داستان دفتر کار مجازی از زبان مدیرعامل دفترشما
در دنیای رقابتی کسب و کار، پایین آوردن هزینه ها و سرعت در عرضه خدمت شرط اول موفقیت است. دفتر کار مجازی، جایگزینی مدرن برای دفتر کار امروزی است و شما را از صرف هزینه و زمان زیاد برای اجاره دفتر کار، استخدام منشی و حتی خرید خط تلفن ثابت تهران بی نیاز می کند.
«دفتر شما» عرضه کننده خدمات ارتباطی در حوزه دفتر کار مجازی در ایران است. با استفاده از خدمات «دفتر شما» با خیالی آسوده و با هزینه ای بسیار پایین تر کسب و کار خود را راه اندازی کنید و به سرعت گسترش دهید و فقط روی موفقیت خود تمرکز کنید.
علی دشتی مهندس سخت افزار و مدیر عامل استارتاپ دفتر شما مهمان این هفته کالاسودا و پاسخگوی سوالاتشان در خصوص راه اندازی این استارتاپ و چالشها و اهداف آن بوده است.
در خصوص ایده نخست این کسب و کار، چه شد به فکر افتادید چنین راهکاری را شروع کنید؟ و چه هدفی را از طراحی این کسب و کار دنبال می‌کنید؟
بنده خیلی معتقد به اینکه ایده به ذهن فرد خاصی رسیده باشد نیستم. اما طبیعتا ایده اولیه از تقاضای مشتریان به وجود آمد که بخاطر تحریمها دفاتر داخل و خارج ایران شان باید به یک نحوی به یکدیگر مرتبط می‌شد. اما محصولی وجود نداشت. پس این جرقه در ذهن ما زده شد که برای شرکتهای داخلی که در تهران هستند و بضاعت مالی کافی برای اجاره دفتر کار و استخدام منشی و هزینه های جاری ندارند، نیز می‌تواند مفید باشد.
در طی این ۵ سال فعالیتی که داشته ایم، به مرور زمان بر اساس نیازهای مشتریانِ بومی مان خدمات را متحول کردیم، به بلوغ رساندیم و به چیزی شد که اکنون می‌بینید تبدیل کردیم.
فرهنگسازی نیز از اقداماتی بود که انجام دادیم تا مخاطبان به این نتیجه برسند که لازم نیست برای مدیریت یک کسب و کار باید حتما جایی را اجاره یا خریداری کنند و افرادی را استخدام کنند. بلکه می‌توانند از خدماتی مثل خدمات ما استفاده کنند تا کسب و کارشان را پیش ببرند، هزینه هایشان را پایین بیاورند و در این رکود اقتصادی به بهره وری و سود برسند.
منشی مجازی… دفتر کار مجازی … تلفن گویا… این اصطلاحات دقیقاً به چه معنا هستند؟
دفتر شما در واقع خدمات ارتباطی آنلاین عرضه می‌کند. به کسب و کارهایی که خدمات ارتباطی تامین می‌کنند، دفتر کار مجازی هم گفته می‌شود. اما شاید نام صحیح آن مرکز تماس آنلاین باشد، چون ما خدماتی چون تلفن گویا داریم که در آن کاربران می‌توانند از طریق پورتال آنلاین دفترشما، یک سانترال کاملا حرفه ای در اختیار داشته باشند و بتوانند تنظیمات خاص خودشان را به صورت ۲۴ ساعته انجام دهند.
کاربران می‌توانند از طریق پورتال آنلاین دفترشما، یک سانترال کاملا حرفه ای در اختیار داشته باشند و تنظیمات خود را به صورت ۲۴ ساعته انجام دهند.
کاربران در بسته های منشی نیز می‌توانند از طریق پورتال آنلاین دستورالعمل منشی خود را تعیین کنند. یعنی مشتری به صورت آنلاین اعلام می‌کند که می‌خواهد منشی در هنگام خوشامدگویی چه چیزی بگوید و چه سؤالهایی بپرسد و خط را به چه کسی وصل کند. دقیقا مثل منشی ای که در دفترشان نشسته است، با خدمات ارتباطی مانند فکس، تلفن گویا، پست صوتی و منشی. با پیشرفت تکنولوژی، اکنون ارتباطات خیلی قوی تر می‌شود و نیاز به داشتن دفتر کار یا یک فضای فیزیکی روز به روز کاهش می یابد. این تغییر برای بسیاری از کسب و کارها جذاب است که بتوانند در این شرایط خودشان را رشد دهند.
