سه نکته ساده برای اینکه چطور محترمانه به تماس ها پاسخ دهید

سه نکته ساده برای پاسخگویی حرفه ای به تماسها

«دفتر شما» کسب و کار, موفقیت

سه نکته ساده برای پاسخگویی حرفه ای به تماسها

با حجم بالای تماسهای تلفنی و ایمیلهای روزانه، گاهی فراموش می کنیم همین پاسخگویی حرفه ای می تواند فرق بین جذب مشتری و دفع مشتری باشد و یک بار پاسخگویی غیرحرفه ای کافی است تا یک مشتری بالقوه برای بار دوم شماره شما را نگیرید. بدتر آنکه خیلی از منشی ها نیز این حق را به خود می دهند که به دلیل مشغله کاری هر طور دلشان می خواهد با تماس گیرنده برخورد کنند، حال آن که پاسخگویی حرفه ای به تماسها وظیفه یک منشی است و نه لطف او!

پاسخگویی حرفه ای

خیلی از منشی ها نیز این حق را به خود می دهند که به دلیل مشغله کاری هر طور دلشان می خواهد با تماس گیرنده برخورد کنند

ما در «دفتر شما» اصول پاسخگویی حرفه ای را در تک تک تماسها رعایت می کنیم و با تیمی از منشی های حرفه ای روزانه به هزاران تماس پاسخ می دهیم. در ادامه می خواهیم سه روشی را بررسی کنیم که چطور می توانیم در تماس های تلفنی خودمان احترام را رعایت کنیم:

۱. تماس گیرنده را بلاتکلیف نگذارید

 یک منشی توانمند باید بداند برای پاسخگویی حرفه ای چگونه شخص تماس گیرنده را در زمانی که قرار است معطل بماند، دعوت به صبر کند و با گفتن جملاتی مانند «لطفا کمی منتظر بمانید» و یا «می توانید کمی منتظر بمانید؟» به او نشان دهید برای وقتش ارزش قائلید و او نیز تکلیفش را می داند. اگر قرار است چند دقیقه صبر کند، او را در جریان بگذارید تا از پیش مانع از عصبانیت و بلاتکلیفی او شوید.

۲. لطفاً بگویید لطفاً!

گفتن کلمه «لطفا» شاید کمی کلیشه ای باشد، اما حتما دلیلی هست که این لغت را کلمه ای جادویی می دانند پس هیچ اشکالی ندارد اگر آن را به دفعات مورد استفاده قرار دهید چون به قول معروف کنتور نمی اندازد و هزینه ای ندارد و نیز هیچگاه معنا و ارزش خود را از دست نمی دهد. با این یک کلمه کوچک می توانید احترام خود را نسبت به شخص تماس گیرنده ابراز کنید درحالیکه از وی می خواهید که کاری را انجام بدهند که باید انجام بشود.

۳. تشکر را فراموش نکنید

 وقتی تماس گیرنده از شما تشکر می کند، حتما پاسخ تشکر او را با عباراتی مانند «خواهش میکنم» یا «باعث افتخارم است» بدهید و تشکر او را بی پاسخ نگذارید. با بیان این حملات احساس شنیده شدن و ارزشمند بودن آن شخص را تحت تاثیر قرار می دهید. همچنین توصیه می کنیم تا کار تماس گیرنده تمام شد، بلافاصله خداحافظی نکنید. در عوض از او بپرسید که کار دیگری هم دارد که شما بتوانید انجام دهید یا خیر. و تشکر بابت تماس را هم از قلم نیندازید.

آیا شما هم تجربه تماس خوب یا بدی را به خاطر دارید؟ با خواندن «دیدگاه شما» می توانیم کیفیت خدمات خود را بالاتر ببریم.