در دنیای امروز، تلفن ابری (Cloud Phone) نقش مهمی در ارتباطات بیزینسی و تجاری ایفا میکنند. این فناوری پیشرفته، که در واقع برقراری ارتباطات تلفنی از طریق اینترنت را ممکن ساخته است، جایگزینی مناسب برای سیستمهای تلفنی آنالوگ یا سنتی محسوب میشود. اما سوال اینجاست که چگونه میتوان بهترین تلفن ابری را برای کسبوکار خود انتخاب کرد؟ در زمان خرید تلفن ابری به چه مواردی توجه کنیم تا بهترین انتخاب را داشته باشیم؟
در این مقاله، به بررسی ویژگیهای مهم یک تلفن ابری خوب و عواملی که باید در زمان خرید آن در نظر بگیرید، میپردازیم.
تلفن ابری چیست و چرا برای کسبوکارها اهمیت دارد؟
تلفن ابری یک سیستم ارتباطی است که از طریق اینترنت (به جای خطوط تلفن آنالوگ) تماسها را برقرار میکند. این نوع تلفن برای کسبوکارهایی که به دنبال ارتباطات پایدار، قابل اطمینان و مقرون به صرفه هستند، انتخاب ایدهآلی است.
از جمله مزایای تلفن ابری میتوان به هزینههای پایینتر، انعطافپذیری بالا و توسعهپذیری ساده و تقریبا بدون هزینه آن اشاره کرد. از طرفی با استقبال زیاد کسب و کارها از تلفن ابری، شرکتهای ارائهدهنده مختلفی در این حوزه فعال شدهاند و سرویس تلفن ابری یا تلفن اینترنتی را با امکانات فوقالعادهای مثل: تعریف نامحدود داخلی برای همکاران، منشی مجازی، ضبط مکالمات، تعریف صف تماس، تماس ورودی و خروجی همزمان و نامحدود و سازگاری با نرمافزارهای مدیریت مشتری (CRM) در نظر گرفتهاند و در واقع یک تلفن سانترال مجازی با حداقل بودجه را برای همه فراهم ساختهاند.
اما سوال اصلی این است: ویژگیهای یک تلفن ابری خوب چیست و چگونه میتوان بهترین گزینه را انتخاب کرد؟
پیشنهاد مطالعه: تلفن ابری یا تلفن آنالوگ؟
ویژگیهای یک تلفن ابری خوب برای کسبوکار
برای انتخاب بهترین تلفن ابری، باید به ویژگیها و قابلیتهایی توجه کنید که بتوانند نیازهای کسبوکار شما را پوشش دهند. یعنی، پیش از انتخاب، یک برآورد از نیازهای کسب و کار خود داشته باشید:
- روزانه ترافیک تماس تلفنی شما چقدر است؟
- چند همکار دارید؟
- تماسهای خروجی شما چه میزان است؟
- در آینده، در موارد بالا، به چه میزان رشدی میرسید؟
پاسخ به این سوالات، به شما کمک میکند که پس از بررسی شرکتهای ارائه دهنده، یک سرویس متناسب با نیاز خود انتخاب کنید و در هزینه نیز صرفهجویی کنید.
در ادامه مهمترین ویژگیهای یک تلفن ابری خوب را بیان میکنیم.
کیفیت صدا و ارتباط در تلفن ابری (HD Voice)
یک تلفن ابری خوب باید کیفیت صدای بسیار بالایی ارائه دهد و همچنین باید از زیرساختی برخوردار باشد که وابستگی به کیفیت اینترنت نداشته باشد. با توجه به شرایط اینترنت در ایران، در زمان انتخاب تلفن ابری باید به این نکته توجه کنید که برقراری تماس با تلفن ابری و کیفیت آن وابسته به کیفیت اینترنت نباشد. فراموش نکنید، ارتباطات شفاف و بدون قطعی میتواند تاثیر مثبتی بر حرفهای بودن کسبوکار شما داشته باشد.
