطر داشته باشید که گفتگوی تلفن گویا باید به گفتگوی میان دو انسان زنده شبیه باشد. سیستم باید مکث‌های خود را با عباراتی همچون «با سپاس از اطلاعاتتان، اجازه دهید حسابتان را بررسی کنم» یا «در حال پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستم» توضیح دهد.

  • مدیریت خطای مودبانه‌ای در نظر بگیرید.

پیغام‌های خطای کلی که مختص شرایط خاص تماس‌گیرنده نیستند، تماس‌گیرندگان را از تلفن گویا دلسرد می‌کند. سیستم باید همواره مسئولیت خطاها را بر عهده گیرد.

سخن آخر: ما فهرستی از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های تلفن گویای مشتری‌پسند را برای شروع کارتان تدارک دیده‌ایم، اما ساده‌ترین راه برای ارزیابی کارآمدی سیستم تلفن گویایتان این است که از تماس‌گیرندگانی که از آن‌ استفاده می‌کنند نظرسنجی به عمل آورید.


دفتر کارمجازی| منشی تلفنی| دفتر مجازی| خط تلفن مجازی| خرید شماره مجازی| کسب و کار خانگی | کسب و کار جدید| فکس اینترنتی| تلفن گویا| اجاره اتاق در تهران| اجاره دفتر کارکارآفرینی | استارت آپ

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *