عصر دیجیتال حاضر زمان مناسبی برای فاصله گرفتن از ساختار سنتی دفتر کار با کمک امکانات دفتر مجازی است.

بسیاری از استارت آپ های جدید زمان و پول کمتری صرف تجهیزات غیر ضروری کسب و کار در عصر حاضر میکنند، مثل هزینه هایی چون اجاره دفتر کار، خرید شماره ثابت، تجهیزات اداری و غیره…

امکانات دفتر مجازیبسیاری از کسب و کارها از تکنولوژی برای عدم استفاده از کاغذ استفاده می کنند و بسیاری از سازمان ها با حذف رفت و آمدهای روزانه برای کار می توانند از راه دور با کارکنان خود در ارتباط باشند.

بنابراین زمان آن رسیده که با مجازی کردن امور و برونسپاری وظایف کاری مان تا بیشترین حد ممکن، متفاوت فکر کنیم. با شناخت رشد محبوبیت خدمات و امکانات دفتر مجازی در سال های اخیر، پاسخ مثبتی پیش روی بسیاری از این سوالات وجود دارد.

مزیت های مجازی شدن

انتخاب خدمات و امکانات دفتر مجازی مزیت های ارزشمند زیادی برایتان خواهد داشت. با این وجود اگر پیش از این یک دفتر معین داشتید، شاید نگران هستید که تغییر روند و استفاده از خدمات  و امکانات دفتر مجازی ممکن است کارکنان تان را از هم گسسته و ناراحت کند.

باید به این نکته توجه کنید که با کنار گذاشتن دفتر کار سنتی (خشت و آجر) و دادن فرصت به کارکنان برای کار در منزل، صدها پوند هزینه های اجاره دفتر و همچنین هزینه های مرتبط با برق، زیرساخت فناوری اطلاعات و سایر تجهیزات را نخواهید پرداخت.

در آمریکا مطالعه ای توسط دانشگاه استنفورد دریافت که شرکت ها اگر به کارکنان اجازه دهند تا در خانه کارهایشان را انجام دهند، به ازای هر کامند ۲۰۰۰ دلار صرفه جویی حاصل خواهد شد.

باید کار از راه دور را به کارکنان فعلی خود معرفی کنید و در عین حال وظایف اجرایی روزانه دفتر کار را به خدمات و امکانات دفتر تمام مجازی ارائه می دهد، برونسپاری کنید. یعنی اینکه باز هم می توانید به تماس های کاری تا به نام شرکت کاملاً حرفه ای پاسخ بدهید و یا تماس ها یا پیام ها به صورت الکترونیکی به شما ارجاع داده می شوند.

صرفه جویی پول با جابجایی کسب و کار

یکی از مزیت های بزرگ استفاده از خدمات دفتر مجازی این است که می توانید فضای ارزشمند محل کار خود را وسعت بخشیده و استفاده بهتری از آن کنید. به عنوان مثال اگر کسب و کارتان به سرعت رشد کند، با هزینه های جابجایی به مکان بزرگ تری مواجه خواهید شد. این کار هزینه های زیادی برای جابجایی به شما تحویل می کند، باید زیرساخت جدید IT را در محل کار جدید نصب کنید تا پاسخگوی نیازهایتان باشد، جابجایی سیستم ضد حریق، هزینه های بیمه کار و چندین هزینه دیگر در انتظار شما خواهد بود.

به جای اینکه برای نیازهای اسکان خود سریعاً جابجا شوید، با باز کردن فضای دفتر کار و تبدیل فضا برای تبدیل به محل کار مولد می توانید مدت زمان بیشتری را در آن مکان بمانید.

برنامه هایتان را عملی سازید

امکانات دفتر مجازیوقتی تصمیم می گیرید که در راستای مجازی کردن دفتر کار خود گام بردارید، پس زمانش رسیده تا اقدام کنید. با توجه به جایی که آغاز می کنید، تغییرات بزرگی پیش رویتان خواهد بود. کار فعالیت یک کار آفرین تنها که می خواهد در خانه یا محل کار اجاره ای کار کند، این کار ساده است زیرا نیازی به چنین دفتر کاری نخواهید داشت. با این وجود برای مالکان کسب و کار معتبر که دفتر سنتی از نوع خشت و آجر دارند، جابجایی و تغییرات اثرات زیادی بر همه افراد خواهد گذاشت. با کارکنان خود جلسه بگذارید و در مورد برنامه انتقال صحبت کنید و ببینید چگونه می توان با رویکرد جدید کارهایتان را انجام دهید.

