چگونه با اعتماد به نفس به هر تماسی پاسخ دهیم!

اگر یاد بگیرید چگونه به تماس‌های تلفنی کاری مانند منشی‌های مجازیما در دفتر شما پاسخ دهید، می‌توانید روزانه پرسش‌های بسیاری را پاسخگو باشید و کاری بسیاری از تماس‌گیرندگان را راه بیندازید. تیم مدیریت تماس دفتر شما می‌داند که پرسش هر قدر هم که پیچیده باشد، همیشه روش حرفه‌ای و دوستانه‌ای برای پاسخگویی به آن وجود دارد. اما نکته جالبش اینجاست: برای این که با اعتماد به نفس به پرسشی پاسخ دهید، حتی لازم نیست پاسخ به آن پرسش را بدانید! تنها به چند پاسخ ثابت برای چند موقعیت نیاز دارید . حالادرادامه نگاهی به این پاسخ‌های حرفه‌ای بیندازید:

وقتی پرسشی اولیه از شما می‌شود اما برای پیدا کردن پاسخ به چند لحظه زمان نیاز دارید:
چه سؤال خوبی! اجازه بدید جوابش را براتون پیدا کنم.خوشحال میشم جواب سؤالتون را پیدا کنم. ممکنه یک لحظه صبر کنید؟
وقتی پاسخ را نمی‌دانید، اما می‌دانید چه کسی جواب را می‌داند:سؤال خوبی پرسیدید، اجازه بدید شما را به فلانی وصل کنم. ایشان خوشحال میشن بهتون کمک کنند.فلانی بهتر از همه می‌تونه کمکتون کنه. ایشان با کمال میل خودشون با شما تماس می‌گیرند. میشه لطفاً شماره تلفنتان را بدید؟
وقتی، نه پاسخ را می‌دانید و نه این که چه کسی می‌تواند آن سؤال را پاسخ دهد:
ممنون از سؤال خوبتون! اجازه بدید ببینم چه کسی بیشترین اطلاعات را در این زمینه دارد. به ایشان می‌گم با شما تماس بگیرند. میشه لطفاً شماره تلفنتان را بدید؟
در پاسخ به پرسش‌هایی مانند «فلانی کِی برمی‌گرده؟» یا «کِی می‌تونم فلانی را ببینم؟»:
ایشان ساعت‌های کاریشان دست خودشونه، اما بهشان اطلاع می‌دهم تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند. میشه لطفاً شماره تلفنتان را بدید؟ایشان ساعت‌های کاریشان دست خودشونه، اما خودشون با کمال میل با شما تماس می‌گیرند و قرار را تنظیم می‌کنند. میشه لطفاً شماره تلفنتان را بدید؟
وقتی تماس‌گیرنده شما را برای دادن اطلاعاتی که ندارید تحت فشار قرار می‌دهد:
دلم نمی‌خواهد اطلاعات غلطی بهتان بدهم. فلانی بهتر از همه می‌تونه کمکتون کنه، و مطمئنم خوشحال می‌شن با شما صحبت کنند. میشه لطفا شماره تلفنتان را بدید تا ایشان خودشان با شما تماس بگیرند؟وکیلمان خوشحال می‌شن بتونند به شما کمک کنند. دلم نمی‌خواهد اطلاعات غلطی بهتان بدهم. اجازه بدید ببینم می‌تونم پیداشون کنم.فرقی نمی‌کند تازه در زمینه پاسخگویی به تماس مشغول کار شده‌اید یا سال‌هاست در این زمینه کار می‌کنید، هر کسی می‌تواند با بکارگیری این پاسخ‌های فوق‌العاده، عملکردی حرفه‌ای از خود نشان دهد، مانند منشی های مجازی تیم دفتر شما که در پاسخ به اینگونه سوالات عملکردی سریع و حرفه ایی دارند.