کسب و کار

مرکز تماس مجازی چیست و چگونه راه اندازی می‌شود؟

این مقاله را از تلفن همراه، رایانه یا لپ تاپ خود می‌خوانید نگاهی به اطرافتان بیندازید. آیا در دفترکار خود هستید؟ در خانه هستید؟ دوست داشتید در کجا قرار باشید؟ با مرکز تماس مجازی، شما و تیمتان می‌توانید از استقرار اجباری در دفترکار خود رها شوید و در هر جایی که دوست دارید کار کنید.

در ادامه به شما خواهم گفت که چگونه خود و تیم مرکز تماستان را از پاسخگویی به تماس‌ها در دفترکارتان رها کنید.

مرکز تماس مجازی چیست؟

با افزایش سیستم‌های تلفنی ویپ، دیگر نیازی به اینکه همه‌ی اپراتورهای مرکز تماس در دفترکار حضور داشته باشند نیست. مراکز تماس مجازی نیز خدمات مشابه مرکز تماس سنتی را به مشتریان و کسب و کارهای شما می‌دهند.

در واقع یک مرکز تماس مجازی در عملکرد مشابه مراکز تماس سنتی عمل می‌کند. اگرچه توسط یک موقعیت مکانی فیزیکی یا ساعات کاری مشخصی محدود نشده است اما اپراتورهای مرکز تماس می‌توانند از خانه، فضای دفترکار یا هر جای دیگری که بتوان به اینترنت متصل شد کار کنند.

نرم افزار مرکز تماس مجازی برای برقراری و پاسخگویی تماس از طریق اینترنت از سیستم تلفن ویپ کسب و کار استفاده می‌کند. از این روش، تنها چیزی که اپراتورهای شما برای برقراری تماس نیاز دارند لپ تاپ، رایانه یا تلفن همراهی است که یک اتصال پایدار به اینترنت داشته باشد.

در همین رابطه بخوانید: سامانه مدیریت مرکز تماس چیست و چگونه کار می‌کند؟

 

مزایای مرکز تماس مجازی چیست؟

در حالی که شما فکر می‌کنید اگر اپراتورهای شما در خانه‌ی خود کار کنند منجر به ریسک‌های امنیتی و کاهش بهره وری می‌شود اما توسعه‌های فناورانه‌ی اخیر این نگرانی را از بین برده است.

کار کردن در خانه حواس پرتی‌های کمتری را ایجاد می‌کند و امنیت داده‌ها در نرم افزار مرکز تماس از همیشه قوی‌تر شده است. در واقع مزایای مرکز تماس مجازی از ریسک‌ها بیشتر است. بیایید به اتفاق یکدیگر به برخی از مزایای اصلی مرکز تماس مجازی برای کسب و کار نگاهی بیندازیم.

1. پاسخگویی به تماس‌ها در هر مکان و زمان

یکی از مزایای قابل توجه مرکز تماس مجازی نسبت به مرکز تماس سنتی این است که اپراتورهای شما می‌توانند هر جایی که هستند در هر زمان از شبانه روز به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند. این باعث می‌شود به اپراتورهای با مهارتی که در شهر دفترکارتان ساکن نیستند نیز دسترسی داشته باشید و چون نیازی نیست برای پاسخگویی به تماس‌های مشتریان در دفترکار حضور داشته باشند از آن‌ها در کسب و کارتان بهره ببرید. این موضوع باعث می‌شود برای فراهم کردن خدمات مشتریان فوق العاده و افزایش فروش از اپراتورهای با تجربه‌تر و حرفه‌ای‌تری استفاده کنید.

همچنین مرکز تماس مجازی به تیم شما اجازه می‌دهد بدون افزایش هزینه‌های عملیات به صورت شبانه روزی کار کنند. نگه داری دفترکاری که به صورت 24 ساعته دایر است هزینه‌های بالایی دارد اما با مرکز تماس مجازی نگران این موضوع نباشید. شما می‌توانید تیم خود را در بازه‌های زمانی مختلف برای رسیدگی به تماس‌ها قرار دهید یا باید افرادی را استخدام کنید که در شیفت شبانه کار کنند.

 

2. رصد لحظه‌ای تماس‌ها

توانایی استفاده از رصد لحظه‌ای تماس در مرکز تماس مجازی وجود دارد. با یک رابط کاربری خواهید توانست کلیه‌ی شماره‌ها، دستگاه‌ها، صف تماس و تماس‌ها را رصد کنید. این نرم افزار رصد پارامترها و امتیازهای کیفیت هم دارد.

این باعث می‌شود از اینکه اپراتورهای شما بهترین پشتیبانی ممکن را در تماس‌های ورودی برای مشتریان رقم می‌زنند و در تماس‌های خروجی نیز از بهترین روش‌ها برای افزایش نرخ تبدیل استفاده می‌کنند اطمینان پیدا کنید.

در همین رابطه بخوانید: مرکز تماس چه امکاناتی در اختیارتان قرار می دهد؟

 

4. مشارکت بهتر کارمندان

در یک مرکز تماس خدمات مشتریان نمایندگان شما هستند و تیم فروش نیز برای عملکردها ضروری هستند. برای اپراتورهای مجازی که کارآمد هستند و عملکرد خوبی دارند نیاز است که مشارکت کارمندان بالاتری داشته باشید.

