مدیریت پیغام های صوتی برای هر کسب و کار جدید و کارآفرینان و یک رهبر خوب اهمیت بسیار زیادی دارد. اکثر کسب و کارها از روش ها، مهارت ها و دیگر حقایق برای به موفقیت رسیدن استفاده می کنند.
قبل از انجام هرکاری، باید حتما موارد اصولی را مشخص کنید. اگر بخواهید به درستی کسب و کار جدیدتان را راه اندازی کنید باید امضای ایمیلتان، پیغام صوتی و لحن پیغام صوتی شما موثر واقع بشود. این موردها شاید چندان چشمگیر نباشند اما همه اینها با هم می تواند کسب و کارتان را در ذهن مشتری تاثیرگذار کند. حالا با داشتن صندوق پیغام صوتی می توانید به تنهایی از کسب و کارتان وجهه حرفه ای را در ذهن مشتری بجای بگذارید.
خبر جدید: با امکانات جدید سرویس صندوق صوتی دفترشما آشنا شوید
در ادامه به بیان ۱۰ روش برای مدیریت پیغام های صوتی اشاره خواهیم کرد:
۱. برای مدیریت پیغام های صوتی؛ میزان وضوح صدا را در صندوق پیام صوتی بالا ببرید
اگر پیام صندوق صوتی را در جایی مثل ماشین خود ضبط می کنید، شاید صداهای محیط اطراف چندان برای شنونده مطلوب به نظر نیاید و باعث بشود که فرصت جذب مشتری را از کسب و کارتان را به دو دلیل سلب کنید:
یکی اینکه فرصت ارائه تصویر حرفه ای از کسب و کارتان را در ذهن مشتری، از دست می دهید.
و دوم مشتری به این فکر می افتد که برای شما اهمیت ندارد.
آماده هستید از نکاتی پیروی کنید که تاثیر بنیادی دارند؟ حتما پیغام های صوتی خود را در خانه و یا محل کارتان ضبط کنید و هر جاییکه ساکت است، می تواند محل مناسب برای ضبط پیام باشد. فقط ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان نیاز است تا اطلاعات را به مشتری بصورت خلاصه بیان کنید.
بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره خط voip بدانیم
۲. منحصر به فرد باشید
کسب و کار شما خلاق و متفاوت است. پس آیا نباید پیغام صندوق پستی شما هم چنین باشد؟ یک سلام و احوال پرسی گرم و بیان این جمله که ” درحال حاضر در دفتر کار حضور ندارم اما به پیغام شما گوش خواهم داد و آن را بررسی خواهم کرد.
پیغام صوتی شما اولین روش برای بجای گذاشتن تجربه خوب است و نیازی نیست که به کاری روزمره تبدیل بشود. هر چیزی که لحن بیان را از یکنواختی خارج کند می تواند موثر واقع بشود. برای مثال می توانید از پروژه هایی که درحال حاضر در دست دارید صحبت کنید و یا از ماموریت هایتان صحبت کنید.
۳. کمی شوخ طبعی لازم است
اغلب مشتری شما از اولین تماسی که برقرار می کند، شخصیت، کسب و کارتان و نام تجاری شما را ارزیابی خواهد کرد. با تجربیاتی که ما بدست آورده ایم، می دانیم که اولین برخورد خیلی می تواند بر روی مشتری تاثیرگذار باشد. سعی کنید پیغام صوتی خیلی رسمی را ضبط نکنید کمی هم شوخ طبعی می تواند از رسمی بودن آن بکاهد.
اگر بخواهید می توانید یک مطلب سرگرم کنند را هم به پیغامتان اضافه کنید. اگر نمی دانید چطور اینکار ار انجام بدهید، بهتر است کمی از حقایق راجع به خودتان را به آن اضافه کنید.
۴. مشتریانتان را درگیر کنید
شاید پیغام صوتی را بتوان چیزی مثل همان انجام مکالمات روزمره دانست، مکالمه ای که مثل مکالمات هر روزه ما انجام می شود. اگر بخواهید خود را جای مشتریتان بگذارید، شاید بخواهید بیشتر با موضوع مکالمه درگیر بشود و اینکه از مکالمه رضایت داشته باشید و باید اینها در انجام مکالمه رعایت بشود.
برای مدیریت پیغام های صوتی، راحتترین روش درگیر کردن مشتری، پرسیدن سوالات جزئی تر از وی است. موانع را از بین ببرید و تجربیات بیشتری را برای مشتریتان به همراه بیاورید.
۵. لبخند زدن را فراموش نکنید
در ضبط پیغام صوتی حتما فراموش نکنید لحنی دوستانه داشته باشید و لبخند زدن را فراموش نکنید. ما همیشه صدای لبخند افراد را در پیغام صوتی آنها شنیده ایم اما خودمان از تاثیر آن در مکالماتمان بی بهره هستیم.
راجع به آن فکر کنید: اگر کسی را ملاقات کنید که می تواند مشتری و یا سرمایه گذار شما بشود، چرا باید با او خیلی رسمی صحبت بکنید؟ چرا نباید لحن صحبت هایتان را تغییر بدهید؟
لبخند زدن نشان می دهد که شما چقدر به مشتریتان اهمیت می دهید و مشتری را علاقمند می کند که با شما به مکالمه ادامه بدهد. درست مثل تمام معیارهایی که رعایت می کنید تا مشتری را راضی کنید، باید این مورد را هم رعایت کنید تا مشتری حس ارزشمند بودن را در مکالماتتان متوجه بشود.
