بازسازی مکالمات ، نشان دهید گوش میدهید نشان دهید توجه میکنید

بازسازی مکالمات: نشان دهید به آنها گوش می دهید

«دفتر شما» آموزش, کسب و کار نظر بگذارید

در دفتر شما، منشی های ما هر تماسی را که جواب میدهند به عنوان یک شانس و فرصت برای ایجاد یک رابطه معنی دار بین افراد می بینند . بیشتر تماسهایی که منشی های دفترشما انجام میدهند به صورت مختصر میباشد ولی آنها یاد گرفته اند که لازم نیست حتما مکالمات طولانی باشد تا تاثیر گذار باشد . برخی از ترفند های مکالمه ایی میتواند تغییرات تماس را از خوب به عالی تبدیل کند، حتی اگر وقت زیادی از شما بگیرد . برای نشان دادن تاثیر یک مکالمه کوتاه، دفتر شما برای شما یک مثال مکالمه ی ضبط شده را آورده است که در ادامه به آن گوش میدهیم :

در نمونه بالا مکالمه منشی  با تماس گیرنده ایی را شنیدیم با اینکه به صورت حرفه ایی صحبت کرد ولی به دلیل رعایت نکردن چند نکته مهم در پاسخگویی، از اهمیت تماس در مقابل شنونده کاسته شد ،با اینکه تماس کوتاه بود ولی خوشایند نبود .حال بار دیگر امتحان میکنیم اما اینبار کمی گرمتر و صمیمی تر:

دیدید که چه  تغییری رخ داد ، چند کلمه دوستانه تر مقدار کمی تغییر ایجاد میکند  این مثال دوم زمان زیادی به تماس اضافه نکرد ولی به بالا بردن کیفیت نوع پاسخگویی منشی کمک کرد.

اما چگونه اینکارو انجام دهید:

تصدیق کردن
اگر تماس گیرنده های ما در شرایط بدی باشند به واسطه تصدیق کردن داستان شخصی تماس گیرنده میتوانید نشان دهید که به ناراحتی آنها توجه میکنید.

این زمان برای شما کار میکند؟
با این روش که مثلا ساعتی مانند ساعت ۳ ظهر را برای تماس مجدد با آنها پیش بینی میکنید، منشی های دفتر شما از تماس گیرنده ها میپرسند که چه زمانی مناسب است . با این کار به زمان بندی آنها احترام میگذارند.

تماس گیرنده را در یک لوپ قرار دهید 
منشی های ما به تماس گیرنده این اجازه را میدهند که بدانند قرار است چند سوال دوستانه ازآنها پرسیده شود مثلا می گویند اگر اشکالی ندارد چند سوال ازتون بپرسم.

تشکر بسیار کنید
چه کسی از کلمه ممنونم خسته میشود ؟ وقتی تماس گیرنده سوال منشی را پاسخ میدهد منشی هایاز آنها تشکر میکنند.

از اسم تماس گیرنده استفاده کنید
زمانیکه تماس گیرنده اسم خود را میگوید منشی های ما با دوباره صدا کردن نام آنها روابط دوستانه ایی را ایجاد میکنند.

تایید کردن اطلاعات آنها 
با تایید کردن تلفن تماس گیرنده منشی های اعتماد به نفس را در مهارت پیغام گیری القا میکنند و به تماس گیرنده این اطمینان را میدهند که در زمان مناسب با آنها تماس مجدد میگیرند.

فرقی نمیکند که شما با یک مشتری بالقوه در حال مکالمه هستید یا در حال خوشامد گویی ، یا در حال میل زدن به همکاران ، آداب معاشرت ساده مانند موارد بالا به شما و کسب و کار شما کمک میکند.
منتظر پیشنهادات موثر از تیم دفتر شما باشید.

منبع : http://www.callruby.com/the_watercooler/2015/03/conversation-makeover-show-youre-listening-show-you-care/

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.