پرسش های متداول

منشی حرفه ای به پرسش های متدوال این گونه پاسخ می دهد

«دفتر شما» آموزش, کسب و کار نظر بگذارید

منشی حرفه ای به پرسش های متدوال این گونه پاسخ می دهد

منشی حرفه ای منشی ای است که می داند چه پاسخی به پرسش های متداول بدهد، بی آن که هول بشود. منشی های ما در «دفتر شما» با پیروی از پروتکل های مشخص برای پاسخگویی به پرسش های متداول، تماس های مشتریان را بسیار با آرامش و منسجم پاسخ می دهند. شما هم اگر در شغلتان باید به تماسهای تلفنی پاسخ دهید، می توانید با بکارگیری برخی از این پاسخ ها، حرفه ای تر عمل کنید. در ادامه تعدادی از پرسش های متداول و پاسخ یک منشی حرفه ای به عنوان نمونه برایتان آورده ایم:

۱) می توانم با خانم یا آقای فلان صحبت کنم؟

وقتی تماس گیرنده چنین درخواستی دارد و شما مطمئن نیستید که فرد موردنظر می تواند یا می خواهد با او صحبت کند یا خیر، به جای این که با بله یا خیر پاسخ دهید، از این پاسخ استفاده کنید: «اجازه بدید خطشون را چک کنم». اگر قادر به صحبت کردن نبود، می توانید بگویید: «فلانی در حال حاضر امکان پاسخگویی ندارند. می تونم پیغامتون را بهشان برسانم… ممنون می شم شماره تماستون را هم بدید.»

۲) آقا یا خانم فلان چه زمانی با من تماس می گیرد ؟

بعضی وقت ها تماس گیرنده می خواهد بداند فردی که با او کار دارد، چه زمانی با او تماس می گیرد. و حتماً برای شما هم پیش آمده که پاسخ این پرسش را دقیق ندانید. اما صورت خوشی ندارد که در پاسخ بگویید: نمی دانم یا خبر ندارم. در عوض می توانید بگویید: «ایشون مشغول برنامه ریزی کارهاشون هستند ولی من حتماً بهشون اطلاع می دم که با شما تماس بگیرند.» و بعد بپرسید «چه زمانی برای شما مناسب است؟» البته با اینکه هیچ تضمینی نیست که همکار یا رئیس شما چه زمانی بتواند تماس بگیرد، ولی این اطمینان را به طرف می دهید که به درخواستش توجه می شود.

۳) هر پرسشی که پاسخش را نمی دانید.

منشی ها چه باتجربه و چه تازه کار، گاهی سؤالاتی از آنها می شود که که از جواب آن مطمئن نیستند. ولی ندانستن پاسخ یک پرسش عیب نیست. عیب آن است که ندانید چگونه چنین موقعیتی را مدیریت کنید. از یک منشی حرفه ای انتظار می رود با گفتن نمی دانم کار خود را راحت نکند، بلکه اقدام مفیدی انجام دهد. می توانید از این جملات استفاده کنید، و البته بر اساس آنها عمل هم بکنید

  • بذارید براتون بپرسم.
  • خوشحال میشم جواب سوالتون را پیدا کنم.
  • سوال خوبی پرسیدید، اجازه بدید شما را به خانم یا آقای فلان وصل کنم که جواب سوال شما را بهتر می دانند.
  • سوال خوبی پرسیدید، میتونم از اعضای تیم بپرسم و با شما تماس میگیریم.

کلماتی مانند، «لطفا»، «خواهش می کنم» و «اجازه بدید» کلمات کلیدی منشی های حرفه ای است. داشتن لحنی گرم و صمیمانه هم می تواند تاثیر بسزایی در پاسخگویی سوالات داشته باشد.

این نکاتی بود که منشی های ما در «دفتر شما» به کار می بندند تا تماسها را به بهترین و مفیدترین شکل ممکن مدیریت کنند. شما هم از این تجربه ها استفاده کنید، تا تماس گیرنده با احساس خوبی از شما خداحافظی کند.

اگر شما هم تجربه ای برای پاسخگویی به تماسها در موقعیت های دشوار دارید، خوشحال می شویم در بخش «دیدگاه شما» از تجربه شما استفاده کنیم.

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.