بیشتر کارآفرینان آرزو می کنند بهتر بتوانند زمان خود را مدیریت کنند و بیشترین بهره وری در کار را داشته باشند. فقط ۸ ساعت در یک روز کاری استاندارد وجود دارد، اما شما احساس می کنید که هر روز ۲۰ ساعت کار دارید!

راه حل های قانونی بسیاری برای این معضل وجود دارد. یکی از با ارزش ترین استراتژی ها یادگیری تفویض اختیار برای کاهش کل کار شما است. همچنین می توانید کارهای خاصی را خودکار کنید بنابراین دیگر نیازی به مدیریت فعال آن ها ندارید.

اما هنگامی که از همه این تاکتیک ها استفاده کردید، تنها یک راه حل واقعی برای بیشترین بهره وری در کار خود باقی خواهید ماند: مدیریت زمان. تنها با مدیریت بهتر وقت می توانید بیشترین تعداد کارها را در روز انجام دهید.

توصیه های زیادی در مورد مدیریت زمان موثر وجود دارد، اما برخی از آنها متناقض هستند، من یکی از مهمترین رویکردهای مدیریت زمان را پیدا کرده ام و یک منبع تکراری از بیشترین بهره وری در کار، ریشه در یک مفهوم ساده دارد: اتکا به توقف های زمانی کوچکتر

بیشتر بخوانید: دو تکنیک افزایش بهره وری که رهبران موفق به کار می‌برند

منظور از وقفه های زمانی چیست؟

منظور از وقفه های زمانی برای بیشترین بهره وری در کار چیست؟

وقفه های زمانی، فواصل زمانی است که می توانید برای برنامه ریزی کارها برای روز کاری خود استفاده کنید. بیشتر افراد از وقفه های یک ساعته یا نیم ساعته استفاده می کنند تا بیشترین بهره وری در کار را داشته باشند. به عنوان مثال، آنها ممکن است یک ساعت را به جلسه صبح، نیم ساعت را برای جبران نامه های ایمیل، نیم ساعت را برای جلسه مشتری و یک ساعت را برای یک پروژه سرآمد اختصاص دهند.

این سیستم و این راهکار موثر است زیرا به شما کمک می کند مدت زمان انجام هر کار را تخمین بزنید، به شما کمک می کند کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید و به شما امکان می دهد اولویت های روز خود را به طورمناسب تنظیم کنید.

مشکل این است که اگر فقط از وقفه های  ۳۰، ۴۵ یا ۶۰ دقیقه ای استفاده می کنید، مزایای کامل این استراتژی را نخواهید داشت. درعوض، شما باید با فواصل بسیار کمتری کار کنید.  مثل (۵ تا ۱۰ دقیقه)  (استراتژی معروف ایلان ماسک)

مقابله با قانون پارکینسون

مقابله با قانون پارکینسون

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از وقفه های زمانی کوچکتر این است که به شما امکان می دهد اثرات قانون پارکینسون را خنثی کنید. در صورت عدم آشنایی، قانون پارکینسون یک ضرب المثل غیر رسمی است که بیان می کند که هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده است طول می کشد.

به عبارت دیگر، اگر برنامه ای را برای یک ساعت برنامه ریزی کنید، احتمالاً یک ساعت یا تقریباً یک ساعت طول می کشد. اما اگر محدودیت های زمانی محدودتری را اعمال کنید، طبیعتاً تمایل دارید که کار را سریعتر به پایان برسانید.

این امر به ویژه برای مواردی مانند جلسات که از رویکردهای برنامه ریزی رنج می برند بسیار مفید است. به جای در نظر گرفتن زمان اتمام در ۳۰ دقیقه، زمان اتمام را ۲۰ یا ۲۵ دقیقه در نظر بگیرید. به احتمال زیاد، تفاوت زیادی را متوجه نخواهید شد، اما بلافاصله زمان بیشتری را برای روز خود آزاد خواهید کرد.

وقفه های زمانی و بیشترین بهره وری در کار

وقفه های زمانی کوچکتر نیز بسیار مشخص تر از نمونه های بزرگتر هستند و به شما امکان می دهند با دقت بیشتری هزینه زمان خود را تخمین بزنید و اندازه بگیرید. این به نوبه خود به شما این امکان را می دهد که  منابع اتلاف وقت را با سهولت بیشتری شناسایی کنید. هرچه از نحوه صرف وقت خود آگاهی بیشتری داشته باشید، به طور موثرتری قادر به تغییر عادت ها در محیط کار  و رسیدن به اهداف خود خواهید بود.

بیشتر بخوانید: هشت تکنیک روانشناسی برای افزایش بهره وری در کار

کنترل زمان استراحت برای بیشترین بهره وری در کار

کنترل زمان استراحت برای بیشترین بهره وری در کار

فواصل زمانی کوتاه تر (وقفه ها) بهترین راهکار برای بیشترین بهره وری در کار است.  وقفه ها تأثیر مثبت قابل اندازه گیری دارند، هم باعث کاهش استرس و هم افزایش بهره وری می شوند و باید در طول روز انجام شوند. مشکل اینجاست که وقتی احساس غرق شدن در کار می کنیم، استراحت به نظر غیرممکن (یا علامت تنبلی) محسوب می شود. اگر بتوانید جلسه ای را ۵۵ دقیقه (به جای ۶۰ دقیقه) یا یک پروژه را به مدت ۲۰ دقیقه (به جای ۳۰ دقیقه) برنامه ریزی کنید باعف افزایش بهره وری در کار شده اید.

همچنین می توانید وقفه ها را با نظم بیشتری برنامه ریزی کرده و طول و مکان را آزمایش کنید. در نهایت، یک ریتم زمانی پیدا خواهید کرد که موجب بهره وری می شود بدون اینکه حواس پرتی در کار داشته باشید و هیچ یک از اولویت های دیگر شما از این تغییر رنج نمی برد و موجب توسعه کسب و کار می شود.

مسائل مربوط به استراتژی

هیچ یک از این موارد به این معنی نیست که وقفه های زمانی کوچک یک استراتژی کامل هستند، یا اینکه تضمین شده اند که برای هر فردی کار می کنند. برخی از مسائل مربوط به این استراتژی وجود دارد. برای مبتدیان، برنامه ریزی روز خود در فواصل پنج دقیقه بسیار بیشتر از برنامه ریزی آن در چند ساعت زمان می برد. علاوه بر این، موارد اضطراری و وابستگی بیشتری برای نگرانی وجود دارد. اگر یک کار پنج دقیقه ای ۱۰ دقیقه طول بکشد، ناگهان بقیه روز شما به عقب رانده می شود. و البته، این استراتژی برای برخی از انواع کارگران بهتر از برخی دیگر کار خواهد کرد.

هنوز هم می توان بیشتر این نکات منفی را جبران کرد. به عنوان مثال، اگر بیش از حد وابستگی دارید و نگران هستید، می توانید وقفه های کوچک ایجاد کنید که می توانید کارهای خود را دنبال کنید. اگر شما فردی هستید که با رویکردهای متداول در مدیریت زمان دست و پنجه نرم می کنید، این استراتژی را امتحان کنید و ببینید آیا برای شما بهتر کار می کند یا خیر. ممکن است از نتایج متعجب شوید.

شما برای بیشترین بهره وری در کار چه پیشنهادی دارید؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.

منبع: Entrepreneur