چگونه کارمندان را هماهنگ کنیم وقتی یک شرکت مجازی داریم؟

pr دفتر کار مجازی Leave a Comment

آیا یک شرکت مجازی را اداره می کنید؟ در اینجا چهار روش برای ایجاد همبستگی بیشتر در کارمندان گردآوری شده است

شرکت مجازی

دفاتر مجازی به نظر میرسد هر سال رواج بیشتری پیدا می کند، و دلیلش واضح است: تکنولوژی به طور فزاینده قابل اعتماد، این کار را ممکن میسازد و انعطاف پذیری ای که کارمندان از راه دور از آن لذت می برند به آنها اجازه می دهد آسانتر به تعادل بین زندگی و کارشان دست پیدا کنند. به علاوه، برای بنیان گذارن رها کردن شما از محدودیت های جغرافیایی یک دفتر فیزیکی در زمان استخدام، استعدادهای بیشتری را در اختیارشان قرار می دهد و نداشتن اجبار برای اجاره مکان دفتر، ساختار یک تیم  غیرمتمرکز را مقرون به صرفه تر می کند و شما با گرفتن یک شماره مجازی می توانید مقدمات کار خود را آغاز کنید.

با این حال بنابه تجربیات من در شرکت Funeralocity  که از سراسر دنیا نیرو استخدام می کند – مدیریت کردن یک تیم از راه دور می تواند دشوار باشد. وقتی کارمندان شما – که هر یک دارای کار و مهارت های ارتباطی مختلفی هستند – همگی در یک مکان نیستند،  ایجاد دوستی و اعتماد و تولید هیجان نسبت به ماموریت شرکت تان به شدت چالش برانگیزتر می شود. شما دایما در معرض ریسک ابتلا به سندروم سیلو هستید .که در آن کارمندان به قدری احساس جدابودن از یکدیگر را می کنند که کم و بیش شروع به سرخود کار کردن می کنند.

به طور ایده آل شرکت از راه دور شما باید به شکل دیگری فعالیت کند که در آن همه باید با هم منطبق، هماهنگ بوده و به یکدیگر اعتماد کنند مانند اعضای یک ارکستر سمفونی

برای حرکت به سمت این هدف سپس – با وجود ساختار ذاتا منفصل شرکت شما – بر مدیران تیم های غیرمتمرکز واجب است که بیش از بنیان گذاران شرکت هایی که تیم شان در مرکز واقع شده اند برای پرورش ارتباط و سازندگی تیم شان تلاش کنند.

در اینجا به چند اصلاحیه ساده تر برای شروع اشاره می کنیم:

  • در صورت امکان به جای تماس تلفنی تماس تصویری را انتخاب کنید

مراحل ثبت شرکت مجازیدر ابتدا، باید تسهیلات مربوط به تعامل شبه – شخصی را در حد توانتان مهیا کنید. می توانید این کار را از طریق جلسات حضوری گاه به گاه انجام دهید. در عوض تماس های تصویری بهترین گزینه برای شماست.

چرا تماس تصویری به جای تماس تلفنی؟ به زبان ساده، تماس تصویری شانس بهتری برای ارتباط با هم تیمی هایتان را به شما می دهد، بخصوص اگر شما در ابتدای صحبت کوتاهتان کمی وقت بگذارید. حتی ۱۰ دقیقه گپ زدن با یک کارمند درباره زندگی اش به شما موقعیتی بسیار خوب برای ایجاد علاقه بین شما دو نفر می کند و آن دقایق کوتاه به شما اجازه شناختن یکدیگر را می دهد.

و آن رابطه دوستانه ای که شما ایجاد کرده اید؟ در مناسب ترین مقیاس و با گذشت زمان، تبدیل به همبستگی می شود که ایجادش لازم است. شما می خواهید که تیم تان مانند یک ارکستر خوب تمرین کرده عمل کند.

تماس های تصویری از نظر تاکتیکی نیز ارجحیت دارند. فرض کنیم شما در حال توضیح دادن یک نوآوری جدید به تیم تان هستید و می خواهید پله پله آنها را در مسیر چیزی که از سمت خودتان انجام داده اید همراهی کنید. تکنولوژیِ به اشتراک گذاری صفحه، به شما اجازه این کار را می دهد. در تماس های تصویری منشی تلفنی مجازی می‌تواند برای شما راهگشا باشد.

  • به سرعت آموخته ها را انتقال دهید

ثبت شرکت مجازیصرف نظر از اینکه در حال ساخت چه شرکتی هستید، کارمندان شما از نظر استراتژیکی باید همیشه با شما همگام باشند. این امر برای عملکردی یکپارچه در راستای خدمت به یک هدف مشترک ضروری است و برای مدیران تیم های از راه دور دو برابر اهمیت دارد. بدون فضای دفتری مشترک یادگیری ها و به روز رسانی های مهم کمتر به طور طبیعی منتقل می شود. این بدان معنا است که تا زمانی که سیستم ها یا موقعیت هایی برای به اشتراک گذاری آپدیت ها و اطلاعات ایجاد نکنید، آن دانش به اشتراک گذاشته نخواهد شد و افراد شما دیگر قادر به همکاری سازنده در کنار یگدیگر نخواهند بود.

