طیف زیادی از مشاغل و کسب و کارهای ایرانی برای مدیریت تماس‌های کاری خود از امکانات دفتر کار مجازی استفاده می‌کنند و آن را جایگزین دفتر کار سنتی خود کرده‌اند.

این راهکار ارتباطی به علت داشتن امکانات متنوع، هزینه پایین و بی نیازی به دفتر کار فیزیکی مورد توجه کسب و کارهای مختلف قرار گرفته است.

فروشگاه‌های اینترنتی، مشاغل خانگی، فریلنسرها، وکلا و مشاوران حقوقی، معماران و… تنها برخی از مشاغلی هستند که از امکانات دفتر مجازی برای پاسخگویی حرفه‌ای به مشتریان خود بهره می‌برند.

در این مقاله به سراغ کافه و رستوران‌ها رفتیم تا با مزایایی که استفاده از دفتر کار مجازی برای این کسب و کارها ایجاد می‌کند، آشنا شویم.

یک: زمانبندی برای ساعات مختلف

سرویس تلفن گویا در دفتر کار مجازی امکانات یک سانترال حرفه‌ای را به صورت مجازی در اختیار شما قرار می‌دهد. یعنی بدون نیاز به خرید سخت افزار و سیم کشی تلفن سانترال خواهید داشت.

یکی از امکانات این تلفن گویا قابلیت تعریف زمانبندی است و شما مشخص می‌کنید که در ساعات و روزهای مختلف چه پیام‌هایی برای مشتری پخش شود و مشتری به چه منویی هدایت شود.

مثلا می‌توانید تنظیم کنید که در ساعاتی که امکان سفارش گرفتن ندارید این پیغام پخش شود:

سلام، شما با رستوران …تماس گرفته اید، در حال حاضر امکان گرفتن سفارش نداریم، ساعت کاری ما همه روزه از ساعت فلان تا فلان

یا اگر در روزهای خاصی منوی متفاوتی دارید، برای هر روز می‌توانید یک زمانبندی خاص ایجاد کنید. مثلا جمعه ها پیام متفاوتی برای مشتری پخش شود و تماس او به شماره‌های دیگری انتقال پیدا کند.

دو: یک سرشماره برای همه شعب

برای استفاده از شماره ثابت دفتر کار مجازی نیاز به استقرار در مکان خاصی ندارید و از طرفی این امکان را دارید که تا ۳۲ تماس همزمان دو طرفه برقرار کنید. یعنی ۳۲ مشتری می‌توانند به صورت همزمان با سرشماره شما تماس بگیرند، بدون آنکه بوق اشغال بخورد و تماس بدون پاسخ بماند.

بنابراین شما می‌توانید یک سرشماره ۲ تهران داشته باشید و آن را در همه شعب در سایر مناطق تهران و حتی شهرهای دیگر هم استفاده کنید.

در نتیجه با حذف محدودیت‌های جغرافیایی این امکان وجود دارد تا یک رستوران یا کافه بتواند از یک سرشماره برای تمام شعب خود در کشور استفاده کند.

سه: امکان تعریف داخلی‌های متعدد برای کارکنان

یکی از چالش‌های رستوران‌‌‌ها و کافه‌ها ارسال سفارشات است. شما می‌توانید با کمک دفتر کار مجازی  یک سانترال مجازی داشته باشید و تماس‌ها برای ارسال سفارش را مدیریت کنید. مثلا می‌توانید برای هر پیک موتوری یک داخلی ویژه تعریف کنید و شماره داخلی را به سفارش گیرنده بدهید تا با پیک در ارتباط باشد. خود پیک هم می‌تواند در صورت تمایل شما با سرشماره ثابت با مشتری تماس بگیرد.

در این صورت تماس با شماره ثابت دفتر مجازی به موبایل پیک موتوری منتقل می‌شود و این امکان را هم دارید تا به جای شماره موبایل پیک موتوری، شماره ثابت دفتر مجازی شما بر روی تلفن مشتری بیفتد.

با این شیوه، شما بر روند تحویل سفارش‌ها نظارت دارید؛ زیرا شما به گزارش تماس‌ها دسترسی لحظه‌ای دارید و اطلاعات و تعداد تماس‌ها را  می‌توانید در پنل خود ببینید. این اطلاعات می‌تواند به برنامه ریزی و همچنین مدیریت تماس‌های شما کمک زیادی بکند.

