این مقاله ترجمه شده درباره دستیار مجازی نشان می‌دهد که چطور دستیار یا منشی مجازی مزیت های خود را در امریکا به اثبات رسانیده است و این روزها هم که خوشبختانه می‌شود با پرداخت مبلغ بسیار کمتری نسبت به حقوق منشی از یک دستیار مجازی یا منشی دورکار برای مدیریت تماس های یک کسب و کار برخوردار بود.

مزیت منشی دورکار یا دستیار مجازی چیست؟

منشی‌های دفاتر می‌توانند یک بار اضافی به کسب و کارهای کوچک تحمیل کند. متوسط میزان حقوق دریافتی یک منشی در هر ساعت تقریبا ۲۰ دلار است و این شامل مزایای دیگر (که معمولا در حدود یک‌سوم درآمد سالیانه پرداختی به کارمندان می‌باشد) نمی‌شود. با یک حساب ساده متوجه می‌شویم که یک کسب و کار کوچک بایستی حدود ۳۵۰۰۰ دلار یا بیشتر برای یک منشی دفتر در سال پرداخت کند.

جدا از حقوقی که به یک منشی داده می‌شود، بایستی زمان مورد نیاز برای مصاحبه با نامزدها و سپس استخدام و آموزش دادن به نامزد برتر را نیز در نظر گرفت. بر اساس تحقیقات انجام‌شده توسط مرکز تحقیقات اقتصاد Glassdor، مدت زمان لازم برای مصاحبه و استخدام یک کارمند در حال حاضر به طور متوسط ۲۳ ساعت طول می‌کشد. اما اگر منشی دفتر استعفا دهد یا اخراج شود چه می‌شود؟ نه تنها منجر به زمان و هزینه اضافی می‌گردد، بلکه کسب و کار غالبا اثرات مضر دیگری را نیز تجربه می‌کند، از جمله: کاهش روحیه، کاهش کار تیمی، کاهش بهره‌وری و حتی آسیب رساندن به اعتبار آن کسب و کار.

برای کسب و کارهای کوچکی که از هزینه بالای منشی‌ها خسته شده‌اند، دستیاران مجازی یک جایگزین عالی هستند. دستیاران مجازی مزایای مختلفی را نسبت به منشی‌ها ارائه می‌دهند – تمام وقت و پاره وقت آن ها حتی می توانند نقش مرکز تماس شما را بر عهده بگیرند. چند مورد از قابل توجه‌ترین مزیت‌ها در زیر ذکر شده‌است:

  • برای همان چیزی که استفاده می‌کنید، پول پرداخت می‌نمایید: دستیاران مجازی مانند Davinci Virtual Receptionists بر اساس تقاضا در دسترس هستند. این به این معنی است که شما تنها زمانی که از آن‌ها استفاده می‌کنید، پول پرداخت می‌نمایید.
  • نیازی به کارمندان تمام وقت یا پاره وقت ندارید. دستیاران مجازی کارمندان دائمی نیستند؛ مزایای آن‌ها به وسیله شرکتی که آن‌ها را ارائه می‌دهد، پوشش داده می‌شود.
  • نیازی به صرف زمان برای مصاحبه با افراد ندارید. نیازی نیست وقت ارزشمندی را صرف دیدار و مصاحبه با نامزدهای مختلف برای شغل مورد نظر کنید. شرکتی که دستیاران مجازی برای آن کار می‌کنند، این کار را انجام می‌دهد.
  • تیمی سریع‌العمل با مجموعه مهارت‌های متنوع. شما فقط به مجموعه مهارت‌های یک دستیار مجازی محدود نمی‌شوید، بلکه در صورت نیاز به مجموعه مهارت‌های متفاوت (مثلا مهارت‌های زبانی)، می‌توانید از گروهی از دستیاران مجازی استفاده نمایید.
  • خداحافظی با استخدام‌های بد. نتایج حاصل از استخدام‌های بد دیگر روی کسب و کار شما تأثیر نمی‌گذارد. اگر از یک دستیار مجازی خوشتان نیاید، به راحتی به ارائه‌دهنده‌ی آن دستیار مجازی می‌گویید که قصد داری با یک دستیار مجازی دیگر کار کنید.

