سوییت اداری چیست ؟

سوییت اداری چیست و چرا شکل گرفت؟

«دفتر شما» آموزش, دفتر کار مجازی

سوییت اداری چیست؟

قدیمی‌ترین استفاده از اصطلاح «سوییت اداری» به سوئیتی از دفترها در طبقات آخر یک آسمان‌خراش برمی‌گردد که مدیران ارشد یک شرکت، اغلب شامل دستکم رئیس یا مدیر عامل، معاونان و کارمندان زیر دستشان در آن‌ها مشغول به کار بودند.

در آن زمان این کاربرد فقط به فضای فیزیکی دفتر اطلاق نمی‌شد، بلکه افرادی که در این دفترها مستقر بودند به همراه کارمندان مستقیمشان نیز در این اصطلاح گنجانده می‌شد؛ همان گونه که «کاخ سفید» به معنای سوئیت اداری رئیس جمهور ایالات متحده یا «شماره ۱۰ خیابان داونینگ»[۱] به معنای دفتر نخست وزیر انگلستان است. نقل قولی از روزنامه اوتاوا سان[۲] در سال ۲۰۰۳ این کاربرد را به خوبی نشان می‌دهد: «تیم Montreal Canadians در رقابت نهایی کنفرانس شرقی  حذف می‌شوند، اما در سوییت اداری (مقامات ارشد تیم) اثری از وحشت‌زدگی دیده نمی‌شود.»

اصطلاح سوییت اداری را نخستین بار کامرون هاولی[۳] نویسنده کتاب سوئیت اداری به کار برد که بعدها از روی آن فیلم برنده اسکاری با همین نام در سال ۱۹۵۳ و سریال تلویزیونی کوتاهی در سال ۱۹۷۵ تولید شد. یک بازی کامپیوتری نیز در سال ۱۹۸۲ با این نام تولید شد.

خدمات دفتری

سوییت اداری می‌تواند از چند دفتر مجزا که زیرمجموعه‌ای از دفتری بزرگ‌تر هستند تشکیل شود. فردی که سوییت اداری را راه می‌اندازد ممکن است کل طبقات (یا ساختمان‌ها) یا صرفاً فضاهای اداری کوچک‌تر یا حتی چند میز کار را به شرکت‌هایی که نیازی به فضاهای بزرگ یا توانایی پرداخت هزینه‌های آن را ندارند اجاره ‌دهد. برخی مالکانِ سوییت‌های اداری خدماتی جانبی نیز ارائه می‌دهند. این تغییرات شگرف در ایده یک دفتر سنتی اکنون تبدیل به صنعتی شده که آغازش به اوایل دهه ۹۰ بازمی‌گردد. هیچ گونه اتفاق نظری در رابطه با عنوان سوییت اداری وجود ندارد، چرا که سوییت‌های اداری را با نام‌های گوناگونی می‌شناسند، مانند: دفتر پلان آزاد[۴]، دفتر دارای خدمات[۵]، مرکز تجاری[۶]، دفتر اداری[۷]، دفتر مبله[۸]، دفتر منعطف[۹]، دفتر تحت مدیریت[۱۰]، فضای اداری مشترک[۱۱] و هتلینگ اداری.از عبارت office suite برای اشاره به نرم‌افزارهای اداری نیز استفاده می‌شود و این خود نشانگر سردرگمی در بکارگیری این اصطلاح است. برخی افراد هستند که فضایی بلااستفاده از واحدی را که خود نیز آن را اجاره کرده‌اند به شخص دیگری واگذار می‌کنند و آن را «سوییت اداری» می‌نامند.

سوییت قابل تغییر[۱۲] نیز به سوئیتی متشکل از چند دفتر با همان امکانات رفاهی یک سوییت اداری گفته می‌شود. یک شرکت در صورت توسعه ممکن است تصمیم بگیرد فضای خود را از فضایی اداری به سوییتِ قابل تغییر ارتقا دهد. بسیاری از شرکت‌هایی که سراغ سوئیت اداری می‌روند، شرکت‌های نوپایی هستند که ممکن است تا پایان قرارداد توسعه یابند و یا تعطیل شوند. با توجه به این موضوع، شرایط متغییری در صورت توسعه یا انحلال یک شرکت ارائه می‌شود. این قبیل فضاهای اداری از امکانات رفاهی‌ای برخوردارند که دفاتر کوچک ممکن است از پس هزینه‌های آن بر نیایند، مانند اتاق استراحت، تجهیزات اتاق ویدئو کنفرانس و باشگاه و اسپا. پشتیبانی‌های موقتی مانند دفترهای روزانه یا فضای کاری موقت برای استفاده کوتاه‌مدت یا روزانه نیز ارائه می‌شود و مستأجران از فرصت «استخدام» موقت کارکنان اداری برای کمک در پروژه‌ها نیز برخوردارند.

