راهکار دفتر کار مجازی برای وکلا

وکلای حقوقی پس از گرفتن پروانه وکالت باید اقدام به راه اندازی دفتر خود کنند. بعضی از وکلا همان ابتدا دفتر کار اجاره می‌کنند. بعضی از وکلا نیز در شهرستان دفتر دارند ولی می‌خواهند در تهران نیز فعالیت کنند، اما اجازه راه اندازی دفتر در تهران را ندارند. دسته دیگری از وکلا نیز هستند که ساکن تهران هستند اما نمره کافی برای راه اندازی دفتر در تهران را ندارند.

• وجه مشترک تمامی این وکلا، چه دفتر کار داشته باشند و چه نداشته باشند، این است که برای جذب مراجع و نوبت دهی و مدیریت تماس های مراجعان به دستکم به یک خط تلفن ثابت نیاز دارند.
  بعضی از وکلا شماره تلفن همراه خود را در اختیار مراجعان قرار می‌دهند که اصلاً راهکار خوبی نیست و وجهه کاری وکیل را نزد مراجعان به شدت خدشه دار می‌کند.
• بسیاری از وکلا نیز تمایل دارند منشی داشته باشند و پاسخگویی به تماس های مراجعان خود را به منشی بسپارند، به خصوص تا ساعت ۲ بعدازظهر که به دلیل حضور در دادگاه قادر به پاسخگویی به تماس های خود نیستند.
  اما استخدام منشی دردسرها و هزینه‌های زیادی دارد و به خصوص در ابتدای راه اندازی دفتر حقوقی ممکن است صرفه اقتصادی نداشته باشد.

بسیاری از وکلا اطلاعی ندارند که دفتر کار مجازی چیست و چه خدماتی برای آنها دارد ؟ در هر دو حالت «دفترشما برای وکلا» راهکارهای حرفه‌ای و مقرون به صرفه‌ای دارد. «دفترشما» دو سرویس تلفن گویا و منشی مجازی را برای حل مشکلات ارتباطی وکلای حقوقی عرضه می‌کند.

سرویس تلفن گویا

خبر خوب برای وکلای حقوقی این که برای داشتن خط تلفن ثابت تهران دیگر نیازی به اجاره دفتر کار ندارید. شما می‌توانید تنها در ۵ دقیقه یک خط تلفن ثابت تهران به همراه سرویس تلفن گویا (سانترال مجازی) دریافت کنید. برای استفاده از این سرویس، شما نیاز به هیچ گونه تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری ندارید. فقط کافی است بسته تلفن گویا دلخواه خود را انتخاب کنید و در ۵ دقیقه تمام مراحل خرید را انجام دهید.

یکی از مزایای اصلی این سرویس این است که شما در هر نقطه از ایران می‌توانید از خط تلفن و سرویس خود استفاده کنید و این بهترین راهکار دفترکار مجازی برای وکلا است.

مزایای سرویس تلفن گویا برای وکلای حقوقی

• خط تلفن ثابت تهران (انواع معمولی، رند، ۸ رقمی، ۶ رقمی و ۵ رقمی)
• خرید آنلاین
• راه اندازی در ۵ دقیقه
• امکان شخصی سازی های گوناگون (پیام آغازین، موسیقی متن، داخلیها، انتقال و دایورت تماس، زمانبندی سرویس و غیره)
• امکان جابجایی در سرتاسر ایران
• سانترال پیشرفته
• تعریف ۹ داخلی
• فکس مجازی
• صندوق صوتی
• انتخاب شماره تلفن از بین هزاران گزینه

انواع خطوط تلفن «دفترشما»

خطوط تلفن «دفترشما» کد ۲ تهران هستند که از محبوبیت زیادی بین کسب و کارها برخوردار است. هنگام انتخاب شماره تلفن شما گزینه های متعددی دارید:

