سرعت پاسخگویی تان را با تماس گیرنده تطابق دهید

منشی باتجربه خود را با تماس گیرنده هماهنگ می کند

«دفتر شما» کسب و کار نظر بگذارید

منشی باتجربه خود را با تماس گیرنده هماهنگ می‌کند

در کسب و کار، هر تماس گیرنده یک مشتری بالقوه است. پس مهم است که بتوانیم اگر نه در همه، دستکم در بیشتر تماس گیرندگان حس خوبی بر جای بگذاریم. منشی ها در طول روز انواع و اقسام تماسها را از مردم با شخصیت، سطح سواد و فرهنگ متفاوت پاسخگو هستند. تمام تلاش یک منشی باتجربه این است که در تک تک این شخصیتها احساس خوبی ایجاد کند. منشی ها می توانند خیلی ساده با یکی دو جمله و ساده سَبک پاسخگویی به هر تماس گیرنده را پیدا کند. هماهنگی پاسخگویی با تماس گیرنده باعث می شود که مشتری شما مطمئن شود که شما اطلاعات لازم را به صورتی که برای آنها راحت و ساده است تحویل می دهید.

سرویس منشی مجازی دفتر شما

کاربرد شماره تلفن مجازیچگونه تماس گیرنده را به مشتری تبدیل کنیم؟

وقتی شما تماسی را پاسخ می دهید، بازتاب سرعت بسیار مهم است. یک منشی باتجربه می داند که وقتی تماس گیرنده با سرعت صحبت می کند، ادب حکم می کند او هم تا حد امکان با سرعت جواب دهد، وگرنه حوصله تماس گیرنده سرمی رود. ولی اگر تماس گیرنده خلاصه صحبت می کند و فقط به نکات کلیدی اشاره می کند لازم است که شما هم پاسخ مختصر و مفید بدهید و از گپ زدن خودداری کنید.

اگر تماس گیرنده تند تند صحبت می کند، آرام صحبت کردن شما حوصله او را سر می برد.

از طرف دیگر سریع صحبت کردن با تماس گیرنده ای که به طور طبیعی آرام صحبت می کند ممکن است حس ناخوشایند و تهدید آمیزی را ایجاد کند. اگر اطرافیانتان به شما می گویند که تند صحبت می کنید لازم است که بیشتر حواستان را جمع کنید تا سرعت خودتان را به سرعت پاسخ دهنده برسانید. افرادی که صمیمانه صحبت می کنند گزینه های مناسبی هستند که درآنها تاثیر خوبی بگذارید. شما هم می توانید با دوستانه صحبت کردن این عمل را متقابلاً انجام دهید.

کاربرد شماره تلفن مجازیبا رعایت این نکات، تماسهای کسب و کارتان را حرفه ای پاسخ دهید.

یک منشی حرفه ای می داند که هماهنگی لحن هم در کیفیت پاسخگویی تماسهای مشتریان بسیار اهمیت دارد. منظور این نیست که اگر تماس گیرنده لحنی عصبی دارد، شما نیز عصبی پاسخ دهید. بلکه اگر تماس گیرنده ناامید یا عصبانی است و یا استرس دارد، بهترین راه حل این است که معکوس عمل کنید و با تن صدایی آرام صحبت کنید و با آنها همدلی کنید و پیشنهاد کمک دهید تا در او حس خوبی ایجاد کنید. بالعکس اگر شما هم سریع صحبت کنید، به اضطراب و عصبانیت آنها دامن می زنید و حس خوشایندی ایجاد نمی کنید.

اگر شما هم تجربه ای در زمینه کیفیت پاسخگویی به تماسها دارید، در بخش «دیدگاه شما» برایمان بنویسید.

 

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.