کلینیک زیبایی و سلامت یکی از پرترددترین و پرتماس‌ترین نوع کسب‌وکارها هستند. مدیریت تماس‌ها و پاسخگویی سریع و مؤثر به مشتریان، نقشی حیاتی در جلب رضایت و اعتماد مراجعان این کلینیک‌ها ایفا می‌کند.
دفترشما با ارائه‌ی خدمات تلفن ابری، سرویس منشی دورکار یا منشی مجازی و سایر سرویس‌های مدیریت تماس، می‌تواند به کلینیک‌های زیبایی کمک کند تا تماس‌های ورودی را به بهترین شکل مدیریت کنند، بدون اینکه نیازی به استخدام نیروی ثابت برای پاسخگویی به تماس‌ها باشد.
مشکلات رایج کلینیک‌های زیبایی و سلامت در مدیریت تماس‌ها
کلینیک‌های حوزه سلامت و زیبایی، دسته بزرگی از مشاغل خدماتی را شامل می‌شوند، مانند: کلینیک‌های حوزه سلامت روان و مشاوره، مراکز درمان سرپایی، مطب پزشکان، سالن‌های زیبایی، مراکز ارائه خدمات ماساژ و فیزیوتراپی و سایر مراکز فعال در بخش سلامت، درمان و زیبایی.
بخشی از فرایند نوبتدهی در کلینیک زیبایی و سلامت به صورت تلفنی انجام می‌شود، همچنین یادآوری نوبت مراجعان و در صورت نیاز جابه‌جایی نوبت‌ها از کارهایی است که منشی کلینیک انجام می‌دهد. خیلی از افراد و مراجعان ترجیح می‌دهند پیش از مراجعه حضوری و دریافت خدمات، از طریق تماس تلفنی از کیفیت خدمات، شرایط و هزینه آن مطلع شوند و در نهایت نوبت دریافت کنند. با این مقدمه، باید گفت تماس‌های تلفنی برای مشاغل حوزه سلامت و زیبایی اهمیت زیادی دارد و لازم است سیستم ساماندهی‌شده برای آن استفاده کرد.
کلینیک‌های زیبایی و سلامت با مشکلات متعددی روبرو می‌شوند که بخشی از آن را در ادامه معرفی می‌کنیم.
از دست دادن تماس‌های مهم
با حجم زیاد تماس‌ها در کلینیک‌های زیبایی و سلامت، احتمال از دست دادن تماس‌های مهم و نوبت‌گیری از سوی مشتریان افزایش می‌یابد. استخدام نیروی پاسخگوی بیشتر، هزینه‌های زیادی را، مانند حقوق، بیمه، فضای کار و تجهیزات لازم و هزینه‌های پنهان نیروی کار به کلینیک تحمیل می‌کند و ممکن است در ابتدای فعالیت، کلینیک قادر به پرداخت آن نباشد.
همچنین مشغول بودن خط نیز عامل مهمی در از دست رفتن تماس‌ها است. که برای این مسئله به‌راحتی می‌توان تدبیری چید.
عدم توانایی در پاسخگویی فوری
بیماران معمولاً نیاز به اطلاعات فوری دارند و تاخیر در پاسخگویی ممکن است منجر به از دست دادن مشتری شود.
هزینه‌های بالای استخدام نیرو
استخدام نیروی ثابت برای پاسخگویی به تماس‌ها به معنای افزایش هزینه‌ها برای کلینیک‌ها است که ممکن است به لحاظ مالی مقرون‌به‌صرفه نباشد.
راهکارهای دفترشما برای کلینیک زیبایی و سلامت
خدمات دفترشما شامل مجموعه‌ای از راهکارهای مدیریت تماس‌های تلفنی و پاسخگویی حرفه‌ای تماس‌ها است که به کلینیک‌ها کمک می‌کند تماس‌ها و ارتباطات خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنند.
مدیریت حرفه‌ای تماس‌ها با تلفن ابری دفترشما
تلفن ابری دفترشما یک راهکار مبتنی بر اینترنت است که به کلینیک‌های زیبایی این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به سخت‌افزار پیچیده، یک خط تلفن ثابت تهران و قابل اعتماد داشته باشند. با این سیستم، تمام تماس‌ها به یک مرکز تلفن ابری هدایت می‌شوند و در هر زمان و مکان قابل پاسخگویی هستند.
