با روش استفاده از فکس ابری آشنا شوید

فکس ابری (Cloud Faxing) چیست؟

وقتی از فکس ابری حرف می زنیم به عباراتی چون فکس آنلاین، فکس از طریق ایمیل و فکس اینترنتی اشاره داریم. اما این ها دقیقا به چه معنا هستند؟

فکس ابری تکامل یافته دستگاه های فکس است و همان کار، یا حتی کارهای پیشرفته‌تری را در انتقال داده در قرن بیست و یکم انجام می‌دهد. در روش استفاده از فکس ابری می توان از نرم افزار برای کامپیوتر و برنامه کاربردی در تلفن همراه استفاده کرد.

فکس ابری کاملا نیاز به دستگاه فکس را از بین برده است و می توان به جای روش قدیمی خطوط آنالوگ، تمام اسناد و فایل ها را به صورت دیجیتالی ارسال کرد. پس در واقع می توانید با اطلاع از روش استفاده از فکس ابری، ارسال فکس را بدون داشتن یا استفاده از دستگاه فکس انجام دهید.

بیشتر بخوانید: تلفن اینترنتی، ۰ تا ۱۰۰ خط ویپ VOIP [هزینه، مزایا، معایب]

مزایای استفاده از روش فکس ابری

چرا استفاده از فکس ابری به استفاده از دستگاه فکس قدیمی ترجیح داده می شود؟

• امنیت ارسال فکس ابری به مراتب بالاتر از روش قدیمی است.
• هزینه های اضافی مثل تونر، جوهر و نگهداری از دستگاه فکس کاهش می یابد.
• روند ارسال و دریافت فکس ابری سریعتر و موثرتر است.
• با روش استفاده از فکس ابری، در دورکاری نیز امکان ارسال فکس وجود دارد.
• شما می توانید کاربردهای اصلی فکس مثل به اشتراک گذاشتن فایل های قانونی، فرستادن و دریافت فوری فایل های تصویری را راحتتر و سریعتر حفظ و نگهداری کنید.
• با روش استفاده از فکس ابری می توانید سامانه آنلاین اسناد و مدارک را به راحتی مدیریت کنید و هر زمان که لازم بود به فایل ها دسترسی داشته باشید.
• می توانید با ارسال چند فایل به صورت هم زمان، روند ارسال و مدیریت فایل ها را ساده تر کنید.

بیشتر بخوانید: شماره ابری چیست؟ +۷ مزیت نسبت به شماره تلفن ثابت

چرا شرکت ها از روش استفاده از فکس ابری استفاده می کنند؟

بسیاری از شرکت ها با روش استفاده از فکس ابری آشنا نیستند و دقیقا نمی دانند که فکس ابری به چه معنایی است؟ البته شرکت ها با واژه هایی مثل «فکس اینترنتی»، «فکس ایمیلی»، «فکس مجازی» یا «تلفن ابری» ناآشنا نیستند، اما نمی توانند کاملا منطق فنی پشت این ایده را درک کنند.

فکس ابری به کاربران اجازه می دهد تا مدارک را از طریق ایمیل یا وب پرتال ارسال و دریافت کنند. از آنجایی که ایمیل ها، یکی از آشناترین ابزارهایی هستند که در ادارات مورد استفاده قرار می گیرند، خدمات فکس ابری به شرکت ها اجازه می دهد تا فکس اینترنتی را به ایمیلی که برای ارتباط، مورد استفاده کارکنان است مرتبط سازند.

با اینکه ایمیل محبوبترین گزینه است، اما تنها یکی از گزینه هایی است که در ارتقای فکس های قدیمی، دستگاه های آنالوگ و پرهزینه، و تبدیل آن ها به فکس ابری پیشنهاد می شود.

با روش استفاده از فکس ابری شرکت ها می توانند از گزینه های مختلف و منعطفی بهره مند شوند که فکس را تبدیل به مهم ترین ابزار ارتباطی آن ها می کند. فکس ابری علاوه بر مزایای ارتباطی که دارد، بازدهی را افزایش و هزینه های IT را کاهش می دهد. روش استفاده از فکس ابری هزینه نگهداری از دستگاه و مصرف کاغذ را نیز فورا کاهش می دهد.

بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره مرکز تماس ابری بدانیم

چگونه فکس ابری را فعال کنیم؟

اگر قصد دارید فکس ابری را جایگزین فکس سنتی کنید، باید به شرکت هایی که این خدمات را ارائه می دهند رجوع کنید. این شرکت ها پس از ثبت نام شماره فکس مجازی که مختص شما است را در اختیارتان قرار می دهد. البته با توجه به نیاز شرکت می توانید درخواست چندین شماره فکس مجازی داشته باشید.

این شماره یا شماره ها بین کارکنان به اشتراک گذاشته می شوند و شرکت ها می توانند برای بخش های مختلف مجموعه خود، یا حتی برای تمام کارکنان خود شماره های مجزا تهیه کنند.

این شماره ها می توانند شبیه شماره تلفن های یک منطقه باشند یا حتی شاید بتوانید شماره فعلی فکس خود را به فکس ابری منتقل کنید.

به محض اینکه این شماره در اختیار شما قرار می گیرد می توانید به راحتی فکس ارسال و دریافت کنید، بدون اینکه دستگاه فکس داشته باشید.

بیشتر بخوانید: همه چیز درباره نرم افزار سانترال

روش استفاده از فکس ابری

زمانی که شماره مجازی خود را دریافت کردید، می توانید با وارد شدن به ایمیل مربوط، پیام جدیدی را باز و  در قسمت آدرس، ایمیل و شماره فکس گیرنده را وارد کنید. سپس می توانید متنی که می خواهید را بنویسید یا فایل های مورد نظر را ضمیمه کنید و سپس فکس خود را ارسال کنید.

پس از اینکه پیام را فرستادید، شرکتی که خدمات فکس ابری را به شما ارائه داده است، پیام شما و فایل های ضمیمه شده را دریافت می کند و بلافاصله آن ها را به عکس فکس استاندارد تبدیل می کند و از طریق شبکه ارتباط از راه دور به ماشین فکس گیرنده می فرستد.

بعد از اینکه گیرنده پیام شما را تمام و کمال دریافت کرد، شرکت خدمات فکس ابری به شما تاییدیه می دهد که فکس شما با موفقیت دریافت شده است. این تاییدیه در حساب کاربری شما ذخیره می شود و هر زمان که مایل باشید می توانید آن را در پرتال خود مشاهده کنید.

دریافت فکس ابری هم دقیقا به همین طریق انجام می گیرد و فقط به جای ارسال فکس به این روش، آن را در فرمتی که مایل باشید، مثلا PDF یا عکس، دریافت می کنید.

بیشتر بخوانید: بهترین روش مدیریت پیغام های صوتی دفترشما

در روش استفاده از فکس ابری، پرتالی آنلاین خواهید داشت که تمامی فکس های ارسالی و دریافتی قابل دسترس و قابل ارسال هستند. یعنی تمامی فایل های فکس شده شما در آرشیو نگهداری می شوند و به راحتی قابل دیدن و بازیابی هستند.

البته این قابلیت وجود دارد که کارکنان بتوانند بدون دسترسی به ایمیل های مرتبط، تنها فکس ها را مشاهده یا ارسال کنند. آن ها می توانند از هر کجا دریافت و ارسال فکس را انجام دهند و در صورت نبودن در اداره، کارها را از دور انجام دهند.

توجه داشته باشید که در روش استفاده از فکس ابری، با اینکه از ایمیل یا وب پرتال برای ارسال فکس به دیگران استفاده می کنید، اما این فکس ها برای گیرنده تفاوتی با فکس دستگاه آنالوگ، نخواهد داشت و این فکس ها را به همان صورت سنتی مشاهده خواهد کرد.

بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره بازاریابی پایگاه داده یا دیتابیس مارکتینگ بدانیم