منشی مجازی چیست؟

«دفتر شما» آموزش, دفتر کار مجازی نظر بگذارید

منشی مجازی

منشی مجازی چیست؟

منشی مجازی (Virtual Assistant یا VI) یکی از خدمات دفترهای کار مجازی است.  منشی مجازی اپراتوری است که بدون حضور در دفتر کار شما، تمامی تماسهای کسب و کارتان را مدیریت می‌کند. یعنی به تماسها پاسخ می‌دهد، پیغام می‌گیرد، تماسها را به افرادی که مشخص کرده‌اید انتقال می‌دهد، با مشتریان شما تماس می‌گیرد، قرار ملاقاتها را تنظیم و ثبت سفارش می‌کند.

سرویس منشی مجازی در مقایسه با استخدام یک منشی بسیار کم‌هزینه‌تر است. زیرا استخدام منشی هزینه‌های زیادی دارد، مانند حقوق، بیمه و مزایا، اجاره دفتر کار و هزینه‌های جاری دفتر کار. حال آنکه برای استفاده از سرویس منشی مجازی کافی است تنها مبلغی را به صورت ماهیانه بپردازید و در عرض چند دقیقه دارای یک منشی باتجربه  و دارای روابط عمومی خوب شوید.

ویژگیهای سرویس منشی

تماس خروجی

تماس های خروجی را مانند پیگیری مشتریان، ارسال فکس و یا انتقال تماس انجام می دهند.

پاسخگویی به تماس ها

تماس ها و پرسش های متداول تماس گیرندگان را طبق دستورالعمل خودتان پاسخ می دهد.

شماره تلفن اختصاصی

بلافاصله یک شماره تلفن اختصاصی شهر تهران به شما واگذار می شود.

پیگیری مشتری

منشی به درخواست شما با مشتریان تماس میگیرد و پیگیری های لازم را انجام می دهد.

انتقال تماس

تماس هایتان را طبق دستورالعمل شما به تلفن همراه یا ثابت شما یا همکارانتان انتقال می دهد.

گزارش تماس

به صورت آنی گزارش تماس های شما را با پیامک و ایمیل برایتان ارسال می کنند.

سرویس منشی مجازی چطور کار می کند؟

دایورت شماره

می توانید شماره تلفن کاری خود را به سرویس منشی مجازی دایورت کنید و یا از شماره اختصاصی استفاده کنید. امکان استفاده هر دو حالت نیز وجود دارد.

منشی مجازی

دستورالعمل پاسخگویی منشی را به صورت آنلاین و از طریق پورتال برای او مشخص می‌کنید.

مرکز تماس

وقتی مشتری شما تماس می‌گیرد، منشی های باتجربه دفتر شما به تماس با توجه به دستورالعمل شما پاسخ می‌دهند و گزارشی از تماس را برای شما ایمیل و پیامک می‌کنند.

منشی مجازی

خدمات دیگر منشی مجازی برای کسب و کار شما: گرفتن پیغام، ثبت سفارش، تنظیم قرار ملاقات، پیگیری و انتقال تماس

نمونه صدای منشی

این نمونه صدا و متن تلفن گویا متعلق به یکی از مشتریان دفترشما است. پس از برقراری تماس، صدای از پیش ضبط شده طبق سناریو پخش می شود. مثلا با وارد کردن عدد یک به تلفن همراه یا ثابت فرد دایورت می شود.

این نمونه صدا و متن تلفن گویا متعلق به یکی از مشتریان دفترشما است. پس از برقراری تماس، صدای از پیش ضبط شده طبق سناریو پخش می شود. مثلا با وارد کردن عدد یک به تلفن همراه یا ثابت فرد دایورت می شود.

مزایای منشی مجازی

جذب مشتریان بیشتر

مشتریان به این دلیل که با یک انسان صحبت می کنند و مستقیم به صندوق صوتی وصل نمی شوند، احساس رضایت بیشتری می کنند و از دست رفتن تماسها به حداقل می رسد.

افزایش بهره وری

از دیگر مزایای منشی مجازی این است که در این سرویس همواره کسی برای پاسخگویی به تماسهای شما حضور دارد. اما در صورت استخدام منشی، برخی از تماسها به دلیل تأخیر منشی، مرخصی یا اشغال خطوط از دست میروند.

هزینه پایین

استفاده از سرویس منشی مجازی در مقایسه با هزینه های استخدام منشی و پرداخت حقوق، بیمه و مزایا، اجاره دفتر کار بسیار کم هزینه تر است.

مقایسه منشی مجازی و معمولی

منشی معمولی

منشی مجازی

میزان هزینه

هزینه بالای استخدام، پرداخت حقوق، بیمه و اجاره دفتر

هزینه پایین، پرداخت ماهیانه براساس تعداد دقایق مکالمه

حضور و پاسخگویی

عدم پاسخگویی در زمان مرخصی، بیماری و نهار

پاسخگویی در تمام  روزها و ساعات کاری

میزان تجربه

نیاز به آموزش در صورت استخدام منشی جدید

آموزش دیده و حرفه ای

گزارش دهی تماسها

احتمال بالای خطا و فراموشی در ثبت تماسها

گزارش دهی آنی و آنلاین هر تماس توسط سیستم

رضایتمندی مشتریان

احتمال معطلی پشت خط و یا عدم پاسخگویی

پاسخگویی تماس ها بدون هیچ معطلی

ایجاد تغییر در نحوه پاسخگویی

انتقال تغییرات دلخواه به منشی به صورت حضوری

ایجاد تغییرات در هر ساعت از شبانه‌روز از طریق پورتال آنلاین

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.