نکاتی برای پاسخگویی حرفه ایی تماس

نکاتی برای پاسخگویی حرفه ایی تماس

«دفتر شما» کسب و کار 1 دیدگاه

نکاتی برای پاسخگویی حرفه ایی تماس

همه بطور ذاتی در پاسخ دادن به تماس ها مهارتهای لازم را ندارند. در حقیقت خیلی ها هستند که از اینکه به تماس های خود پاسخ دهند، دوری می کنند. بخصوص زمانیکه از یک شماره ناشناس با آنها تماس گرفته می شود. باید حتما خیلی حرفه ای به تماس های خودتان پاسخ بدهید تا اینکه تاثیر اولیه خوبی بر تماس گیرندگان بگذارید.

کاربرد شماره تلفن مجازیمنشی های «دفتر شما» این تفاوت ها را با منشی های دیگر دارند.

حالا برای اینکه این هنر را یاد بگیرید، ما چند توصیه مهم برای شما داریم:

  • لبخند زدن را فراموش نکنید:

    این مورد را ما درحالتی به شما توصیه می کنیم که بخواهید تماس تلفنی صمیمانه ای را با مشتریتان برقرار کنید. ممکن است بگویید من لبخند بزنم یا نزنم، طرف مقابل از پشت خط که مرا نمی بیند. او شما را نمی بیند، اما لبخند زدن بر صدا و لحن شما اثرگذار است.

  • پاسخ دادن به تماس ها با ذکر نام شرکتتان:

    خیلی مهم است که در ابتدای تماس حتما اسم شرکت خودتان را بگویید تا آن شخص متوجه بشود که درست تماس گرفته است. پس اگر شرکت؛ نام و برند خاصی دارد، حتما گفتن آن را در ابتدای هر تماس فراموش نکنید.

  • همیشه با یک شیوه ثابت برخورد کنید:

  • سعی کنید کمی از شرکتتان هم توضیح بدهید و البته همکاران خودتان را هم از نحوه و روش پاسخگویی به تماس ها مطلع کنید. اگر پیاده سازی و اجرای این موارد برای شما سخت است می توانید از منشی مجازی استفاده کنید. منشی مجازی راهکاری ارزان، آسان و حرفه ای برای مدیریت تماس های کسب و کار شما  می باشد.
  • همیشه یک طرح پشتیبان داشته باشید:

    وقتی امکان این وجود نداشت که تلفن را به موقع جواب بدهید، باید حتما یک راه جایگزین را برای آن در نظر بگیرید. مثلا با برگزاری جلسه ی ملاقات و یا مشخص کردن زمانی برای آن و یا حتی برقراری تماس های تلفن شبانه هم می تواند برای بعضی از مشتریانتان، راه خوبی باشد.

    صندوق صوتی شما باید خیلی حرفه ای باشد ( نباید فقط یک آهنگ پیشواز باشد و حتی نباید از صدای اپراتور برای این مورد استفاده کنید) باید شخص تماس گیرنده متوجه بشود که با شخص و یا شرکت شما، به درستی تماس گرفته است و مطمئن بشود که حتما پیغام  به دست شما خواهد رسید.

کاربرد شماره تلفن مجازیمنشی حرفه ای به پرسش های متداول این گونه پاسخ می دهد.

 

  • همیشه در فاصله خوردن سه زنگ، تلفن را پاسخ بدهید:

    رعایت کردن این مورد نشان میدهد که همیشه در دسترس هستید و تمایل دارید که بیشتر در خدمت مشتریتان باشید. راهکار های زیادی برای حل مساله های فوق هستند مثلا شما میتونید از سرویس دفتر کار مجازی استفاده کنید. اینطوری با هزینه بسیار کمتر تلفن ها حرفه ای و به سرعت پاسخ داده میشه. منشی مجازی شما، همان نحوه ای که شما تعیین کردید تلفن ها را پاسخ و گزارش می دهد.

  • واضح صحبت کنید:

    این مورد زمانیکه به کار می آید که خطوط با مشکل همراه باشد و یا شخص در محل مناسبی برای پاسخ دادن به تماس نباشد. اینکار باعث می شود که از تکرار کردن یک جمله خودداری کنید و همینطور در زمان پاسخ گویی به تماس نیز صرفه جویی بشود و اینکه مشتریتان خسته نخواهد شد.

  • آگاه و دقیق باشید:

    به صحبت های مشتریتان گوش دهید و تمام حواستان به وی باشد. اطلاعاتی همچون نام، شماره تماس و ایمیل را حتما با او چک کنید تا اگر جایی را اشتباه یادداشت کردید برای تماس های بعدی، اصلاح کرده باشید.

  • وقتی قول می دهید به تماسی بعداً پاسخ می دهید، بدقولی نکنید.

    اگر قول داده اید که بعدا به تماسی پاسخ دهید، پس به قولتان وفادار باشید. حتی اگر هنوز اطلاعات کافی را برای پاسخ دادن به مشتری پیدا نکرده اید باز هم آنها را از این موضوع مطلع کنید. رعایت این مورد نشان می دهد که برای مشتریتان ارزش قائل هستید و اینکه آنها را فراموش نکردید. به خاطر داشته باشید که مشتریتان هنوز از سیستم کاری شما چندان اطلاعات ندارد پس آنها را منتظر نگذارید. هنوز هم به آن رسومات قدیمی پایبند باشید.

منبع : Reception HQ’s TOP 10 TIPS for answering the phone like a pro

Related Post

Comments 1

  1. با سلام

    چگونه میشه یک شماره تهران داشته باشیم که به خط موبایل من در امریکا وصل بشه (فوروارد بشه) … اگر امکان فوروارد به دو خط داشته باشه هم خوبه به هرحال لطف بفرمایید قیمت و مشخصات وشرایط یک خط تهران قابل اتصال به شماره من در امریکا و یا بعدا بشه به استرالیا هم فوروارد بشه … هزینه و قیمت خط تهران قابل فوروارد به موبایل امریکا و استرالیا؟ …مرسی

    Kind regards,
    Seyed M. Behbahani

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.