پرسش های متداول

دنبال منشی خوب می گردید؟ حواستان باشد این ویژگی‌ها را نداشته باشد!

«دفتر شما» کسب و کار, موفقیت 2 نظر

دنبال منشی خوب می گردید؟
حواستان باشد این ویژگیها را نداشته باشد!

تفاوت بین یک منشی خوب و منشی بد را آن مدیری با ذره ذره وجودش حس می کند که مدتی منشی بسیار حرفه ای و زبر و زرنگی داشته و حالا به هر دلیل آن منشی جای خود را به یک منشی سربه هوا و دست و پا چلفتی داده است. هر دو اسمشان منشی است، اما یکی می تواند با عملکرد حرفه ای خود کسب و کار شما را به عرش ببرد و دیگری با عملکرد ضعیف خود آن را زمینگیر کند.

چه در فکر استخدام منشی هستید و چه مرددید که آیا منشی فعلی تان بهترین گزینه است، بد نیست نگاهی به این ویژگیها بیندازید. تجربه به ما نشان داده منشی خوب این ویژگی را نباید داشته باشد:

۱. خدا نصیب نکند منشی غرغرو.

منشی خوب

بی علاقگی منشی به کارش بازدهی او را به شدت پایین می آورد.

اگر می بینید منشی تان مدام ناله می کند و از کارش گله مند است، وقتش رسیده فکری به حال خود و کسب و کارتان بکنید. منشی اگر به کار خود علاقه نداشته باشد، تمرکز و عملکردش تحت تأثیر قرار می گیرد.

۲. منشی تان فس فس می کند؟ خدا به شما صبر دهد.

سرعت عمل از ویژگیهای اساسی یک منشی خوب است، در برخی کسب و کارها این ویژگی اهمیت خود را بیشتر نشان می دهد. اگر قرار باشد کاری را به منشی بسپارید و یک ساعت بعد که پیگیری می کنید ببینید هنوز انجامش نداده که خب چه کاری است؟ خودتان از اول انجامش می دادید!
منشی های «دفتر شما» تمام امور ارتباطی کسب و کار شما را در کوتاه ترین زمان ممکن و بسیار منظم انجام می دهند. آنها با استفاده از نرم افزار اختصاصی «دفتر شما» ریزترین نکات را هم مد نظر قرار می دهند.

کاربرد شماره تلفن مجازیمنشی اگر خوب باشد، کسب و کارت را از این رو به آن رو می کند!

۳. همه ارباب رجوع‌ها که دکتر و مهندس های اتوکشیده نیستند!

منشی خوب باید توانایی ارتباط با هر قشری از جامعه را داشته باشد و ترجیحاً در رابطه با افراد متفاوت، از لحن و واژگان متفاوتی نیز استفاده کند. با این ویژگی مشتریتان هر پیش زمینه اجتماعی و فرهنگی ای که داشته باشد، جذب کسب و کارتان می شود.

سرویس منشی مجازی دفتر شما

۴. منظورتان را نفهمیدم! ممکن است یک بار دیگر توضیح دهید؟

برایتان پیش آمده از یک نفر بخواهید چیزی را برایتان توضیح دهد اما هر چه بیشتر توضیح می دهد شما گیج تر می شوید؟ این ویژگی دقیقاً در همین رابطه است. جمله های بریده بریده، با فعل و فاعل مبهم، و کلی امممم امممم بین کلمات هم شما را پیر می کند و هم مشتریانتان را فراری می دهد.

منشیهای ما در «دفتر شما» به دلیل آموزش و تجربه بالا از فن بیان و روابط عمومی خوبی برخوردارند. یعنی اول خوب گوش می کنند و سپس با لحنی ملایم و جملاتی ساده، توضیحات لازم را می دهند.

۵. حتی یک روز هم نباشی، شرکت میخوابد؟

وقتی کاری برایتان پیش می آید و نمی رسید به شرکتتان سربزنید، آیا این نگرانی از ذهنتان می گذرد که اگر نروم، همه کارها روی زمین می ماند؟ اگر پاسختان مثبت است، یعنی روش مدیریتی اشتباهی را در پیش گرفته اید.

منشی خوب

اگر در نبود خود نگران سهل انگاری کارکنانتان هستید، بدانید منشی خوبی ندارید.