مقیاسپذیری (Scalability) تلفن ابری
یکی از ویژگیهای اصلی سیستمهای تلفن ابری، امکان توسعه و تغییر آنها است. اگر کسبوکار شما در حال رشد است، باید سیستمی انتخاب کنید که بتواند به راحتی تعداد کاربران یا خطوط تلفن شما را افزایش دهد.
به همین دلیل، مقیاسپذیری (Scalability) یکی از مهمترین ویژگیهای تلفنهای ابری است که نقش کلیدی در تسریع رشد کسبوکارها ایفا میکند. به زبان ساده، مقیاسپذیری یعنی توانایی سیستم برای رشد یا کاهش در ابعاد و ظرفیت، بدون افت کیفیت خدمات. این ویژگی به شما امکان میدهد که با توجه به نیازهای فعلی یا آینده کسبوکارتان، سیستم تلفنی خود را بهصورت انعطافپذیر تنظیم کنید.
در یک سیستم تلفن سنتی، اگر بخواهید تعداد خطوط تلفن یا دستگاههای جدید اضافه کنید، باید هزینههای بالایی برای خرید تجهیزات سختافزاری، کابلکشی و نصب پرداخت کنید. سیستمهای تلفن ابری مبتنی بر فناوری Cloud Computing هستند که از زیرساختهای مجازی و اینترنت برای ارائه خدمات استفاده میکنند. این سیستمها نیازی به تجهیزات فیزیکی اضافی ندارند و به همین دلیل بهراحتی میتوان ظرفیت آنها را تغییر داد.
در سیستمهای تلفن ابری، مقیاسپذیری به این معناست که شما میتوانید بهسرعت و با هزینهای بسیار کمتر، ظرفیت سیستم تلفنی خود را افزایش دهید یا در صورت کاهش نیازها، آن را کوچکتر کنید.
به عبارت دیگر، مقیاسپذیری تلفن ابری به شما اجازه میدهد که تعداد کاربران، خطوط تماس، یا امکانات اضافی را بهصورت پویا (داینامیک) تغییر دهید.
بسیاری از کسبوکارها با تغییرات فصلی یا پروژههای کوتاهمدت مواجه هستند. برای مثال، در زمان اوج فروش (مثل فصل تعطیلات)، نیاز به تماسهای بیشتر وجود دارد. در چنین شرایطی، مقیاسپذیری به شما این امکان را میدهد که خطوط و کاربران جدید را موقت اضافه کنید و پس از اتمام دوره شلوغی، مجدد به حالت اولیه بازگردید.
مقیاسپذیری در تلفن ابری تقریباً برای همه نوع کسبوکارها مفید است، اما بهطور خاص برای کسبوکارهای در حال رشد، کسبوکارهای فصلی، استارتاپها و شرکتهای بینالمللی اهمیت بیشتری دارد.
امکانات پیشرفته در بهترین تلفن ابری
یک تلفن ابری خوب باید امکانات متنوعی در اختیار کسب و کار قرار دهد تا شما را از راه اندازی تلفن سانترال بینیاز بسازد. از مهمترین و اصلیترین امکاناتی که انتظار میرود یک سرویس تلفن ابری داشته باشد، به موارد زیر میتوان اشاره کرد.
تلفن گویا یا IVR (Interactive Voice Response)
سیستم تلفن گویا به شما اجازه میدهد یک پیام آغازین و منوی صوتی تنظیم کنید و در زمان تماس مخاطب برای او پخش میشود و او را هدایت میکند تا متناسب با نیاز خود، به بخش مربوط، بهعنوان مثال: فروش، پشتیبانی یا مالی، وصل شود و سریع پاسخ دریافت کند.
ضبط مکالمات در تلفن ابری
امکان ضبط مکالمات، برای ارزیابی کیفیت خدمات مشتری و مستندسازی مکالمات بسیار اهمیت دارد. به همین دلیل این مورد را در زمان خرید تلفن ابری در نظر داشته باشید.
