دو تکنیک افزایش بهره وری که رهبران موفق به کار می‌برند

«دفتر شما» موفقیت Leave a Comment

همه ما، چه موفق و چه ناموفق، روزانه ۲۴ ساعت زمان داریم، نه کمتر و نه بیشتر. اما می‌بینیم بسیاری از افراد در این ۲۴ ساعت با کارهایشان دنیای خود و اطرافیانشان را دگرگون می‌کنند و بسیاری نیز هر چقدر کار می‌کنند، نتیجه ای که می‌خواهند را نمی‌‌گیرند.  ما در این مقاله تصمیم گرفته‌ایم تنها دو تکنیک اساسی و حیاتی را برای افزایش بهره وری به شما معرفی کنیم که رهبران موفق به کار می‌برند تا در کمترین زمان بیشتر تأثیرگذاری را داشته باشند:

تکنیک افزایش بهره وریدو تکنیک افزایش بهره وری 

۱٫ اولویت بندی

۲٫ قرار گرفتن در وضعیت تچان (یا غرقگی)

این دو، مهارتهایی جداگانه، اما دارای تأثیر متقابل شگرفی هستند. بنابراین برای به حداکثر رسانیدن بازدهی و بهره وری باید آگاهانه تلاش کنید تا هر دوی این مهارتها را در خود تقویت کنید.

سرویس تلفن گویا دفتر شما

۱. اولویت بندی با ماتریس آیزنهاور برای افزایش بهره وری

ماتریس آیزنهاور ابزاری است که به شما کمک می‌کند وظایفتان را از نظر میزان فوریت و اهمیت اولویت‌بندی کنید. گاهی پیش می‌آید که وظایف بسیار زیادی دارید که باید به انجام برسانید و چون می‌دانید که نمی‌توانید همه آنها را انجام دهید دچار نوعی احساس درماندگی می‌شوید. انگار همزمان شعله های متعددی متصل به انرژی شما در حال سوختن هستند. بدون این ابزار چیزی نمی‌گذرد که شعله‌ها تمام انرژی شما را می سوزانند و دچار فرسودگی می‌شوید. اما این ابزار به شما کمک می‌کند تشخیص دهید چه شعله هایی را روشن باقی بگذارید و چه شعله هایی را خودتان به دست خودتان خاموش کنید تا انرژی تان را هدر ندهند.

تکنیک افزایش بهره وریاین ماتریس از این قسمتها تشکیل شده است:

  • فوری و مهم: وظایفی که باید حتماً خودتان بدون درنگ انجام دهید، یا گفتگوها و تصمیم هایی که باید سریع مدیریت کنید.
  • غیرفوری و مهم: پروژه‌هایی که به برنامه ریزی و استراتژی نیاز دارند اما می‌توان آنها را کمی به تعویق انداخت. اما همچنان باید برایشان مهلت تعیین کنید و روی تقویمتان به طور خاص برایشان برنامه ریزی کنید، اما نیازی نیست همین امروز به آنها رسیدگی کنید.
  • فوری و کم اهمیت: کارهایی که باید انجام شوند اما باید به شخص دیگری محول کنید. مانند فایلها، اسناد و فرآیندهایی که باید به روزرسانی شوند، کارهایی که باید سریع انجام شوند اما نیازی نیست خودتان یا بهترین نیروهایتان را معطل آنها کنید.
  • کم اهمیت و غیرفوری: اینها کارهایی هستند که باید از فهرست کارهایتان به کل حذف شوند، یا دستکم به زمانی موکول شوند که تمامی کارهای مهمتان تیک خورده‌اند.

تکنیک افزایش بهره وریمهمترین تصمیم گیری این است که ببینید کدام یک از این کارها را باید فقط خودتان انجام دهید، و کدام یک را می‌توانید به دیگری محول کنید. خیلی از ما دچار این اشتباه می‌شویم که هر کاری که فوری است لزوماً مهم هم هست، و هر کاری که مهم است باید و باید به دست خودمان انجام شود. اما به مرور زمان با استفاده از این ماتریس درمی‌یابید که فوری و مهم دو مقوله جدا از هم هستند.

رهبرانی دارای بیشترین بازدهی هستند که می‌توانند بین این دو تمایز قائل شوند و روزهایشان را بر مبنای کارهایی برنامه ریزی می‌کنند که واقعاً باید فقط به دست خودشان انجام شود.