پاسخگویی در هر زمان و مکان
با راه‌اندازی تلفن ابری و تعریف هر همکار در پرتال دفترشما و اختصاص یک شماره داخلی به شماره موبایل یا تلفن ثابت همکار، همه پزشکان و پرسنل کلینیک می‌توانند از هر مکانی تماس‌ها را مدیریت کنند و نیاز به حضور فیزیکی برای پاسخگویی به تماس‌ها ندارند.
کاهش هزینه‌ها
با استفاده از تلفن ابری، نیازی به خرید تلفن‌های پیچیده و سیستم‌های سانترال نیست و کلینیک‌ها می‌توانند از یک سیستم مدیریت تماس اقتصادی بهره‌مند شوند.
سازگاری و قابلیت ارتقا با افزایش حجم تماس‌ها
تلفن ابری دفترشما می‌تواند با تعداد بالای تماس‌های ورودی سازگار شود و به بهبود تجربه تماس‌های ورودی کمک کند. اگر با گذشت زمان، میزان تماس‌های شما افزایش یافت، می‌توانید بسته تلفن گویا را ارتقا دهید یا اعتبار بیشتری را خریداری کنید و به دقایق تماس خود اضافه کنید.
این ویژگی، سبب می‌شود که کسب و کارها در هر مقیاسی که هستند و با هر بودجه‌ای که دارند، متناسب با نیاز خود از سرویس‌های دفتر شما استفاده کنند و به‌تدریج و متناسب با رشد خود، بسته سرویس خود را ارتقا دهند.
پیشنهاد مطالعه: راهکار دفترشما برای مدیریت تماس‌های بوکینگ ویلا
منشی دورکار دفترشما، راهکار برون‌سپاری پاسخگویی تماس‌های کلینیک
این سرویس به کلینیک زیبایی و سلامت این امکان را می‌دهد که تماس‌های ورودی خود را به صورت حرفه‌ای و با استفاده از منشی‌های دورکار دفترشما مدیریت کنند. در این سرویس، منشی‌های حرفه‌ای به جای پرسنل کلینیک پاسخگوی تماس‌ها هستند و اطلاعات اولیه مورد نیاز مشتریان را در اختیارشان قرار می‌دهند.
منشی‌های دورکار دفتر شما، مطابق با دستورالعملی که مشترک در پرتال دفتر شما ثبت کرده است، تماس‌ها را پاسخ می‌دهد، اطلاعات لازم را در پرتال ثبت می‌کند و در صورت لزوم به شما یا همکارتان انتقال می‌دهد.
افزایش رضایت مشتریان
با پاسخگویی حرفه‌ای و سریع، بیماران و مشتریان از توجه و خدمات با کیفیت بهره‌مند می‌شوند و به افزایش رضایت مشتریان کمک شده است.
کاهش بار کاری پرسنل
با برون‌سپاری پاسخگویی تماس‌ها، کلینیک‌ها می‌توانند پرسنل خود را بر روی فعالیت‌های کلینیکی متمرکز کنند، در نتیجه کیفیت خدمات ارائه شده نیز افزایش می‌یابد و احتمال بروز خطا نیز کاهش می‌یابد.
ارائه خدمات سفارشی به مشتریان ویژه
دفترشما این امکان را فراهم می‌سازد که پیگیری ثانویه مراجعان و سنجش میزان رضایت آنها را به آسانی و با هزینه پایین اجرا کنید. همچنین با توجه به سابقه تماس هر مراجع، منشی‌ها می‌توانند پیام اختصاصی یا تماسی ویژه آنها برقرار کنند.
سیستم نوبتدهی تلفنی در کلینیک زیبایی و سلامت
سیستم نوبتدهی یکی از ابزارهای بسیار مفید برای کلینیک‌های زیبایی است. این سیستم را با کمک تلفن ابری دفتر شما و سرویس منشی دورکار و برقراری تماس خروجی می‌توان در کلینیک‌ها اجرا کرد. سیستم نوبتدهی به کلینیک‌ها اجازه می‌دهد تا با تنظیم قرار ملاقات‌ها از طریق تلفن و ثبت آن در پرتال آنلاین دفتر شما، از اختلال در زمان‌بندی‌ها جلوگیری کنند.
افزایش نظم در برنامه‌های نوبتدهی
نوبتدهی تلفنی و یادآوری آن با سرویس منشی مجازی یا تماس خروجی باعث می‌شود که بیماران به موقع از زمان نوبت خود مطلع شوند و احتمال تداخل در نوبت‌ها کاهش یابد.