مشتریان شما چه کسانی هستند و استقبالشان از خدمات شما چگونه بوده است؟
“استقبال واقعا فراتر از انتظار ما بوده است. بخشی از این موفقیت به این دلیل بود که تیم برنامه نویسی ما بعد از دو سال که یک شرکت دانش بنیان بودیم توانست نرم افزار مرکز تماس آنلاین را اماده کند. بازخوردهای بسیار خوبی از این نرم افزار گرفتیم. مهمتر از همه، تیم مارکتینگ ما اطلاع رسانی به کسب و کارها را شروع کرد. همه اینها باعث شد در این چند ماهه بازخورد خیلی خوبی از کسب و کارها بگیریم.
ما به چشم خود روند رشد و پیشرفت کسب و کارهایی که از خدمات ما استفاده می‌کنند را می‌بینیم. بیشتر مشتریانمان کسب و کارهای تجارت الکترونیک هستند. همچنین مشاغل خانگی، فریلنسرها، مدرسان خصوصی، وکلا، بازاریابان دیجیتالی، افرادی که در کار ساخت و ساز ساختمان و کسب و کارهایی که در شهرستان هستند، مشاوران، شرکتهای تولیدی و بازرگانی از جمله مشتریان ما هستند.
برای انجام این کار اسپانسر خاصی داشتید یا با سرمایه شخصی شروع کردید؟ سرمایه اولیه این کار حدوداً چقدر بود؟
تا این لحظه نزدیک به ۴ میلیارد تومان هزینه کرده‌ایم. بیشتر سرمایه به صورت مشارکتی در میان همکاران تامین شده. بخشی هم از طریق وام هایی بوده که شرکت دریافت کرده و هم سرمایه خانوادگی بوده است. در حال حاضر اسپانسر نداریم، اما در مرحله ای هستیم که برای رشد این بیزینس به دنبال یک سرمایه گذار استراتژیک هستیم که به ما در رسیدن به هدفمان که ۱۰۰ هزار کسب و کار در کشور است کمک کند..
چشم انداز ۵ سال آینده تان از نظر مادی و معنوی چیست؟
در ۵ سال آینده می‌خواهیم علاوه بر گسترش خدماتمان به دیگر شهرها، اپراتورهایی در شهرستان ها به صورت دورکاری یا ریموت استخدام کنیم. هدف دیگرمان این است که در کمپینی مشارکتی به نام همتوان این است که بتوانیم برای هموطنان معلولمان که رفت و آمد برایشان مشکل است، کارآفرینی در منزل ایجاد کنیم. به همین منظور کارگاههای آموزشی نیز برای این عزیزان برگزار کرده‌ایم. بنابراین از طریق نرم افزاری که داریم آنها نیز می‌توانند از منزل پاسخگوی تماس ها باشند.
یکی از فعالیتهای دفترشما راه اندازی کمپین همتوان بود. هدف کمپین همتوان کمک به اشتغال معلولان جسمی حرکتی است.
فکر میکنم در ۵ سال آینده حتما به بازار منطقه نیز ورود پیدا خواهیم کرد. چون نرم افزار ما به زبانهای مختلف قابل تبدیل است.
در این مدت چه مشکلاتی داشتید؟ و کدام نهاد از شما به عنوان یک استارتاپی حمایت کرده است؟
سازمان فناوری اطلاعات سازمانی است که حامی ما بوده و از وامها و کمکهای آنها استفاده کردیم. طبیعتا بدون همکاری این دوستان انجام این کار ممکن نبود. البته راه درازی پیش رو داریم و چون این سرویسها هنوز در ایران جدید است، باید برای فرهنگسازی آن زمان و انرژی صرف کنیم. این تکنولوژی در حال حاضر در دنیا ده ساله است که به نام Live Receptionist و Hosted IVR شناخته می‌شود. شاید به جرئت بتوان گفت پیاده سازی این نرم افزار در ایران مشابه ده کشور برتر دنیا است که از این تکنولوژی استفاده می‌کنند.