• ۸ رقمی معمولی
• ۸ رقمی رند
• ۸ رقمی رند ویژه و طلایی
• ۶ رقمی
• ۶ رقمی رند
• ۶ رقمی رند ویژه و طلایی
• ۵ رقمی

سرویس منشی مجازی از سرویس های دفتر کار مجازی برای وکلا

وکلای حقوقی چه دفتر کار داشته باشند و چه بدون دفتر کار فعالیت کنند، اگر پاسخگویی به تماس های مراجعان خود را به یک منشی باتجربه بسپارند، وجهه حرفه ای خیلی بهتری نزد مراجعانشان خواهند داشت. اما شما قرار نیست منشی استخدام کنید. سرویس منشی مجازی «دفترشما» با هزینه‌ای بسیار کمتر تمامی خدمات ارتباطی یک منشی حرفه‌ای در دفتر کار را از راه دور به شما عرضه می‌کند. قیمت این سرویس از ماهی حدود 700 هزار تومان است و با شما با مبلغ یک دهم استخدام منشی خدمات مشابه مسئول دفتر به همراه یک شماره ثابت خواهید داشت.

منشی مجازی چیست؟

منشی مجازی دورکار برخلاف نامش اصلاً مجازی نیست. بلکه یک منشی باتجربه و حرفه ای به تماس های شما پاسخ می‌دهد. علت اینکه آن را منشی مجازی می‌نامیم این است که نیازی به به حضور در دفتر حقوقی شما ندارد و در مرکز تماس «دفترشما» مستفر است، اما درست مانند یک منشی که در استخدام شماست، تمامی تماس های شما را مدیریت می‌کند.

بنابراین با خرید سرویس منشی مجازی «دفترشما»، از خرید خط تلفن نیز بی‌نیاز می‌شوید. حتی اگر شماره تلفن ثابت داشته باشید، مزیت اصلی خطوط «دفترشما» این است که بر بستر اینترنت است. بنابراین هر زمان که خواستید دفتر حقوقی خود را جابجا کنید، شماره تلفن شما تغییری نمی‌کند که مزیت بزرگی برای حفظ اعتبار شماست.

مقایسه منشی مجازی و استخدام منشی

استخدام منشی

• هزینه بالای حقوق و بیمه و مزایا
• فرآیند سخت و طولانی آگهی و مصاحبه و استخدام
• مرخصی و غیبت منشی
• نیاز به دفتر کار

منشی مجازی

• هزینه بسیار کمتر
• خرید سرویس در ۵ دقیقه
• بدون نیاز به دفتر کار
• بدون نیاز به استخدام منشی
• بدون نیاز پرداخت حقوق و بیمه و مزایا
• بدون مرخصی
• دارای خط تلفن ثابت (انواع معمولی، رند، ۸ رقمی، ۶ رقمی و ۵ رقمی)

نحوه خرید و تنظیمات سرویس‌های دفتر کار مجازی برای وکلا

۱. خرید سرویس تلفن گویا

نخست به صفحه تلفن گویا مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته های تلفن گویا، به پرتال «دفتر شما» هدایت می شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید به صورت آنلاین انجام می گیرد.

اطلاعات کاربردی پنل دفترشما

در ویدیوی زیر مراحل خرید سرویس ها مرحله به مرحله شرح داده شده است:

مراحل خرید سرویس ها

۲. تنظیمات تلفن گویا از سرویس های دفتر کار مجازی برای وکلا

با کلیک بر روی تنظیمات تلفن گویا می توانید سرویس را شخصی‌سازی کنید. از جمله مواردی که می توانید شخصی سازی کنید، زمانبندی سرویس و تعریف پیام آغازین است. در پرتال «دفتر شما» این امکان برای کاربران مهیا شده که هم پیام آغازین و هم منوهای داخلی ها را برای زمان های گوناگون به صورت مجزا و متفاوت تعریف کرد.

