وقتی تماس گیرنده با شرکت شما تماس می گیرد اولین چیزی که توجه اش را جلب می کند آهنگ انتظار است. آهنگ انتظار مناسب ضمن تشکر از مشتری برای تماس خود، شامل اطلاعات کافی در مورد کار شرکت و بخش های مختلف کسب و کار است. وقتی از آهنگ انتظار مناسبی استفاده کنید تماس گیرنده متوجه می می شود که با یک شرکت حرفه ای تماس گرفته که برای وقت مشتریان خود اهمیت قائل است، هیچ وقت برداشت اول مشتری را دست کم نگیرید.
شما باید آهنگ انتظار مناسبی را برای تلفن شرکتتان انتخاب کنید که نشان دهنده برند و پرسونای کسب و کارتان باشد تا تاثیر خوبی روی مشتریانتان بگذارید. پس انتخاب آهنگ انتظار مناسب برای کسب و کارتان باید بخش مهمی از استراتژی بازاریابی و برندتان باشد.
اهمیت آهنگ انتظار مناسب برای کسب و کار شما
شما با انتخاب آهنگ انتظار مناسب، مشتری را با برند خود آشنا کرده که در نهایت به فروش تلفنی منجر خواهد شد و همچنین به آرام کردن احتمالی مشتری عصبانی کمک به سزایی خواهد کرد. در این مقاله با شناسایی بهترین فاکتورها برای انتخاب آهنگ انتظار مناسب آشنا خواهید شد.
راهنمایی مشتریان از طریق آهنگ انتظار مناسب
در کنار انتخاب آهنگ انتظار مناسب، صدای ضبط شده با صدای خودتون و یا یک فرد خوش صدا که اطلاعاتی را در مورد زمینه فعالیت شرکت شما بدهد برای کسب و کارتان بسیار حیاتیست. این پیام صوتی باید ضمن خوشامدگویی و تشکر از تماس مشتری، شامل اطلاعاتی درمورد زمینه فعالیت شرکت و خدماتی که ارائه می دهید باشد و وقتی مشتری تماس میگیرد به راحتی متوجه شود که برای وصل شدن به هر بخش از شرکت شامل واحد فروش، واحد فنی، واحد اداری، واحد آموزشی وغیره به چه شماره داخلی باید تماس بگیرید.
به عنوان مثال، وقتی یک مشتری برای ایجاد برخی تغییرات در حساب کاری خود تماس می گیرد. در پیام صوتی ضبط شده آدرس وب سایت خود را که (حاوی اطلاعات کافی در مورد نحوه استفاده از پنل کاربری است) بگویید، با این کارهم مشتری خیلی زود به پاسخ سوال خود میرسد وهم خط تلفن برای تماس گیرندگان دیگر آزاد می شود.
بیشتر بخوانید: ۶ اشتباه مرگبار در پاسخگویی تلفنی به مشتریان
انتخاب آهنگ انتظار مناسب مطابق با لحن برند خود
حتما شما هم شنیده اید که انتخاب موسیقی نشان دهنده شخصیت شماست! این قضیه در مورد انتخاب آهنگ انتظار مناسب برای شرکت شما هم صدق می کند، زیرا اولین جایی که مشتری با لحن برند شما مواجه می شود در تماس تلفنی با شرکت شماست، پیغام خوشامدگویی تلفن شرکت شما باید با لحن و هویت برندتان مطابقت داشته باشد.
مثلا شرکتی که محصولات کودکان را به والدین می فروشد احتمالاً باید از موسیقی متفاوتی نسبت به شرکتی که مربوط به خدمات به سالمندان است استفاده کند. پس قبل از انتخاب آهنگ انتظار خود به پرسونای مخاطب، رده سنی و همچنین محصول و خدماتی که می خواهید ارائه دهید خوب فکر کنید.
ارائه اطلاعات جدید به مشتریان در آهنگ انتظار
پیام های صوتی ضبط شده برای آهنگ انتظار مناسب می تواند به بازاریابی و هدایت تماس گیرنده به بخش مورد نظر کمک زیادی کند.
از آهنگ انتظار برای اطلاع دادن به تماس‌گیرندگان در مورد تخفیف‌های ویژه و زمان قرعه کشی و یا اطلاع رسانی درباره محصول یا خدمات جدیدی که به تازگی وارد بازار شده است، استفاده کنید.