بدین ترتیب، برای بنیان گذاران شرکت های از راه دور و مدیران شرکت حایز اهمیت است که به جهت اطمینان حاصل کردن از اینکه اطلاعات کلیدی به طور منظم و سازمان یافته به اشتراک گذاشته شده و در دسترس قرار می گیرد گامهای اضافی بردارند. بهترین روش برای انجام این کار، از طریق جلسات است. اطلاعات زیادی حین ترجمه یا از طریق پیامک یا ایمیل می تواند گم شود و بدون داشتن فضای دفتری فیزیکی سختتر است که مطمئن شد پیامهایی که می فرستید خوانده شده و نهادینه می شود.

بنابراین هر وقت اطلاعاتی برای به اشتراک گذاری داشتید، زمانی را صرف جمع کردن ذی نفعان مربوطه کرده و واقعا مطمئن شوید که هر کسی که دانسته های جدید بر روی کارش تاثیر می گذارد دید روشنی نسبت به مواردی که برای حرکت رو به جلو باید تغییر دهد، دارد. همزمان، باید مراقب جلسات بیش از اندازه باشد. جلسات زیاد می تواند بازدهی شما را کم کند. حال که این مطلب گفته شد، برای هر جلسه ای که برنامه ریزی می کنید، مطمئن شوید که تنها کسانی که لازم است در آن جلسه حضور دارند. در غیر این صورت، در معرض خطر انباشته کردن کارمندان تان با اطلاعات غیرضروری هستید یا بدتر از آن –  تلف کردن وقت آنها.

  • درباره مسایل شخصی با کارمندان تان صحبت کنید

شرکت مجازیهمانگونه که بی درنگ به اشتراک گذاشتن اطلاعات جدید با کارمندان تان برای بازدهی اهمیت دارد، نشان دادن اینکه به کارمندان تان به عنوان افراد اهمیت می دهید برای پرورش فرهنگ شرکت تان حیاتی است.

به آنها ثابت کنید جزییاتی از زندگی شان که با شما در صحبت های عادی مطرح می کنند را به یاد دارید. به آنها علاقه نشان دهید. و آنها را تشویق کنید تا از شما سوال بپرسند. با هم بخندید. با هم جوک بگویید، درباره مشکلات خانوادگی شان همدردی کنید. این نوع شوخ طبعی و علاقه باعث بوجود آمدن رابطه دوستی می شود و احتمالا مهمتر از آن فاصله فرهنگی یا اجتماعی را کم می کند.

تشویق کردن نیز باعث ایجاد محیط کاری لذت بخش می شود. لذت بردن افراد شما از کار کردن در کنار یکدیگر امری ضروری است. باید نوعی رابطه شخصی در شراکت کاری پنهان باشد. این ارتباط شخصی باعث می شود تا افراد وقتی از آنها خواسته شود برای یکدیگر فداکاری کنند. همچنین کارمندان شما را تشویق می کند که پشت همدیگر باشند، که بسیار اهمیت دارد. و واقعیت این است که شرکت شما تنها زمانی موفق خواهد بود که افراد شما قابل اعتماد ، عالی و الهام گرفته باشند.

  • روز اول هفته خود را با یک جلسه تیمی ۱۵ دقیقه ای شروع کنید

به منظور داشتن ارتباطات شخصی بیشتر با کارمندان تان، یک موقعیت بسیار خوب در طی جلسات ۱۵ دقیقه ای است که به طور خاص برای این منظور برپا شده است. کارمندان را تشویق کنید تا در مورد کارهایی که هفته گذشته انجام داده اند صحبت کنند یا برنامه های تلویزیونی فعلی را نقد و بررسی کنند.

در شرکت Funeralocity ما جلسات هفتگی مان را دوشنبه ها برپا می کنیم. ما اطلاعات شخصی مان را با هم به اشتراک می گذاریم و سپس جلسه را با بیان خلاصه ای سریع از آنچه که به عنوان یک شرکت در هفته گذشته بر روی آن متمرکز بوده ایم و هر چیزی که کارمندان باید برای کارهای شخصی شان در موردش به روز رسانی شوند.

این کاری ساده و سبک است اما تفاوت زیادی ایجاد می کند

در آخر، دلیل اهمیت همه این کارها این است که در یک شرکت مجازی، روابط شخصی با ارزش، سیستم های داخلی قابل اعتماد و روشهای کارامد به اشتراک گذاری اطلاعات پیستون و چرخ دنده هایی هستند که ماشین شرکت شما را به حرکت در می آورند. و چیزی که سرعت بسیاری از تیم های از راه دور را پایین می آورد این است که آن اجزا به شکل منسجمی کار نمی کنند. اما اگر روی همبستگی، فرهنگ و ارتباط از پیش سرمایه گذاری کنید، آن ریسک را پایین می آورید که در نتیجه موفقیت دراز مدت شرکت شما را تضمین می کند.

 

[تعداد: 0    میانگین: 0/5]
Summary
Review Date
Reviewed Item
عالی
Author Rating
51star1star1star1star1star

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.