۲. قرار گرفتن در وضعیت تچان (یا غرقگی)

تچان مفهومی است که برای اولین بار روانشناس مجاری-آمریکایی میهای چیک سنت میهای در سال ۱۹۷۵ مطرح شد. تچان به وضعیتی می‌گویند که فرد از نظر روانی به طور کامل در فعالیتی که مشغول انجامش است غرق شود. این همان وضعیتی است که افراد خلاق- خواه هنرمند، مهندس، نویسنده یا طراح- هنگامی که می‌نشینند تا کاری را انجام دهند در پی اش هستند و اغلب پس از قرار گرفتن در این وضعیت به دستاورد قابل توجهی دست می‌یابند.

اگر به نوعی فردی خلاق باشید، احتمالاً این وضعیت را تجربه کرده‌اید. گویی برای مدتی بازدهی تان به شدت افزایش پیدا می‌کند بی آن که برایش تلاش خاصی بکنید، همچون حالت اتوپایلوت هواپیما، و در آن وضعیت کلمات یا الگوریتم‌ها مستقیم از مغزتان بر سرانگشتانتان و بر روی کاغذ جاری می‌شود و شما هیچ تلاشی برایش نمی‌کنید.

خوشبختانه اقداماتی هست که با انجامشان می‌توانید احتمال قرار گرفتن در وضعیت تچان یا غرقگی را افزایش دهید.

ترفندهای قرار گرفتن در وضعیت تچان

۱. زمانی را برای «عمیق شدن» کنار بگذارید.

تچان به تمرکزی شدید و بدون اختلال نیاز دارد. این اتفاق نیازمند سرمایه گذاری برای به حداقل رسانیدن عوامل مزاحم تمرکز است- به خصوص از سوی کارهایی که اهمیتی ندارند اما فوری هستند (دسته بندی ۳ از ماتریس آیزنهاور).

۲. هدف روشنی را تعیین کنید.

غیرممکن است که در وضعیت تچان قرار بگیرید اگر هدف مشخصی برای تمرکز نداشته باشند. در غیر این صورت خواهید دید که بی اندازه دچار اختلال تمرکز هستید. امکان ندارد هنگام تلاش برای انجام سه کار گوناگون در وضعیت تچان قرار بگیرید.

۳. استقلال در انجام کارها

آزادی انتخاب عنصر اصلی تچان است. این موضوع هنگام محول کردن کارهای مهم به هم تیمی‌ها نیز اهمیت دارد. اگر آن فرد برای انجام پروژه موردنظر نیاز دارد که وارد وضعیت تچان شود، باید خاطرجمع شوید که به انجامش اهمیت می‌دهد و فعالانه روش انجامش را خود انتخاب می‌کند.

۴. کار موردنظر نباید بیش از اندازه دشوار یا ساده باشد.

قرار گرفتن در وضعیت تچان دشواراست اگر کار موردنظر برایتان کسل کننده، و یا برعکس، گیج کننده باشد. باید دشواری آن در حدی باشد که برایتان جذابیت داشته باشد. باز هم این نکته را هنگام محول کردن کارها به دیگران در خاطر داشته باشید.

۵. دسترسی به بازخورد

هر چه سریعتر بتوانید بازخورد بگیرید، خواه از رئیس، همکاران یا مشتریانتان، بهتر است. شاید برایتان جالب باشد که بدانید یکی از دلایلی که بازیهای ویدیویی تا این اندازه بازیکنان را در خود غرق می‌کنند همین بازخورد بی درنگ است. هنگام بازی، تقریباً هر عملی که انجام می‌دهید دارای بازخورد مثبت یا منفی روشنی است.

سخن آخر

اولویت بندی و قرارگیری در وضعیت تچان در هم تنیده‌اند.

سریعترین چیزی باعث می‌شود از تچان خارج شوید این است که وظایف متعددی روی سرتان بریزد که اهمیتی هم ندارند. مانند ایمیلهایی که ظاهراً باید سریع به آنها پاسخ داد، پیغامهای ترلو، فشارهای موذیانه از کارهایی که به درستی آنها را «فوری» و «غیرفوری» دسته بندی نکرده اید و غیره.

این دو مهارت نیز مانند هر مهارت دیگری با تمرین به دست می‌آیند. اما وقتی به این دو مهارت دست یابید، هم خودتان و هم تیمتان شاهد نتایج حیرت انگیزشان خواهید بود.

منبع: lifehack.org

شما چه ترفندهایی برای افزایش بهره وری می‌شناسید؟ خوشحال می‌شویم نظرات خود را در بخش دیدگاه برای ما بنویسید.

«دفترشما» یک شرکت دانش‌بنیان در زمینه عرضه خدمات دفتر کار مجازی است. برای اطلاع بیشتر از خدمات این شرکت برای کاهش هزینه‌ها و مدیریت تماسهای کسب و کارها با ما به شماره ۲۸۴۲۰۱-۰۲۱ تماس بگیرید و یا به وبسایت دفترشما سربزنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.