 

Customer service woman

بنابراین، یک کسب و کار کوچک چگونه می‌تواند بهترین ارائه دهنده‌ی دستیار مجازی را برای خود تعیین نماید؟ در ادامه چند سوال ارائه می‌گردد که هنگام ارزیابی گزینه‌ها توسط یک کسب و کار کوچک مفید خواهد بود:

۱. نحوه‌های پرداخت مقرون به صرفه و انعطاف‌پذیر

آیا ارائه‌دهنده‌ برنامه‌های مختلفی برای نحوه پرداخت فراهم می‌کند که به شما این امکان را بدهد تا یک پیشنهاد خاص را آزمایش نمایید (بدون این که هزینه آن را بپرداید) یا خیر؟

۲. شماره‌ تلفن‌های رایگان در دسترس

آیا برنامه‌های مختلفی که توسط ارائه دهنده ارائه می‌گردد، شامل شماره‌های رایگان می‌شود؟ شما به چه تعداد نیاز دارید؟ (آیا در برنامه‌ای که شما خریداری کرده‌اید، تعداد شماره تلفن کافی دریافت کرده‌اید؟)

۳. راه‌اندازی پذیرشگر خودکار[۱]

بسیاری از روش‌های مربوط به پذیرشگرهای خودکار نیاز به خرید و تنظیم تجهیزات گرانقیمتی دارند که با قراردادهای بلندمدت همراه هستند. به دنبال روشی باشید که میزبان آن در ابر[۲] و دارای گزینه‌های پرداخت انعطاف‌پذیر باشد.

۴. قابلیت‌های پذیرشگر خودکار

استفاده از یک پذیرشگر خودکار برای نمایش و مسیریابی تماس‌ها قبل از این که تعامل زنده بین یک انسان با یک دستیار مجازی صورت بگیرد، می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شود. شما از تعداد تماس‌گیرنده‌هایی که می‌توانند مشکلات خود را بدون گرفتن وقت دستیار مجازی حل کنند شگفت‌زده خواهید شد. به دنبال یک پذیرشگر خودکار باشید که قابلیت‌هایی از جمله مسیریابی تماس پیشرفته، پیام‌های قابل تنظیم و سایر ویژگی‌هایی که نیازهای کسب و کار شما را برآورده می‌سازد، داشته باشد.

 

۵. هدایت تماس و نمایش

یک‌سری تماس خاص وجود دارد که هیچگاه نمی‌خواهید آن‌ها را از دست بدهید؛ برخی دیگر دارای اولویت پایینی هستند و می‌توان آن‌ها را به پست صوتی هدایت کرد. این جایی است که کسب و کارهای کوچک به قابلیت‌های هدایت تماس که شامل موارد زیر هستند، نیاز دارند: الف) مدیریت single-pane-of-glass از یک وب‌سایت یا برنامه تلفن همراه، ب) هدایت تماس سفارشی، ج) پیام‌های موسیقی انتظار و پیام‌های انتقال سفارشی، د) زنگ‌های سفارشی برای هر تماس گیرنده، ه) قوانین هدایت تماس ساده اما پیشرفته و مبتنی بر زمان تاریخ یا روز هفته، و) مسیریابی تماس به شخص مناسب در یک تیم یا به یک پست صوتی

۶. پست صوتی هوشمند

کسب و کارهای کوچک به دریافتی‌های خود اهمیت می‌دهند، بنابراین یک سیستم پست صوتی که امکان ایجاد پیام‌های تبریک صوتی را برای شما فراهم می‌کند، مهم است. کاربران همچنین می‌توانند از طریق ایمیل و متن پست صوتی را دریافت کنند و مطمئن شوند که پیام‌های مهم را سریع دریافت می‌نمایند – حتی هنگامی که نمی‌توانند برای بررسی پیام‌ها با پست صوتی خود تماس بگیرند.

۷. سرویس کنفرانس صوتی

گاهی اوقات، توانایی برنامه‌ریزی سرویس‌های کنفرانس صوتی برای یک کسب و کار کوچک مهم است. دانستن تعداد خطوط شرکت‌کننده مورد نیاز مهم است و همچنین تأیید آن‌ها در برنامه دستیار مجازی شما جای گرفته‌است.

۸. دقایق نامحدود برای فواصل طولانی

بسیاری از برنامه‌های دستیار مجازی دارای تماس تلفنی محدود برای فواصل طولانی هستند و صورتحسابشان بر حسب دقیقه می‌باشد. علاوه بر این، مبلغ دریافتی آن‌ها بر حسب یک دقیقه کامل است، یعنی حتی اگر فقط یک ثانیه از یک دقیقه گذشته باشد، آن را به عنوان یک دقیقه اضافه دیگر حساب می‌نمایند. در اینجا بهتر است دستیاری را انتخاب نمایید که دارای دقایق نامحدود برای تماس باشد.