زمانبندی پنل دفترشما

مثلاً شنبه تا چهارشنبه در ساعات ۸ تا ۱۶ پیام این باشد:

سلام. شما با دفتر حقوقی… تماس گرفته اید. برای ارتباط با واحد مشاوره عدد ۱، برای ارسال مدارک عدد ۲ و برای ارتباط با اپراتور عدد ۳ را شماره گیری کنید.

و از ساعت ۱۶ تا ۸ صبح:

سلام. شما در ساعات غیراداری با دفتر حقوقی… تماس گرفته اید. برای گذاشتن پیغام عدد ۱ را شماره گیری کنید.

نحوه اجرای پیام آغازین را می توانید از میان سه گزینه متن خوان کامپیوتری، فایل صوتی و ضبط توسط گوینده (توسط اپراتورهای دفتر شما در اتاق مخصوص ضبط صدا) انتخاب کنید.

اکنون نوبت به تعریف و اولویت بندی شماره هایی است که می خواهید داخلی ها به آنها دایورت شوند. شماره دایورتی می تواند هم شماره ثابت و هم شماره همراه باشد.

۲. خرید سرویس منشی مجازی

نخست به صفحه منشی مجازی مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته های منشی مجازی، به پرتال «دفتر شما» هدایت می شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید درست مانند مراحل خرید سرویس تلفن گویا به صورت آنلاین انجام می گیرد.

تنظیمات سرویس منشی مجازی

با مراجعه به صفحه سرویس منشی مجازی، بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. پس از انتخاب شماره و خرید سرویس نوبت به شخصی سازی می رسد. نخست، پیامد خوشامدگویی دلخواه خود را در پرتال تعریف می کنید. مثلاً:

سلام، شما با دفتر وکالت … تماس گرفته اید. چه طور می تونم کمکتون کنم؟»

بنابراین، منشی تمامی تماسهای شما را با همین الگو پاسخ خواهد داد.

پیام خوشامد گویی دفترشما

سپس نوبت به تعیین اطلاعاتی می رسد که می خواهید منشی تان از تماس گیرنده دریافت کند، شامل نام و نام خانوادگی، شماره تلفن ثابت، همراه، فکس و هر اطلاعاتی که تمایل دارید از تماس گیرندگانتان در اختیار داشته باشید. بنابراین منشی شما تمامی این اطلاعات را از تمامی تماس گیرندگان دریافت می کند.

گرفتن اطلاعات دفترشما

در مرحله بعد شما می توانید پرسشهای متداول به همراه پاسخهایشان را با دسته بندی های منظم مشخص کنید تا منشی تان بر اساس این اطلاعات پاسخ تماس گیرندگان را بدهد.

اگر بخواهید با شماره تلفن ثابت که خریداری کرده اید با شماره ای تماس بگیرید، منشی این کار را برایتان انجام می دهد و تماس را به شما وصل می کند. بنابراین منشی تمامی تماسهای شما را طبق دستورالعملتان پاسخ می دهد، تماسها را به افراد و شماره های تعریف شده توسط خود شما وصل می کند، فکس ها را هم ارسال و هم دریافت و برایتان ایمیل می کند، با مشتریانتان تماس می گیرد و پیگیریهای لازم را انجام می دهد و مخلص کلام این که شما یک منشی تمام وقت و حرفه ای دارید و دیگر هیچ نگرانی ای بابت مدیریت تماسهایتان نخواهید داشت.

ویدیوی زیر مراحل کار با پنل سرویس منشی مجازی را دقیق شرح می‌دهد:

تنظیمات سرویس منشی مجازی 

برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس منشی مجازی در پرتال، راهنمای منشی مجازی «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.

دفتر شما همچنین با همکاری برخی از ارائه کنندگان فضاهای کار اشتراکی امکان اجاره دفتر کار ساعتی و  روزانه را برای مشترکین خود فراهم کرده است. اگر مشترک دفترشما هستید می‌توانید از این طریق اجاره دفتر کار روزانه داشته باشید.

اگر از سرویس های دفتر کار مجازی برای وکلا استفاده کردید، نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.