کاهش ازدحام در کلینیک زیبایی و سلامت
با تنظیم دقیق زمان‌های ملاقات، از ایجاد ازدحام در کلینیک جلوگیری می‌شود و بیماران تجربه‌ای آرام و دلپذیر خواهند داشت.
گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها
یکی دیگر از مواردی که دفترشما در آن بسیار کمک‌کننده است، گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها است که به کلینیک‌ها کمک می‌کند تا تماس‌های خود را به صورت دقیق بررسی کنند و عملکرد خود را بهبود ببخشند.
با دسترسی به گزارش‌های دقیق از تماس‌ها، کلینیک‌ها می‌توانند نیازهای مشتریان خود را بهتر درک کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند. این گزارش‌ها به کلینیک‌ها کمک می‌کنند تا بفهمند در چه زمان‌هایی تماس‌های بیشتری دارند و می‌توانند بر اساس این داده‌ها برنامه‌ریزی کنند. مدیران کلینیک می‌توانند عملکرد تیم پاسخگویی را بر اساس گزارش‌ها ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند.
پیشنهاد مطالعه: راهکار دفتر کار مجازی، فروش ما را 3 برابر کرد
چرا کلینیک‌های زیبایی و سلامت دفترشما را انتخاب می‌کنند؟
دفتر شما، سرویس‌های متعددی مانند تلفن ابری با قابلیت تعریف نامحدود داخلی، منشی دورکار یا منشی مجازی، فکس اینترنتی و تماس خروجی ارائه می‌کند. با استفاده از این سرویس‌ها، کلینک‌ها می‌توانند بخش بزرگی از نیازهای خود را برای رشد و گسترش فراهم کنند. بررسی‌ها نشان داده است دلیل اعتماد کلینیک‌های سلامت و زیبایی به دفتر شما و استفاده از سرویس‌های آن موارد زیر است:
افزایش رضایت و اعتماد مشتریان
استفاده از خدمات دفترشما، کلینیک‌ها را قادر می‌سازد تا تماس‌های ورودی را با کیفیتی بالا و بدون تأخیر مدیریت کنند. این امر باعث افزایش رضایت مشتریان و بیماران خواهد شد که تجربه‌ی خوبی از تماس با کلینیک خواهند داشت.
کاهش هزینه‌ها و مدیریت اقتصادی‌تر
دفترشما با ارائه راهکارهایی که نیاز به سخت‌افزار یا نیروی ثابت را به حداقل می‌رساند، به کلینیک‌ها امکان می‌دهد تا با کاهش هزینه‌ها، منابع خود را به شکل بهینه‌تری مدیریت کنند. استفاده از تلفن ابری و سیستم‌های نوبتدهی خودکار به کاهش هزینه‌های اضافی کمک می‌کند.
افزایش بهره‌وری و تمرکز بر خدمات کلینیکی
برون‌سپاری تماس‌ها به دفترشما به پرسنل کلینیک اجازه می‌دهد که به جای پاسخگویی به تماس‌ها، بر روی خدمات کلینیکی تمرکز کنند. این امر باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت خدمات ارائه شده در کلینیک می‌شود.
انعطاف‌پذیری و دسترسی در هر زمان و مکان
دفترشما خدمات خود را به صورت آنلاین و ابری ارائه می‌دهد، به طوری که کلینیک‌ها می‌توانند از هر کجا و در هر زمانی به تماس‌های خود دسترسی داشته باشند. این انعطاف‌پذیری به کلینیک‌های زیبایی و سلامت امکان می‌دهد تا به راحتی برنامه‌های خود را مدیریت کنند و نیازهای مشتریان خود را به سرعت پاسخ دهند.
پیشنهاد مطالعه: راهکار دفتر شما برای وکلا
در پایان می‌توان گفت
خدمات دفترشما، از جمله تلفن ابری، سرویس منشی دورکار، تماس خروجی و سیستم نوبتدهی تلفنی، ابزارهایی ایده‌آل برای کلینیک‌های زیبایی و سلامت فراهم می‌کنند. این خدمات با کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتریان و بهبود بهره‌وری، به کلینیک‌ها کمک می‌کنند تا به صورت حرفه‌ای و مؤثر به مدیریت تماس‌ها و ارتباطات خود بپردازند.
انتخاب دفتر شما برای کلینیک زیبایی و سلامت، نه تنها راهکاری اقتصادی و هوشمندانه است، بلکه می‌تواند به ارتقای کیفیت خدمات و رشد کسب‌وکارهای مرتبط با سلامت و زیبایی کمک کند.
