معمولا مشترکین تلفن گویا دفترشما بعد از تنظیم پیغام خوشامدگویی، که یک صدای ضبط شده با کامپیوتر یا صدای خودشان است، در گام بعدی به سراغ مسیریابی تماس می‌روند. مسیریابی تماس چیست و چطور این مسیریابی شخصی سازی می‌شود؟

سرویس تلفن گویای دفتر شما چیست؟

تلفن گویا سرویسی است به تماس‌گیرنده امکان می‌دهد با انتخاب داخلی، به فرد موردنظر در کسب و کار شما متصل شود. مشترکین «دفترشما» بدون نیاز به هیچ گونه تجهیزات، نرم افزار و سخت افزاری می‌توانند این سرویس را خریداری کنند و تماسهای کسب و کارشان را به دلخواه خود مدیریت کنند. برای استفاده از سرویس تلفن گویا «دفترشما» فقط به تلفن همراه نیاز دارید.

مسیریابی تماس

مسیریابی تماس در تلفن گویا

مسیریابی تماس یک ویژگی مدیریت تماس برای سرویس های تلفن گویا است که براساس تنظیمات برای شخص یا گروه خاصی از افراد فرستاده می شود. مسیریابی تماس قبل از آنکه شخصی در قسمت دریافت کننده تماس را بگیرد، اتفاق می افتد.

مسیریابی تماس را می توان با دستورالعمل های کاربر و ویژگی های تماس، مانند میزان تماس، زمان روز، تنظیمات زبانی تماس گیرنده، بخش درخواست شده و در دسترس بودن نماینده برقرار کرد.

بیشتر بخوانید: تلفن اینترنتی، مزایا و سوالات متداول

مسیر یابی تماس در سرویس تلفن گویا چگونه شخصی سازی می شود؟

هنگام خرید این سرویس یک خط تلفن ثابت به انتخاب خودتان به شما واگذار می‌شود. پس از خرید سرویس تلفن گویا، با مراجعه به پورتال آنلاین «دفترشما»، در بخش تنظیمات تلفن گویا، می‌توانید موارد مختلفی را مانند پیام آغازین، آوای انتظار، داخلیها و اولویت دایورت تماس، مسیریابی تماس، زمانبندی سرویس برای ساعات و روزهای کاری و غیرکاری شخصی سازی کنید.

ساده ترین شخصی سازی

ساده ترین مسیریابی تماس معمولا به این شکل است که در پیغام ضبط شده از تماس گیرنده درخواست می‌کنید برای ارتباط با بخش مربوطه عدد یک را شماره گیری کنند و تماس به موبایل شما منتقل می‌شود. به همین شکل می‌توانید داخلی‌های متعدد مشخص کنید تا با فشردن سایر کلیدها تماس به شماره‌های درخواستی منتقل شود.

بدون واسطه

خیلی‌ها هم ترجیح می‌دهند تماس بدون پخش این پیغامی مستقیماً به موبایل خودشان منتقل شود. برای این کار مشترکین دفترشما می‌بایست در تنطمیات کلیدها و داخلی‌ها گزینه «عدم ورودی» را انتخاب کنند.

بیشتر بخوانید: ابزار تماس رایگان فون وب: عملکرد و مزایا

منوهای تو در تو

تماس گیرنده با شماره گیری داخلی به منوی دیگری هدایت می‌شود که آن منو هم بخش‌های زیادی دارد. شما در هنگام شخصی سازی تنظیمات تلفن گویای دفترشما می‌توانید منوها تو در تو ایجاد کنید.

زمانبندی

مسیریابی تماس بر اساس زمان است مثلا اگر تماس گیرنده در ساعات غیر اداری تماس بگیرد، به صندوق صوتی هدایت شده تا برای شما پیغام بگذارد.

مسیریابی برای تماس همزمان

شما می‌توانید در هنگام مسیریابی، اولویت تماس برقرار کنید. به این شکل که در صورت پاسخگو نبودن روی شماره‌ای که تماس دایورت شده، تماس به شماره دیگری انتقال پیدا کند. در تلفن گویا دفترشما به این شیوه می‌توانید تا ۳۲ تماس همزمان داشته باشید.

بیشتر بخوانید: همه چیز درباره خط چهار رقمی مخابرات

مسیریابی جغرافیایی

مسیریابی تماس شکل‌های پیشرفته‌تری هم دارد. در این روش سیستم VoIP می‌تواند با شناسایی سرشماره تماس‌گیرنده، موقعیت مکانی او را تشخیص ‌دهد و مسیریابی را انجام ‌دهد و تماس را به شعبه نزدیک به تماس‌گیرنده وصل کند.

بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره خط voip بدانیم

مزایای مسیریابی تماس

مسیریابی تماس برای شرکتها در هر اندازه و صنعتی ویژگی ارزشمندی است. مشاغل کوچک، کارآفرینان، بنگاه های اقتصادی با هزاران مشتری و تیم های پشتیبانی و فروش، همگی از تماس موثر با نیروی کار خود سود می برند.

فرآیندهای موثر و سازگار

مسیریابی تماس بهره وری و کارایی را بهبود می بخشد. براساس الگوریتم های از پیش تعریف شده، تماس ها به مناسب ترین فرد منتقل می شوند.

مسیریابی تماس

بهره وری را افزایش می دهد

در نتیجه، زمان انتقال تماس کاهش می یابد و با ضبط جزئیات تماس گیرنده مانند شماره تلفن و کد منطقه، همراه با استفاده از پیکربندی های سیستم تلفن گویا و در دسترس بودن عامل، تماس را به کارآمدترین حالت هدایت می کند.

پاسخ دهی سریعتر

با اجازه دادن به پاسخ سریعتر به تماسهای دریافتی، زمان پاسخگویی و رسیدگی به تماس کاهش می یابد، در نتیجه رضایت مشتری بهبود می یابد. تماس گیرندگان با حداقل تأخیر به نمایندگان اختصاص داده شده هدایت می شوند.

بیشتر بخوانید: آشنایی با بهترین اپلیکیشن های ضبط مکالمات تلفنی

 محیط کار چند منظوره 

تلفیق مرکز تماس شما با CRM و سایر بسترهای ارتباطی مانند شبکه های اجتماعی و گفتگوی زنده به مشتریان این امکان را می دهد تا با نمایندگان به گونه ای مناسب ارتباط برقرار کنند. این نه تنها نتیجه بهتری دارد، بلکه کل تیم می توانند ارتباطات قبلی و تاریخچه مشتری را مشاهده کنند و با ویژگی هایی مانند کنفرانس تلفنی و انتقال آسان تماس، نمایندگان کارآمدتر و موثرتری هستند.

بهره وری را بالا می برد

با کمک مسیریابی تماس، تماس هایی که برای آنها آموزش دیده اند به نمایندگان اختصاص می یابد و از آنجا که آنها دارای تخصص و دانش موضوعی مورد نیاز هستند، این امر اعتماد به نفس تماس آنها را افزایش می دهد و همچنین باعث بهبود بهره وری می شود.

مسیریابی تماس

بالا رفتن بهره وری

از آنجا که آنها قبلاً به اطلاعات تماس گیرنده قبل از پاسخگویی به تماس دسترسی داشتند، می توانند در یک بحث معنادار شرکت کنند که منجر به بهبود رضایت و وفاداری مشتری شود.

بیشتر بخوانید: آگهی بدهید، اما شماره تلفن خود را ندهید!

کاهش هزینه های مرکز تماس 

با پاسخ سریعتر به تماس و انتقال آن به مناسب ترین نماینده یا بخش، تجارت شما شانس حل پرسش مشتری در اولین تماس را بهبود می بخشد. از آنجا که مشتری می تواند بدون اینکه چندین بار تماس بگیرید، مشکلش برطرف شود، مشتریان  راضی تر و هزینه های خود را نیز کاهش می دهید.

مدیریت بهتر کارمندان

از آنجا که مسیریابی پیشرفته بسیار موثر است، کارمندان می توانند از مهارت های خود برای حل مشکلات خاص مشتری با صلاحیت و اطمینان استفاده کنند و با استفاده از سیستم هایی برای به دست آوردن داده های استفاده، از جمله تعداد کل تماس ها، زمان صرف شده برای هر تماس، زمان انتظار و غیره، که برای اهداف گزارشگری استفاده می شود، مدیران می توانند KPI ها را ارزیابی کرده و تصمیم های بهتری بگیرند.

بیشتر بخوانید: خرید خط تلفن مجازی تهران در ۵ دقیقه

افزایش رضایت مشتری

در طول این مقاله، رضایت مشتری عاملی است که بسیاری از مزایای مسیریابی پیشرفته را شامل می شود. مشتری از تماس مجدد و توضیح دادن همان گفتگوی قبلی برای یک نماینده دیگر بیزارند، چون که مجبورند جزئیات و مسئله خود را تکرار کنند.

با اطمینان از اینکه مشتری اولین بار با نماینده مناسب صحبت می کند، رضایت بسیار بالاتری را تجربه می کنند. و گزینه های برگشت تماس ناراحتی آنها از انتظار در صف را کاهش می دهد.

خبر خوب: رایگان امتحان کنید

حتی اگر مشترک دفتر شما هم نیستید، این امکان را دارید که با ورود به سایت دفترشما، دو هفته به صورت رایگان تلفن گویای دفترشما را امتحان کنید و خودتان تنظیمات مسیریابی آن را شخصی سازی کنید.