۶. برای مدیریت پیغام های صوتی؛ جملات را بنویسید و عبارات آن را تغییر بدهید
برخلاف اینکه شما ۱% از تمام افرادی را شامل می شوید که در زمانی که در ملاء عام هستید به بهترین نحو صحبت می کنید، اما باز هم ممکن است در منتقل کردن پیغامتان دچار مشکل بشوید و حتی در انجام مکالماتتان دچار وقفه بشوید اینها در مکالمات رایج شاید چندان مسئله ساز نباشد، اما در پیغام صوتی شما می تواند مشکل ساز بشود و چندان وجهه خوبی نداشته باشد.
برای مدیریت پیغام های صوتی، باید بدانید که چقدر می تواند نوشتن متن می تواند به شما کمک کند. نوشتن متن و آماده بودن آن می تواند چقدر از شما جلوه حرفه ای به نمایش بگذارد. نیازی نیست چندین روز را صرف کنید تا متن آماده کنید. فقط سرفصل آماده کنید و زمانی که نیاز بود از متن استفاده کنید و وقتی که قرار است آن متن را بخوانید درواقع در زمان صرفه جویی کرده اید.
۷. خودتان و کسب و کارتان را معرفی کنید
وقتی با کسی برای اولین بار صحبت می کنید، برخلاف زمانیکه لحن صدای آن شخص را می شناسید، باید مطمئن بشوید که با شخص درستی تماس برقرار کرده اید. به همین دلیل است که باید حتما در پیغام صوتی خودتان و کسب و کارتان را معرفی کنید. خیلی راحت می توانید خودتان و کسب و کارتان را در ابتدای پیغام معرفی کنید.
برای مدیریت پیغام های صوتی با معرفی خودتان، از معطل شدن مشتری جلوگیری کرده اید و همینطور آن ها را از سردرگمی نجات داده اید و البته کسانیکه اشتباه گرفته اند هم مطلع می شوند.
بیشتر بخوانید: خرید خط تلفن مجازی تهران در ۵ دقیقه!
۸. برای مدیریت پیغام های صوتی؛ اجازه بدهید که مشتریانتان بدانند که چه اطلاعاتی را باید در اختیار شما قرار بدهند
برای مدیریت پیغام های صوتی، این نکته را بیشتر شما باید رعایت کنید و اینکه باید در پیغام صوتی خودتان بخواهید که شخص حتما شماره تماس و نام و نام خانوادگی خود را ذکر کند.
اگر خدمات مشتری شما نیاز به ذکر شماره شناسایی دارد، از مشتری بخواهید که آن شماره شناسایی را هم در پیغام خود ذکر کند. بهتر است زمانی را هم مشخص کنید که می توانید به پیغام آن ها رسیدگی کنید، تا مشتری دچار سردرگمی نشود.
خاص بودن همیشه باعث می شود که خیلی دقیق و منظم به پیغام ها رسیدگی کنید و پاسخ بدهید، بنابراین می توانید در زمان صرفه جویی کنید و اجازه می دهید که سر فرصت به پیغام ها رسیدگی کنید که خود یک مزیت است.
۹. برای مدیریت پیغام های صوتی؛ سعی کنید هراز چندگاهی پیغامتان را به روز کنید
برای مدیریت پیغام های صوتی، راهکارهای زیادی است که می تواند پیغام صندوق پستی شما را تاثیرگذار کند، اما هر از چندگاهی پیغامتان را به روز کنید. اطلاعاتی همچون، زمانیکه در دسترس نیستید و اینکه در این مدت مشتریان با چه کسی می توانند در تماس باشند را در اختیار مشتری قرار بدهید، اما مطمئن شوید که مسئله زمان در اینجا بسیار اهمیت دارد. اما مهمترین مسئله این است که هر از چند گاهی پیغام صوتی خود را به روز کنید. اطلاعات اضافی مثل زمان هایی که در محل کارتان حضور ندارید و اینکه چه زمانی می توانید به پیغام آنها پاسخ بدهید را با مشتری در میان بگذارید.
در پیغام های به روز شده خود مواردی مثل اطلاعات تماس، نام و نام خانوادگی و زمانیکه در محل کار حضور ندارید و اینکه در این زمان چه کسی می تواند پاسخگوی شما باشد را با مشتری درمیان بگذارید.
۱۰. خوش بین باشید
قبلا به شما گفتیم که لبخند زدن را هیچگاه فراموش نکنید. حالا راجع به نحوه صحبت کردن خود تمرکز کنید. از گفتن کلماتی مثل، متاسفم، ببخشید، یا اینکه نتوانستم پیغام شما را بررسی کنم، خودداری کنید. فراموش نکنید که باید همیشه تصویر مثبتی را از خود بجای بگذارید.
بجای استفاده از این کلمات و عبارات سعی کنید از عبارات خوش بینانه و مثبت به همراه لبخند زدن استفاده کنید. چون می خواهید مشتری شما راضی باشد و آنها را خوشحال کنید.
منبع: helpscout