انتخاب سبک موسیقی مناسب برای آهنگ انتظار کسب و کارتان
سه نوع سبک موسیقی رایج برای انتخاب آهنگ انتظار مناسب وجود دارد که شامل موسیقی کلاسیک، موسیقی پاپ، و موسیقی پیش فرض رایگان است. موسیقی کلاسیک برای بعضی از کسب و کارها و استارتاپ ها به فراخور لحن برند و گروه سنی مخاطبین مناسب است اما موسیقی کلاسیک سلیقه همه افراد نیست و همچنین ممکن است از طریق سیستم تلفن به خوبی پخش نشود.
بعضی موسیقی های محبوب پاپ، اشعار سنگینی از نظرقافیه و وزن دارند که ممکن است برخی از مشتریان شما را آزار دهد به همین دلیل معمولا توصیه می کنیم که موسیقی پیش فرض رایگان را برای آهنگ انتظار کسب و کار خود در نظربگیرید.
کیفیت صدا؛ فاکتور مهم در انتخاب آهنگ انتظار مناسب
خطوط تلفن صدا را به سیگنال های آنالوگ منتقل کرده و این سیگنال ها در مبدا صدا تولید و در مقصد تحویل گرفته می شود اما گاهی پیش می آید که در کنار سیگنال اصلی، بعضی طول موج های اضافی همان نویز از طریق سیم مخابرات منتقل می شود در هنگام تبدیل آهنگ‌های موسیقی پیچیده به فرمتی که با سیستم پیام صوتی کار می‌کند، هم همین اتفاق رخ میدهد و هنگام پخش از طریق تلفن ممکن است کیفیت صدا کم شود پس بهتر است موسیقی پیش فرض نسبتاً ساده با سازهای محدود را انتخاب کنید.
خوشبختانه موسیقی هایی که برای آهنگ انتظار توسط تلفن ابری دفترشما طراحی شده این مشکل را ندارد و از کیفیت بسیار بالایی برخوردار است.
امکان آپدیت و بروز کردن آهنگ انتظار
بهتر است آهنگ انتظار خود را هر چند وقتی عوض کنید به خصوص اگر مشتریانی دارید که مرتب با شما تماس میگیرند این تنوع باعث می شود تماس گیرندگان شما خسته نشوند. شاید بخواهید پیام صوتی خود را تغییر داده تا مشتریان را در مورد تغییرات جدید، تبلیغات یا محصولات و خدمات جدید خود آگاه کنید.
همچنین پیشنهاد می شود در تعطیلات رسمی مثل نوروز، یلدا و غیره آهنگ انتظار مناسبتی با این اعیاد برای شرکت خود در نظر بگیرید. این امکان در سیستم آهنگ انتظار دفترشما فراهم شده است.
آهنگ انتظار دفترشما
شما می‌توانید از بین آواهای انتظار دفترشما یکی را به دلخواه انتخاب کنید و یا صوت مورد نظر خود را آپلود کنید.
مشترکین دفترشما می‌توانند هم با صدای کامپیوتر (مرد و زن) و هم با صدای خود پیغام آغازین یا همون پیغام خوشامدگویی را در پنل کاربری خود آپلود کنند.
با خرید بسته های دفترشما، هنگامی که فردی برای سفارش پروژه با شما تماس می گیرد، یک پیغام سلام و خوشامدگویی را به طراحی خودتان می شنود. پس از خوشامدگویی، منوی انتخاب داخلی برای او پخش می شود و تماس گیرنده بسته به کاری که با شما و کسب و کارتان دارد داخلی مورد نظر خود را انتخاب می کند.
شما می توانید هر شماره تماسی را (ثابت یا همراه) برای داخلی های خود تعریف کنید. تماس گیرنده با انتخاب داخلی به فرد مورد نظر وصل می شود. چنانچه آن فرد قادر به پاسخگویی و یا در دسترس نباشد، تماس به صندوق صوتی وصل می شود.
جمع بندی
اکثر تماس گیرندگان ترجیح می دهند وقتی پشت خط هستند آهنگ خوشامدگویی از شرکتی که با آن تماس برقرار کرده اند بشنوند و مهم است که حاوی اطلاعاتی در مورد شرکت، خدمات و محصولات آن باشند. همچنین این پیغام خوشامدگویی باید تماس گیرنده را به بخش های مختلف شرکت هدایت کند.
تحقیقات نشان داده که ترکیبی از موسیقی و پیام های صوتی تجاری می تواند تماس گیرنده را تا 98٪ پشت خط نگه دارد.
با خرید خط تلفن ثابت از تلفن تجاری دفترشما، می توانید به راحتی صدای خود را برای آهنگ انتظار ضبط کرده و در پنل کاربری خود آپلود کنید و یا از آهنگ های دفتر شما استفاده کنید.
منبع: amazingvoice