۹. فکس اینترنتی

دریافت فکس اینترنتی یک کانال ارتباطی است که توسط مشاغل مختلف برای تبادل اسناد استفاده می‌گردد. کسب و کارهای کوچک نه تنها به ارسال و دریافت نمابر نیاز دارند، بلکه اغلب بایستی آن‌ها را ارسال نمایند – در یک کانال دیجیتال حفاظت‌شده.

۱۰. قابلیت‌های اومنی‌چنل[۳]

کارمندان، مشتریان و شریکان می‌خواهند از کانال‌های ارتباطی مورد نظر خود بر روی دستگاه مورد نظر خود استفاده نمایند. بنابراین، دستیاران مجازی بایستی اومنی‌چنل باشند و بتوان با استفاده از تلفن همراه، متن، ایمیل و چت وب زنده با آن‌ها ارتباط برقرار کرد؛ و همینطور به صورت یکپارچه بین هرکدام از این موارد حرکت کنند. دستیاران مجازی که نمی‌توانند از تمامی این کانال‌ها استفاده کنند، مشکل‌ساز خواهند بود.

۱۱. زمان‌بندی قرارهای ملاقات

دستیاران مجازی باید بتوانند قرارهای ملاقات را در تقویم کل یک تیم کسب و کار کوچک، زمان‌بندی نمایند.

۱۲. ارتباطات خارجی

گاهی اوقات کسب و کارهای کوچک در طیف وسیعی از فعالیت‌ها نیاز به کمک دارند، و این امر اغلب به ارتباطات برون‌مرزی نیاز دارد. اما تماس‌های تلفنی ممکن است تنها یکی از چندین کانال ارتباطی مورد نیاز باشند. نمونه‌هایی از فعالیت‌هایی که دستیاران مجازی می‌توانند انجام دهند شامل تماس‌ها و ایمیل‌های جذب مخاطب هدف[۴]، زمان‌بندی قرارهای ملاقات خارجی، تماس‌ها و ایمیل‌های پیگیری، تمدید اشتراک و فروش، بررسی و تحقیق در رابطه با بازار و سرویس‌های تأیید شخص ثالث می‌باشد.

۱۳. پردازش سفارش

در برخی موارد، ممکن است کسب و کارهای کوچک پردازش سفارش را به یک شخص ثالث بسپارند. در موارد دیگر، ممکن است آن‌ها نیاز به اضافه کردن یک تیم داخلی برای رسیدگی به سفارشات باشند. این جایی است که یک دستیار مجازی می‌تواند در جمع‌آوری اطلاعات پرداخت، ارسال مرسوله و موارد مربوط به صورتحساب مفید باشد.

۱۴. خدمات مشتری

مشتریان از طریق چند کانال ارتباطی برای طرح سوالات، شکایات و درخواست خدمات به مشتری استفاده می‌کنند. دستیاران مجازی باید از طریق همان دستگاه و کانال ارتباطی مورد استفاده مشتری، پاسخ‌های خود را ارائه دهند.

۱۵. دو زبانه بودن

بسته به ماهیت کسب و کار یک شرکت و موقعیت این کسب و کار، دستیاران مجازی دو زبانه – یعنی کسانی که به زبان انگلیسی و اسپانیایی صحبت می‌کنند – برای ارائه به مشتریان مهم هستند.

۱۶. خدمات اداری

برای مدیریت یک کسب و کار کوچک به زمان و تدارکات زیادی نیاز است. دستیاران مجازی می‌توانند به زمان‌بندی تحویل‌ها، برنامه‌ریزی سفر، کمک به مشتریان، ارائه پشتیبانی از جلسات و موارد دیگر کمک فراوانی کنند.

من می‌توانم موارد بیشتری را به فهرست بالا اضافه کنم، اما این‌ها یک نقطه شروع عالی هستند. اداره‌ی یک کسب و کار کوچک هیچگاه آسان نیست. اما با کمک دستیاران مجازی، این امر را می‌توان آسان‌تر، کارآمدتر و موثرتر انجام داد.

منبع: intelligent office

[۱] Auto receptionist

[۲] The cloud

[۳] Omni channel کانال همه‌کاره

[۴]  lead-generation