چهار: امکان پاسخگویی در ساعات پیک تماس

کافه‌ها و رستوران‌ها در ساعت خاصی از روز بسیار شلوغ می‌شوند و حجم تماس‌هایشان ناگهان بالا می‌رود، پاسخگویی سریع به مشتریان و راهنمایی درست آن‌ها تاثیر مستقیمی بر رضایت مشتری و وفاداری آن‌ها دارد. اگر تماسی از دست برود و یا به شکل مطلوبی پاسخ داده نشود، ممکن است مشتری را برای همیشه از دست بدهید، دو سرویس تلفن گویا و منشی مجازی می‌تواند در اینجا به کمک شما بیاید.

در سرویس تلفن گویا(تلفن ابری) همان طور که ذکر شد شما می‌توانید تا ۳۲ تماس همزمان داشته باشید و تماس به داخلی‌‌های مختلف انتقال پیدا کند. مثلا تماس ابتدا به موبایل شما دایورت می‌شود و اگر خط تان مشغول بود، تلفن گویا را می‌توانید طوری تنظیم کنید که تماس بلافاصله به شماره همکارتان منتقل شده تا خط تان بوق اشغال نخورد.

اگر هم برای پاسخگویی در ساعات اوج تماس با کمبود نفرات انسانی روبرو هستید، به هیچ وجه نگران نباشید. شما می‌توانید از سرویس منشی مجازی به صورت مستقل یا مکمل تلفن گویا استفاده کنید تا یک اپراتور انسانی کارآزموده به صورت دورکار و بر اساس دستور العمل شما تماس‌ها را پاسخ دهد. در واقع شما با این کار یک مرکز تماس برون سپاری شده هم خواهید داشت. از بابت پاسخگویی هم خیال‌تان راحت است که یک منشی آموزش دیده تماس‌ها را جواب می‌دهد و بر اساس دقایق پاسخگویی هزینه پرداخت می‌کنید.

می‌توانید دفتر کار مجازی خود را جوری تنظیم کنید که مثلا سومین تماس همزمان به منشی انتقال پیدا کند. شما همچنین می‌توانید درخواست دهید که تا ۵ منشی دورکار به صورت همزمان پاسخگوی تماس‌های شما باشند و ثبت سفارش کنند تا هیچ تماسی را از ندهید.

با این امکانات شما از پرداخت هزینه و دردسر استخدام و آموزش منشی، پرداخت حقوق و بیمه، خرید دستگاه سانترال، سیم کشی و…رها می‌شوید.

پنج: با صندوق صوتی از مشتریان بازخورد بگیرید

بسیار پیش می‌آید که مشتریان از خدمات کافه و رستوران‌ها ناراضی باشند و بخواهند این نارضایتی را با شما در میان بگذراند. بی اعتنایی به نظرات مشتریان می‌تواند نتایج فاجعه بار داشته باشد و آن‌ها نظریات خود را در شبکه‌ها اجتماعی و ریویو گوگل به اشتراک بگذارند. پس شما باید برای شنیدن به صدای مشتری ساز وکاری داشته باشید. یکی از این ساز و کارها می‌تواند انتقال تماس‌ها به صندوق صوتی باشد تا مشتری نظرات، پیشنهادها و انتقادات خود را ضبط کند.

شما در سانترال مجازی این امکان را دارید تا تماس‌ها را به صندوق صوتی انتقال دهید و مشتری با انتخاب داخلی تعریف شده به صندوق صوتی هدایت شود. پیشنهاد می‌کنیم که گزارش تماس‌ها را چک کنید و پیام‌های صندوق صوتی را در کوتاه ترین زمان بشنوید و در صورت لزوم با مشتری تماس بگیرید و از او دلجویی کنید.

شش: امکانات جانبی دفتر مجازی

دفتر کار مجازی امکانات جانبی متعددی دارند که می‌تواند به کار صاحبان کافه و رستوران‌ها بیاید. یکی از این امکانات جانبی فکس اینترنتی است. شما می‌توانید بدون خرید دستگاه فکس و با همین شماره تلفن اینترنتی فکس ارسال و دریافت کنید. ممکن است برای برخی از مکاتبات خود نیاز به دستگاه فکس داشته باشید و این امکان هم به صورت رایگان روی تلفن شما وجود دارد.

همچنین می‌توانید روی همان شماره تلفن ثابت خود واتساپ تجاری نصب کنید و از این طریق به سوالات متداول مشتریان پاسخ دهید یا منو را در قسمت بروشور واتساپ تجاری قرار دهید. ضبط پیام خوشامدگویی با صدای خودتان یا کامپیوتر امکان جانبی دیگر دفتر مجازی است.

همان طور که در این مقاله خواندید، دفتر کار مجازی امکانات زیادی برای مدیریت تماس‌های کاری کافه و رستوران‌ها می‌دهد، به نظر شما جای چه خدمات ارتباطی ای خالی است و یا اینکه دفتر مجازی چه کمک دیگری می‌تواند به صاحبان کافه و رستوران‌ها بکند؟