جابجایی به یک دفتر مجازی به سادگی خارج شدن از یک اطاقک کاری ساده نیست. باید بر سر نحوه فعالیت کارکنان فعلی و مشارکت بروی پروژه ها به توافق نظر برسید. این کار را می توانید از راه دور و از خانه با استفاده از ابزاری مثل Trello انجام داده و به همکاران خود تبادل نظر کنید.

امکانات دفتر مجازی تان را معرفی کنید

هر چه زودتر از خدمات دفتر مجازی خود استفاده کنید، شما و کارکنان سریع تر می توانند به نحوه فعالیت ها عادت کنند و یاد می گیرید تا با آزاد کردن زمان خود بیشتر بروی برنامه های انتقال تمرکز کنید. بدین بجای ایجاد ابهام، درک کافی نسبت به محل کارتان وجود خواهد داشت و راجع به برنامه ها متمرکزتر عمل می کنید و با بسیاری از تغییرات پیش رو به خوبی مقابله خواهید کرد.

چه خدمات و امکاناتی در دفاتر مجازی موجود است؟

هدف اصلی استفاده از دفتر تمام مجازی، جابجایی کامل وظایف دریافت و مدیریت روزانه ای است که به صورت عادی در دفتر کار سنتی و توسط تیمی از کارکنان انجام می گرفت. لازم نیست نگران باشید، “دفتر کار مجازی” به خاطر آزاد کردن زمان تان مراقب همه امور است تا بدون کوچک ترین مزاحمت اعم از تماس تلفنی منحرف کننده یا مواجهه با ورود پست های روزانه به کارهای مهم تان بپردازید.

تصویر کسب و کارتان را بهبود دهید

برای یک شاغل یا کارآفرین تنها که فاقد دفتر کار است، داشتن دفتر کار مجازی کامل می تواند  یک دفتر مجازی حرفه ای برایتان داشته باشد و به تقویت تصویر شرکت تان کمک کند.

مخاطبین بسیاری از مالکان کسب و کار خرد را ممکن است جدی نگیرند، به خصوص اگر می خواهید وارد بازار B2B شوید. اکثر شرکت های بزرگ با افراد تنها معامله نمی کنند، بنابراین نیاز به یک حامی دارید تا شرکت بزرگ را متقاعد به همکاری با شما نماید.

ارتباطات کلیدی ایجاد کنید

امکانات دفتر مجازیوقتی کارکنان و تیم کارکنان دفتر مجازی از راه دور با شما کار می کنند، باید همیشه مطمئن باشید که ارتباطات بین همه افراد به خوبی حفظ می شود. ارتباطات با کارکنان و خدمات باید مستمر باشد، مقوله ای که در دنیای مجازی از درجه اهمیت بالاتری برخوردار است زیرا دیگر محل کار فیزیکی با کارکنان به اشتراک نمی گذارید.

با استفاده از ابزارهای همکاری خوب مثل Trello، ایمیل های اشتراک گذاری شده و انجام جلسات اسکایپ به حفظ ارتباطات کمک می کند، بنابراین باید به همه آگاهی داده و مطمئن شوید که هیچ کس از تیم نادیده گرفته نمی شود.

جلسات اجتماعی را ترتیب دهید

گرچه به یک محل کار مجازی مبتنی بر دیجیتال تغییر رویه می دهید، اما باید زمانی را صرف برگزاری رویدادهای اجتماعی و جلسات نمایید. درحالیکه بسیاری از کارکنان تان موافق حفظ ارتباط به صورت گفتگوی آنلاین هستند، اما باید با بهترین افراد خارج از دنیای مجازی ملاقات داشته باشید تا به تقویت فرهنگ شرکت تان کمک نموده و به آن ها احساس ارزشمند بودن بدهید.

درحالیکه تنظیم دفتر کار مجازی برای یک کارآفرینی تنها ساده است، اما می تواند انتخاب مناسبی برای گسترش شرکت تان باشد. تا زمانی که خدمات ارائه کننده دفتر مجازی حرفه ای را استخدام می کنید، هرگز از ورود به دنیای مجازی پشیمان نخواهید شد.