بنابراین بیزینس مدل شما بومی شده است؟
بله قطعا بومی شده است، طراحی بسته ها و حتی دیزاین ها و نوع سیستم کاملا متفاوت است. کاربر ما دارای سطحی از دانش است و مدل ما باید بر اساس ان سطح دانش طراحی شود..
اگر زمان به عقب برگردد چه کارهایی می‌کنید که نکرده‌اید؟ چه کارهایی را دیگر انجام نمی‌دهید؟
قطعا زمان، انرژی و سرمایه بیشتری را به فرهنگسازی اختصاص می‌دهم. و قطعا تیم مارکتینگ خوبی که در حال حاضر در شرکت است را خیلی زودتر گردآوری می‌کردم. فکر میکنم چیزی که در مجموعه های فنی مثل ما به آن کم توجه می‌شود، بحث مارکتینگ است.
البته مارکتینگ در اینجا به معنای سنتی آن مانند تراکت پخش کردن نیست، بلکه به معنای یک صدای واحد، یک فرهنگسازی، یک گویش و یک حرف مشترک است که از داخل شرکت به گوش مخاطب برسد. خیلی مهم است که یک مدیر، کاری که دارد انجام می‌دهد و ارزشی که ایجاد می‌کند را به گوش جامعه هدف خود برساند. پس در کنار کنار امور فنی، حتما باید به فرهنگسازی و اطلاع رسانی و به روش مارکتینگ توجه داشته باشیم.
کسب و کار شما برای اینکه این صدا را به گوش مخاطب برساند، از چه پلتفرمهایی به عنوان کانالهای ترفیع استفاده کرده است؟ کدام یک را در ایران بیشتر از بقیه کاربردی می‌دانید؟
ما از شبکه های اجتماعی، محتوای روی سایت، تبلیغات گوگلی، تبلیغات مختلف اینترنتی مانند بنر، تبلیغات دیجیتال ، شرکت در نمایشگاه هایی مانند الکامپ و … برای معرفی خدمتمان استفاده کردیم. ما با بیشتر شتابدهنده های معروف کشور همکاری کردیم و تفاهم نامه امضا کرده ایم و به آنها خدمات ویژه می‌دهیم. در حال حاضر به نظر بنده تبلیغات گوگلی سودآوری بیشتری نسبت به بقیه دارد.
تیم شما چند نفره است و برای چند نفر اشتغال زایی ایجاد کرده اید؟
ما در ابتدا کار را با ۳ نفر شروع کردیم و در حال حاضر اعضای تیممان به ۲۰ نفر می‌رسد که از تیمهای اپراتوری، مارکتینگ، فروش و پشتیبانی، برنامه نویسی و فنی و بخش مالی تشکیل شده است.
حضور تیم دفترشما نمایشگاه
با توجه به اینکه یک کسب و کار فنی هستید، از چه ابزارها و نرم افزارها و زبانهای برنامه نویسی خاصی استفاده کردید؟
ما از سال ۸۳ در حوزه نرم افزار و سخت افزار فعالیت می‌کردیم و اخرین نرم افزاری که قبل از راه اندازی دفتر شما تولید کردیم، نرم افزار جامع مدیریت ناوگانهای دریایی بوده است. بنابراین تجربه خوبی در تولید نرم افزار تحت وب داشتیم. نرم افزار مرکز تماس دفتر شما متشکل از قریب به ۲۰ سرور است که در حال ارائه این سرویس است و هر قسمت آن با یک زبان به خصوص نوشته شده است.
بخش عمده آن با برنامه نویسی تحت دات نت و قسمتی برنامه نویسی تحت لینوکس است که از برنامه نویسی خاص و دیتا بیسهای خاص خود بهره می‌برد. در واقع یک سیستم مالتی پلتفرم است که اموری از قبیل تبدیل متن به گفتار را در سیستم تلفن گویا با استفاده از سیستم لینوکسی انجام می‌دهیم. در قسمت اپلیکیشن سرور، که حسابرسی به امور کاربران را انجام می‌دهد، از زبان برنامه نویسی دات نت استفاده شده و پلتفرم آن ویندوزی است. سایت ما در حال حاضر تحت وب و هماهنگ با نسخه موبایل است و انشالا سال آینده از اپلیکیشنمان نیز رونمایی خواهیم کرد.