سوییت اداری بسیاری از امکانات دفترهای کار مجازی را نیز ارائه می‌دهد اما برخلاف دفترهای کار مجازی دارای موقعیتی فیزیکی هستند. از آنجا که اجاره‌بهای سوییت اداری اندک است، بسیاری از مستأجران متقاضی برای اجاره فضا به طور مستقیم با مالک در ارتباطند و نه با بنگاه‌های املاک. برخی از متقاضیان نیز از اینترنت برای یافتن فضاهای اداری برای اجاره استفاده می‌کنند. برای این منظور می‌توان به وبسایت‌هایی همچون Regus.com, Loopnet.com or SuiteSearch.com مراجعه کرد.

تاریخچه 

در سال ۱۹۸۳، یک آرشیتکت ساکن میشیگان به نام جیمز بلِین[۱۳] متوجه نیاز روزافزون به فضاهای اداری تک‌طبقه‌ای برای شرکت‌های کوچک شد که خواهان آسایش و شرایط دارای انعطاف برای اجاره و حداقل هزینه‌های سربار هستند. در سال ۱۹۸۵، بلین نخستین مرکز خود را به نام امریسنترز[۱۴] در میشیگان باز کرد. سپس مکان‌های دیگری را در میشیگان، ایندیانا، ایلینویز و اوهایو به شرکت خود افزود. با بالا رفتن هزینه‌های زندگی شهری، مسافرت، هتل و دفترهای کاری، در سال ۱۹۸۹ مارک دیکسون[۱۵] در سفری به بلژیک به فکر راه‌اندازی سوئیت اداری افتاد.  شرکت او به ریجاس[۱۶] تغییر کرد، یک شرکت سهامی عام و موفق در زمینه سوییت‌های اداری جداگانه در سطح جهان. تا این که هزینه‌های این شرکت بیش از حد بالا رفت و در سال ۲۰۰۳ ورشکسته شد. کمتر از یک سال بعد، توانست شرکتش در آمریکا را با سهم شرکت سودده خود در انگلیس از وضعیت ورشکستگی خارج کند. از سال ۲۰۰۳ و پس از مشکلات مالی که ریجاس پشت سر گذاشت، این شرکت تا کنون به موفقیت چشمگیری دست یافته است، چرا که محبوبیت صنعت دفترهای دارای خدمات روز به روز بیشتر می‌شود.

در سال ۱۹۸۹، فردی به نام رالف گرگوری[۱۷] اقدام به راه‌اندازی «دفتر مجازی» کرد. او در آن سال برای نخستین بار صاحب فرزند شده بود و دلش می‌خواست در خانه پیش دخترش باشد، اما می‌خواست وجهه حرفه‌ای شغلش را نیز از دست ندهد. او بعدها شرکتش را به دفتر هوشمند تغییر داد و در سال ۱۹۹۴ مکانی را در کولورادو پایه‌گذاری کرد. گرگوری اندیشه سوئیت اداری را به مفهومی تبدیل کرد که امروزه به آن «دفتر مجازی» می‌گوییم. با وجود مشکلاتی که بین سال‌های ۲۰۰۱ تا ۲۰۰۴ برای این صنعت پیش آمد، صنعت سوئیت اداری جان سالم به در برد و همگام با نیاز روزافزون به فضاهای اداری رشد کرد، اما شرایط اقتصادی کنونی بار دیگر این صنعت را با چالش‌هایی روبه‌رو کرده است. در اقتصاد فعلی، مالکان از مدل سوئیت اداری به عنوان ابزاری برای حفظ فضایشان تا زمانی که مستأجری پیدا کنند که حاضر به پرداخت اجاره بیشتری باشد استفاده می‌کنند.

چگونه می توانم در ایران از خدمات دفتر کار مجازی برخوردار شوم؟

هتل

شرکت‌های گوناگونی در صنعت اجاره کوتاه‌مدت منازل از اصطلاح «سوییت اداری» برای توصیف آپارتمان‌هایی مبله به سبک اداری استفاده می‌کنند. Premiere Executive Suites یک شرکت کانادایی پیشتاز در این زمینه است.

استادیوم

جایگاه‌های ویژه در استادیوم‌های ورزشی، مانند استادیوم مشترک‌المنافع[۱۸] تیم اسکیموهای ادمونتون[۱۹]، نیز «سوییت‌های اداری» نام دارند. این صندلی‌ها را معمولاً شرکت‌ها به مدت یک فصل برای مدیران و مشتریانشان اجاره می‌کنند و اغلب دارای فضاهای گوناگونی هستند، از جمله جایگاه ویژه‌ای در بیرون و یک اتاق داخلی با پنجره‌های بزرگ. این جایگاه‌ها دوازده میهمان یا بیشتر را در خود جای می‌دهد.

 

منبع: en.wikipedia.org/wiki/Executive_suite

[۱] . ۱۰ Downing street[2] . Ottawa Sun[3] . Cameron Hawley[4]. open plan office[5] . serviced office[6] . business center[7] . executive office[8] . furnished office[9] . flexible office[10] . managed office[11] . shared-office space[12] . flexsuite[13] . James Blain[14] . AmeriCenters[15] . Mark Dixon[16] . Regus[17]. Ralph Gregory[18] . Commonwealth Stadium[19] . Edmonton Eskimos[20]. open plan office[21] . serviced office[22] . business center[23] . executive office[24] . furnished office[25] . flexible office26] . managed office[27] . shared-office space