ده نکته برای اینکه تماس های خود را بصورت حرفه ای پاسخ دهید

«دفتر شما» کسب و کار نظر بگذارید

همه بطور ذاتی در پاسخ دادن به تماس ها مهارتهای لازمه را ندارند. در حقیقت خیلی ها هستند که از اینکه به تماس های خود پاسخ دهند، دوری می کنند. بخصوص زمانیکه از یک شماره ناشناس با آنها تماس گرفته می شود.

همانگونه که منشی های مجازی دفترشما خیلی حرفه ای به تماس هایشان پاسخ میدهند تا اولین تاثیر را بر روی مشتریانشان بگذارند. شما هم لازم است حالا هنر را یاد بگیرید،بدین منظور ما به شما چندین توصیه مهم را می آموزیم.

  1. لبخند زدن را فراموش نکنید
    این مورد را ما درحالتی به شما توصیه می کنیم که بخواهید تماس تلفنی صمیمانه ای را با مشتریتان برقرار کنید.
  2. پاسخ دادن به تماس ها با ذکر نام شرکتتان در ابتدای برقراری هر تماس
    خیلی مهم است که در ابتدای تماس حتما اسم شرکت خودتان را بگویید تا آن شخص متوجه بشود که درست تماس گرفته است. پس اگر شرکت؛ نام و برند خاصی دارد، حتما گفتن آن را در ابتدای هر تماس فراموش نکنید.
  3. پاسخگویی به تماس ها را با شور و حرارت انجام بدهید
    اگر اسم شرکتتان طولانی است و یا از اسم اختصاری هم استفاده می کنید، سعی کنید در تماسهایتان هر دو را بکار نبرید. چون هدف تماس گیرنده این است که بداند آیا شرکت شما می تواند به او کمک کند یا نه. سعی کنید ابتدای تماس و مرحله سلام و احوال پرسی و خیلی خلاصه و کوتاه انجام شود و البته خیلی به صحبت های مشتریتان دقت کنید.
  4. همیشه با یک شیوه ثابت برخورد کنید
    سعی کنید کمی از شرکتتان هم توضیح بدهید و البته همکاران خودتان را هم از نحوه و روش پاسخگویی به تماس ها معطلع کنید.
  5. آگاه و دقیق باشید
    به صحبت های مشتریتان گوش دهید و تمام حواستان به وی باشد. اطلاعاتی همچون نام، شماره تماس و ایمیل را حتما با او چک کنید تا اگر جایی را اشتباه یادداشت کردید برای تماس های بعدی، اصلاح کرده باشید.
  6. واضح صحبت کنید
    این مورد زمانیکه به کار می آید که خطوط با مشکل همراه باشد و یا شخص در محل مناسبی برای پاسخ دادن به تماس نباشد. اینکار باعث می شود که از تکرار کردن یک جمله خودداری کنید و همینطور در زمان پاسخ گویی به تماس نیز صرفه جویی بشود و اینکه مشتریتان خسته نخواهد شد.
  7. همیشه در فاصله خوردن سه زنگ، تلفن را پاسخ بدهید
    رعایت کردن این مورد نشان میدهد که همیشه در دسترس هستید و تمایل دارید که بیشتر در خدمت مشتریتان باشید.
  8. همیشه از یک طرح پشتیبان پیروی کنید
    وقتی امکان این وجود نداشت که تلفن را به موقع جواب بدهید، باید حتما یک راه جایگزین را برای آن در نظر بگیرید. مثلا با برگزاری جلسه ی ملاقات و یا مشخص کردن زمانی برای آن و یا حتی برقراری تماس های تلفن شبانه هم می تواند برای بعضی از مشتریانتان، راه خوبی باشد.
    صندوق صوتی دفتر شما خیلی حرفه ای است ( فقط یک آهنگ پیشواز نیست و یا حتی از صدای اپراتور برای این مورد استفاده نمیکنند) در این صورت شخص تماس گیرنده متوجه میشود که با شخص و یا شرکت شما، به درستی تماس گرفته است و مطمئن میشود که حتما پیغام به دست شما خواهد رسید.برای این مورد حتما یک پیغام صوتی مناسب با صدای خودتان را ضبط کنید و یا حتی چه بهتر خواهد بود اگر وقتی نمی تواند به تماس ها پاسخ بدهید، از منشی مجازی برای این مورد استفاده کنید. از این قابلیت میتواند هر هفت روز هفته بصورت شبانه روزی استفاده کنید.
  9. وقتی قول می دهید که به تماسی بعدا پاسخ می دهید، حتما اینکار را انجام بدهید.
    اگر قول داده اید که بعدا به تماسی پاسخ دهید، پس به قولتان وفادار باشید. حتی اگر هنوز اطلاعات کافی را برای پاسخ دادن به مشتری پیدا نکرده اید باز هم آنها را از این موضوع مطلع کنید. رعایت این مورد نشان می دهد که برای مشتریتان ارزش قائل هستید و اینکه آنها را فراموش نکردید. به خاطر داشته باشید که مشتریتان هنوز از سیستم کاری شما چندان اطلاعات ندارد پس آنها را منتظر نگذارید. هنوز هم به آن رسومات قدیمی پایبند باشید.
  10. از تماس تلفنی خود لذت ببرید.
    ما از اینکه ارتباطات مفید برقرار کنیم، لذت می بریم حتی اگر این ارتباطات با سراسرجهان باشد و لازم باشد تمام وقت و زمان را به خود اختصاص بدهد و این بدان معناست که ما باید همیشه با آنها در ارتباط باشیم.

حتی اگر مشتریان شما با شما تماس گرفتند، از صحبت کردن با آنها لذت ببرید. اینها همان کسانی هستند که کسب و کار شما را رونق می دهند و تعریف شما را پیش دوستان خود می کنند و هیچ روشی بهتر از داشتن مشتری رضایتمند نیست.

منبع : https://receptionhq.wordpress.com/2015/03/19/receptionhqs-top-10-tips-for-answering-the-phone-like-a-pro/

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.