منشی اگر حرفه ای باشد، می تواند فضا و جو محل کار را به قول معروف در مشتش بگیرد. بسیاری از منشی ها خود را دست کم می گیرند و اثرگذاری خود را به کارهایی همچون جواب دادن تلفن و تایپ نامه محدود می کنند. منشی باید به قدری وجدان کاری داشته باشد که در نبود شما، نه فقط خودش جدی تر و دقیق تر عمل کند، بلکه اجازه ندهد تغییری در جو کاری شرکت ایجاد شود. در یک جمله، باید چنان وجدان کاری ای داشته باشد که هر وقت کاری برایتان پیش آمد، با خاطر جمع به خود بگویید خانم یا آقای فلانی هست، مشکلی پیش نمیاد.

کاربرد شماره تلفن مجازیمی خواهی رئیس خوبی باشی؟ این موارد را رعایت کن.

۶. دیوار موش داره، موش هم گوش داره!

منشی باید به قدری رازدار و قابل اعتماد باشد که اگر خدای ناکرده روزی اطلاعات کاری مهمی از شرکتتان به بیرون درز کرد، به خودتان شک کنید اما به او نه. درمورد مسائل خصوصی تان نیز دقیقاً همین طور. وقتی روزی ۸-۷ ساعت با یک نفر رابطه کاری مستقیمی دارید، طبیعی است که آن فرد چه بخواهد و چه نخواهد به اطلاعاتی از زندگی شخصی شما پی می برد. منشی اگر نگرش حرفه ای به کار خود داشته باشد، وقت و انرژی خود را با حواشی هدر نمی دهد.

۷. نمی توانی به منشی ات بگویی بالای چشمت ابروست؟

سکه انتقاد دو رو دارد. اول این که، به قول معروف گل بی خار خداست. پس تک تک ما عیب هایی داریم که اغلب برای خودمان در نقطه کور هستند. اما ناظری بیرونی که روزانه ساعت های زیادی با ما در تعامل است عیب ما را به وضوح می بیند. اگر کسی از ما انتقادی کرد، قدم اول این است که انتقاد را شخصی نکنیم. یعنی به آن به این دید نگاه نکنیم که انگار شخصیت و هست و نیستمان زیر سؤال رفته است. حالا کلاه خود را قاضی کنیم. اگر دیدیم حق با انتقادکننده است، از این فرصت استفاده کنیم و از آن پله ای برای رشد شخصیتی و حرفه ای خود بسازیم. نه خنجری که به قلب و روح خود فرو کنیم!

و اما روی دیگر سکه: کمتر کسی پیدا می شود که با خود انتقاد مشکل جدی داشته باشد، بلکه قالبی که انتقاد را در آن می ریزیم مشکلساز است. به قول امام صادق: «دوست داشتنى ترینِ دوستان من ، کسى است که عیب هایم را به من هدیه دهد.» پس قرار است عیب دیگری را به او هدیه کنیم، نه اینکه از چپ و راست به سر و صورتش پرتاب کنیم!

۸. حواس‌پرتی، این گناه نابخشودنی!

یک کم پیاز داغش را زیاد کردم اما گاهی بعضی حواسپرتی ها و خطاهای منشی برای کسب و کار جبران ناپذیر است. اگر حواسپرتی به رفتاری معمول در منشی تبدیل شود، نمی توان بر آن چشم بست.

کاربرد شماره تلفن مجازیفراموشکار شده ای و تمرکز نداری؟ این توصیه ها را امتحان کن.

در سرویس منشی مجازی «دفتر شما»، به این دلیل که تمامی اطلاعات در نرم افزار منشی ها ثبت و ضبط می شوند، دیگر هیچ نگرانی ای بابت فراموش شدن کارهایتان ندارید. منشی تمامی مواردی را که بخواهید برایتان پیگیری و یادآوری می کند.

منشی گری شغلی است که بر کیفیت کسب و کار شما تأثیر مستقیم دارد، با این حال کمتر کسی آن را جدی می گیرد. نخستین قدمی که ما در «دفتر شما» برداشتیم این بود که نگاه مرسوم به این شغل را کنار گذاشتیم و به آن با دیدی حرفه ای نگاه کردیم. شما هم با استفاده از خدمات منشی مجازی «دفتر شما» می توانید حرفه ای شوید!

مقایسه ویژگی یک منشی مجازی و منشی معمولی

 

به نظر شما منشی خوب چه ویژگیهایی باید و چه ویژگیهایی نباید داشته باشد. در بخش «دیدگاه شما» منتظر دیدگاه شما هستیم.

 

Related Post

نظرات 2

  1. از وقتی از منشی های دفترشما استفاده میکنم تازه معنی منشی خوب رو متوجه شدم. خوش رویی، صبوری، دقت عمل و مسئولیت پذیری رو میشه واقعا ازشون انتظار داشت.

  2. بازتاب: چرا منشی دفتر مجازی رازدار و قابل اعتماد است؟ | دفترشما

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.