برگزاری جلسه کاری

۷ توصیه برای برگزاری جلسه کاری مفید

«دفتر شما» کسب و کار, موفقیت

اصولا برگزاری جلسه کاری بخش خسته کننده و خواب آورِ زندگی کاری است و کارکنان اغلب از شرکت در جلسات کاری فراری اند. زیرا در اکثر مواقع نتیجه خاصی ندارند و چند ساعت از وقت باارزش کاری را نیز هدر می دهند. اما مفید بودن یک جلسه کاری کاملاً به مدیریت جلسه برمی گردد.

سرویس تلفن گویا دفتر شما

اگر از رفتار و گفتار شرکت کنندگان دستگیرتان شده که اکثر افراد دیگر حوصله ندارند در جلسات شرکت کنند، شک نکنید که باید تغییری در رویکرد خود بدهید.شما هم ممکن است سعی کرده باشید که جلسات بر اساس برنامه ریزی پیش برود. در این صورت، آیا تلاشتان موفقیت آمیز بوده است؟ اگر در نهایت باز هم موفق نشده اید و آش همان آش بوده و کاسه همان کاسه، در این مقاله ۷ راهکار برای برگزاری جلسه کاری به شما می دهیم تا بتوانید جلسه های خود را از یکنواختی و بی ثمری درآورید.

کاربرد شماره تلفن مجازیچگونه بهتر مدیریت کنید: ۷ توصیه برای مدیران جوان

۱- مدیریت زمان جلسات

برگزاری جلسه کاری

پیش از برگزاری جلسه، برای جلسه برنامه ریزی دقیق کنید. مدت زمان مشخصی برای این جلسات در نظر بگیرید و بر اساس مباحثی که می خواهید مطرح شود، همان زمان را تقسیم بندی کنید. برای مدیریت زمان لازم است مختصر و مفید صحبت کنید و هم خود از آسمان ریسمان بافتن دوری کنید، هم شرکت کنندگان را نیز از آن بر حذر دارید. چند دقیقه پایانی را نیز به جمع بندی اختصاص دهید. در پایان جلسه، نظرات همه افراد حاضر در جلسه را جویا شوید که بتوانید در قرارهای بعدی به آنها بپردازید. همچنین توجه داشته باشید زمان جلسه طولانی و خسته کننده نباشد زیرا بازدهی مطلوب را نخواهید داشت.

کاربرد شماره تلفن مجازیمدیریت زمان؛ یا چه کار کنیم الکی دور خودمان نچرخیم؟

۲- طراحی پایانی امیدبخش برای جلسات کاری

در انتهای هر جلسه کاری نکات مثبت را بیان کنید تا در شرکت کنندگان انگیزه ایجاد کنید و نشان دهید حضور همه افراد در آن جلسه باعث رسیدن به نتایج مثبت بوده است،. همچنین علاوه بر قدرددانی از شرکت کنندگان، نکات مثبت موجود را برای افراد به صورت تک به تک پررنگ کنید تا برایشان انگیزه ای شود که به برنامه ریزیهای حاصل از جلسه پایبند باشند و در جلسات کاری بعدی شرکت نمایند.

۳- پایانی غیرکاری بر جلسه ای کاری 

برگزاری جلسه کاری

توجه به پایان جلسه نیز از اصول مهم برگزاری جلسه کاری است. در انتهای هر جلسه کاری می‌توانید از لحنی دوستانه استفاده کنید تا برای افراد دلگرم کننده باشد و خستگی حاصل از آن جلسه را نیز از بین ببرد. در آخر نیز با یک دست دادن دوستانه و صحبت هایی درباره موضوعات غیرکاری جلسه را به اتمام رسانید. این گونه به کارکنان و همکاران خود یادآوری می‌کنید که آنها در نظر شماره تنها مهره‌هایی برای پیشبرد اهداف شرکت نیستند و شما برای فردیتشان ارزش قائلید. در یک شرکت موفق، توجه به ابعاد غیرکاری کارمندان سبب می‌شود تا حد زیادی از فرسودگی شغلی در امان باشند.

۴- مدیریت هوشمندانه یک جلسه پرتنش

برگزاری جلسه کاری

جلوگیری از ایجاد تنش در طول جلسه وظیفه مدیر جلسه است.

گاهی پیش می‌آید که کدورتی در طول جلسه میان شرکت کنندگان به وجود آید. این وظیفه مدیر جلسه است که از ایجاد تنش های احتمالی جلوگیری کند و اگر هم تنشی پیش آمد، آن را در مسیر درستی هدایت و حل و فصل کند. این جور مواقع معمولاً از همه خواسته می شود صلواتی بفرستند و قضیه به فراموشی سپرده می شود. اما شاید این کافی نباشد. وقتی می گوییم حل و فصل یعنی شاید لازم باشد بعد از جلسه زمانی را به گفتگو با طرفین و ایجاد صلح و آشتی اختصاص داد.

۵- مدیریت جلسات بی ثمر

در برخی جلسات به طور اتفاقی بحث از مسیر اصلی خود خارج می‌شود و شما در پایان زمان جلسه متوجه می‌شوید که به هدف مورد نظر خود که دلیل دور هم جمع شدنتان است، نرسیده اید. بنابراین باید در انتهای کار به صورت هنرمندانه بحث بی ثمرتان را جمع نمایید و با یک جمع بندی مناسب نظر همه افراد را جویا شوید تا در جلسات کاری بعدی و یا به طور خصوصی به آنها بپردازید و از هدف خود دور نمانید.

۶- شنیدن صدای تمام شرکت کنندگان در جلسه

برگزاری جلسه کاری مفید

در انتهای جلسه از افراد ساکت بخواهید حتی در حد یک دو جمله نظر خود را ابراز کنند.

در انتهای جلسه زمانی هرچند کوتاه را به افرادی اختصاص دهید که هیچ صحبتی نکرده‌اند و یا خیلی کم توانسته اند در جمع صحبت نمایند. این کار باعث می‌شود آنها حس مفید بودن را در خود ببینند  و یا باعث ایجاد ایده های جدیدی در دیگران گردند.

۷- جلسه کاری را با یک برنامه اجرایی تمام کنید

در انتها به طور فهرست وار برنامه های عملی که سبب رسیدن مجموعه شما به هدفتان می‌شود را برای افراد بیان کنید و برایشان تصویری ذهنی از هدف نهایی ایجاد نمایید تا بهتر به تلاش خود برای رسیدن به هدفهایتان ادامه دهند.

شما چه راهکارهایی به کار می بندید تا جلسات کاری مجموعه تان مفید برگزار شوند؟ با ما در میان بگذارید.

با الهام از globaladvisors.biz

Related Post