 

5. بهبود آنالیزها

امروزه، مراکز تلفن ابری می‌توانند در تجزیه و تحلیل بهترین عملکرد را داشته باشند. این می‌تواند هدف گرفتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و آنالیز سطح کاربر، دپارتمان و روندهای گسترده شرکت باشد. از آن جا، می‌توانید اعلان‌هایی که به شما برای هر مشکلی که بر روی کاربران یا مرکز تاثیر می‌گذارد هشدار می‌دهند. همچنین مرکز تماس شما می‌تواند به راحتی با CRM شما ادغام شود.

 

6. تجربه‌ی مشتریان بهتر

با یک مرکز تماس مجازی، شما انعطاف پذیری و ابزارهایی را برای فراهم کردن تجربه‌ی مشتری بهتری دارید. شما خواهید توانست یک برنامه‌ی موثرتری را به کار بگیرید و اپراتورهای خود را در تیم‌های مجازی تخصصی‌تری تشکیل بدهید. داشتن ساعات کاری منعطف پذیر باعث می‌شود حجم تماس‌ها را مدیریت کنید.

در همین رابطه بخوانید: وظایف اپراتورهای مرکز تماس کدامند؟

 

7. راه اندازی آسان

راه اندازی مراکز تماس مجازی آسان و سریع است. آن‌ها نیاز خرید تجهیزاتی که باید توسط دپارتمان IT شرکت نصب می‌شد را حذف کردند. با راهنمایی ارائه دهنده‌ی سرویس مرکز تماس مجازی شما فرآیند راه اندازی در عرض چند دقیقه انجام می‌شود.

 

8. همگام با کسب و کار قابل توسعه است

به دلیل اینکه مراکز تماس مجازی به هیچ سخت افزاری نیاز ندارند شما می‌توانید به سرعت و به راحتی عملکردها را توسعه یا کاهش دهید. مرکز تماس مجازی به شما اجازه می‌دهد شعبه‌های خود را به راحتی و بدون مرکز تماس جدید و خرید تجهیزات گران قیمت گسترش دهید. همچنین در صورتی که کسب و کارتان توسعه یابد نیازی به خرید تجهیزات اضافه نیست و صرفا با ارتقا سرویس خریداری شده می‌توانید آن را متناسب کسب و کار خود کنید.

 

راه اندازی مرکز تماس مجازی چگونه است؟

برخلاف مرکز تلفن سنتی برای راه اندازی مرکز تماس مجازی کسب و کار خود به هیچ گونه تجهیزات سخت افزاری نیاز نخواهید داشت و صرفا با خرید سرویس از شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات مرکز تماس در عرض چند دقیقه راه اندازی می‌شود. ما در دفترشما نیز مرکز تماس مجازی کسب و کارها را با امکانات و ویژگی‌ها مختلف راه اندازی می‌کنیم.

مزیتی که مرکز تماس مجازی دفترشما نسبت به دیگر مراکز تماس مجازی دارد این است که شما جهت پاسخگویی به تماس‌های کسب و کارتان نیاز به استخدام هیچ گونه اپراتوری ندارید. در واقع ما از اپراتورهای با تجربه و حرفه‌ای خود برای پاسخگویی به تماس‌های مشتریان شما استفاده خواهیم کرد.

گزارش لحظه‌ای و کامل تماس‌ها را نیز می‌توانید در پنل کاربری خود مشاهده کنید. اپراتورهای ما صرفا تماس‌هایی که خودتان تعیین می‌کنید را به شما انتقال می‌دهند بنابراین در وقت خود صرفه جویی قابل توجهی خواهید کرد. اگر تمایل دارید جزئیات بیشتری را مطالعه کنید پس راهنمای مهاجرت به مرکز تماس دفترشما را از دست ندهید.

ترجیح می‌دهید هزینه‌های هنگفتی را صرف راه اندازی مرکز تماس سنتی کنید یا به جای آن یک مرکز تماس مجازی راه اندازی کنید؟!

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.

آخرین مطالب

چگونه خط voip با تماس همزمان بالا بخریم؟

به کارگیری خط voip یکی از مقرون به صرفه‌ترین راه‌ها برای تامین ظرفیت تماس تیم‌ها…

1401-09-12

20 ایده راه اندازی کسب و کار اینترنتی با سرمایه کم

امروزه، راه اندازی کسب و کار بدون نیاز به مکان فیزیکی آسان‌تر از گذشته شده…

1401-09-09

کال تو اکشن چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟

جلب توجه مخاطبان و متقاعد کردن آن‌ها برای ادامه‌ دادن تعامل با برندتان این روزها…

1401-09-07

برون سپاری مرکز تماس چگونه است و آیا برای من مناسب است؟

از آن جایی که پایگاه مشتریان شما رشد می‌کند تماس‌های مشتریان نیز جهت پرسش و…

1401-09-05

شماره مجازی ثابت چیست و چگونه کار می کند؟

شماره مجازی ثابت یک راهکار ارتباطی دیجیتال برای کسب و کارها است که ویژگی‌های بیشتری…

1401-09-02

برندسازی چیست و چگونه انجام می شود؟

زمانی که برندسازی می‌کنید، اینکه در فضای آنلاین جلب توجه کنید و هویتی بسازید که…

1401-08-30

تست رایگان خدمات دفتر شما برای 15 روز

بزن بریم