پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های کاری

توصیه‌هایی برای پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های کاری

«دفتر شما» آموزش, کسب و کار نظر بگذارید

گاهی همان اولین تماس تلفنی یک مشتری جدید مشخص می‌کند که آیا این همکاری ادامه می‌یابد یا خیر، آیا به تماس‌های بعدی و احتمالاً شروع همکاری منتهی می‌شود، و یا همان موقع مشتری تصمیم می‌گیرد که تمایلی به این همکاری ندارد. توصیه‌هایی هست، هرچند ساده، که رعایتشان هنگام پاسخگویی به تماس‌های کاری، در نظر مشتری وجهه‌ای حرفه‌ای به شما می‌بخشد.

پاسخگویی تلفن

پاسخگویی به مشتریان

ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و چت (chat) همگی جایگاه خود را دارند، اما برای کسب و کار، تلفن همچنان ابزار ارتباطی مورد انتخاب بسیاری از افراد است. در اینجا توصیه‌هایی در مورد شیوه پاسخگویی صحیح به تماس‌های تلفن ارائه می‌کنیم:

  • اولین توصیه ممکن است خیلی پیش پا افتاده به نظر آید: تلفن را سریع پاسخ دهید. هیچ چیز غیرحرفه‌ای تر از این نیست که یک نفر را آن سوی خط منتظر بگذاریم. تماس‌گیرنده شما را از بین تعداد زیادی از همکارانتان انتخاب کرده، پس با پاسخ دادن سریع تلفن جواب این محبت را بدهید.
  • لبخند زدن هنگام پاسخ دادن تلفن ممکن است لوس به نظر برسد، اما واقعاً تآثیر دارد. اهمیتی ندارد اگر روز بدی داشته‌اید، یا وسط انجام کاری حساس هستید یا داشتید به خانه می‌رفتید. تماس‌گیرنده در اولویت قرار دارد. مهم‌ترین وظیفه در آن لحظه برخوردی گرم و مشتاقانه شماست.
  • همیشه هنگام سلام کردن، نام شرکتتان را عنوان کنید. با این کار تماس‌گیرنده بدون نیاز به چک کردن مطمئن می‌شود که شماره درست را گرفته و مقدمه برای مکالمه‌ای حرفه‌ای فراهم می‌شود.
  • واضح صحبت کنید و از واژگان حرفه‌ای استفاده کنید. کلمات را شمرده بیان کنید و از بکار بردن واژگانی همچون «آره»، «ایول» یا «آهان» خودداری کنید. در عین صمیمیت، حالت کاری مکالمه را حفظ کنید.
  • وقتی پیغامی دریافت می‌کنید، اطلاعاتی که می‌گیرید را با تماس‌گیرنده چک کنید. اگر درمورد املای کلمه‌ای تردید دارید، از وی بپرسید. از من به شما نصحیت، اگر بعداً هنگام ایمیل زدن به فرد تماس‌گیرنده نام وی را اشتباه تایپ کنید، احساس خوبی در وی ایجاد نمی‌کنید. چنان چه آدرس ایمیل یا شماره تلفن می‌گیرید نیز، همیشه یک بار آن را چی کنید.
  • حتی اگر اطلاعاتی درباره موضوعی که تماس‌گیرنده درباره‌اش حرف می‌زند ندارید، مثبت و حرفه‌ای رفتار کنید و به جای این که بگویید «نمی‌دانم» از عباراتی مانند «اجازه دهید ببینم، بهتان خبر بدم» استفاده کنید، چرا که نشان‌دهنده تمایل شما به کمک به آن‌هاست.
  • در صورت امکان، به طور حدودی به آن‌ها بگویید که چه زمانی منتظر تماس باشند. اگر همکارتان کل بعدازظهر درجلسه یا خارج از دفتر است، به آن‌ها توضیح دهید که ممکن است روز بعد با آن‌ها تماس گرفته شود، و بپرسید که آیا کس دیگری هست که بتواند کمکشان کند تا تماس را به وی وصل کنید.
  • اگر مجبورید کسی را روی hold بگذارید، حتماً هر چند ثانیه یک بار آن‌ها را در جریان اتفاقات قرار دهید، و فراموش نکنید که به آن‌ها پیشنهاد دهید در صورت تمایل بعداً با آن‌ها تماس گرفته شود.
  • به یاد داشته باشید افرادی که پس از ساعات کاری تماس می‌گیرند نیز به همان اندازه مشتریانی که در ساعات کاری تماس می‌گیرند اهمیت دارند. برای این افراد، از نوعی سرویس پاسخگویی حرفه‌ای استفاده کنید. کسی چه می‌داند؟ شاید یکی از همین تماس‌های بعد از ساعات کاری، برای شما فروش خوبی به ارمغان آورد. با جواب ندادن تلفن آن‌ها را دست به سر نکنید. مشتریان جدید، در این شرایط، بی‌معطلی سراغ یکی از رقیبتان می‌روند که زحمت جواب دادن تلفنش را به خودش می‌دهد.

[divider]

منبع:www.businesszone.co.uk

[divider]

دفتر کارمجازی| منشی تلفنی| دفتر مجازی| خط تلفن مجازی| خرید شماره مجازی| کسب و کار خانگی | کسب و کار جدید| فکس اینترنتی| تلفن گویا| اجاره اتاق در تهران| اجاره دفتر کارکارآفرینی | استارت آپ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.