تعریف داخلی و افزودن همکار به صورت نامحدود
شما مایل نیستید که اغلب اوقات خود را وقف پاسخ دادن به تلفن کنید ولی همچنان تماسی را هم از دست بدهید، به همین دلیل مهم است که تلفن ابری به شما اجازه افزودن همکار بدهد و شما برای هر همکار شماره داخلی تعریف کنید، تا مدیریت و پاسخگویی تماسها حرفهای انجام شود.
همچنین، با استفاده از داخلیهای متعدد، کسب و کار شما توانسته است با خرید تنها یک خط تلفن، در هر لحظه تعداد زیادی تماس را به صورت همزمان پاسخ دهد.
سهولت استفاده از تلفن ابری و تنظیمات آن
رابط کاربری کاربرپسند (User-Friendly Interface) بسیار اهمیت دارد. پنل مدیریت تلفن ابری باید بهگونهای باشد که تمامی کارمندان بتوانند در کمترین زمان از آن استفاده کنند و بیشترین بهره را ببرند. یک رابط کاربری ساده و قابل فهم باعث میشود که تیم شما به راحتی از سیستم استفاده کند و نیازی به آموزشهای پیچیده نباشد.
سازگاری با نرمافزارهای دیگر
اگر از نرمافزارهایی مثل CRM یا نرمافزارهای حسابداری استفاده میکنید، مطمئن شوید که تلفن ابری شما قابلیت ادغام با این سیستمها را داشته باشد.
پشتیبانی فنی همیشگی و قوی
بهترین تلفن ابری برای کسب و کار شما، سرویسی است که یک تیم پشتیبانی قوی و پاسخگو دارد. تیمی که دغدغه رشد سرویس و استفاده از تکنولوژی بهروز برای ساخت تجربه بهتر برای مشتریان را داشته باشند.
هزینه مقرون به صرفه تلفن ابری
یکی از دلایل اصلی انتخاب تلفن ابری، کاهش هزینههاست. هزینههای اشتراک، نصب و نگهداری را با گزینههای مختلف مقایسه کنید تا بهترین انتخاب را داشته باشید. توجه کنید برخی از ارائهدهندگان، در زمان خرید، قیمت پایینتری نسبت به سایر شرکتها دارند و در زمان استفاده از سرویس، برای بهرهمندی از امکانات بیشتر باید هزینه جداگانه بپردازید. در این مواقع ممکن است هزینه نهایی برای شما به صرفه نباشد. به همین دلیل در زمان خرید بهترین تلفن ابری، سرویسها و قیمت آنها را در کنار امکانات و جزئیات دسترسی باهم مقایسه کنید.
پیشنهاد مطالعه: تجهیزات و هزینه راهاندازی تلفن ابری
مزایای تلفن ابری برای کسبوکارها
تلفن ابری یک ابزار پیشرفته و مدرن است که میتواند انقلابی در نحوه مدیریت ارتباطات کسبوکارها ایجاد کند. با کاهش هزینهها، ارائه امکانات پیشرفته، افزایش انعطافپذیری و بهبود تجربه مشتریان، این سیستم به یکی از بهترین انتخابها برای کسبوکارهای کوچک، متوسط و بزرگ تبدیل شده است.
کاهش هزینهها
استفاده از تلفن ابری نیاز به تجهیزات گرانقیمت ندارد و هزینههای مربوط به تعمیر و نگهداری سیستمهای تلفن سنتی را حذف میکند.
انعطافپذیری بالا
تلفن ابری به شما این امکان را میدهد که از هر مکانی و با هر دستگاهی به سیستم تلفنی خود دسترسی داشته باشید.
افزایش بهرهوری تیمها
با امکاناتی مثل کنفرانسهای گروهی و پیامرسانی درونسازمانی، تیمها میتوانند سریعتر و کارآمدتر با هم ارتباط برقرار کنند.
پیشنهاد مطالعه: راهکارهای نوآورانه برای افزایش فروش با تلفن ابری
مدیریت بهتر تماسها
با ابزارهای پیشرفتهای مثل ضبط تماسها، گزارشگیری و IVR، مدیریت تماسها سادهتر میشود و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد میشود.
ارائه یک تصویر حرفهای از کسب و کار
خرید خط تلفن ثابت که امکانات تلفن گویا را دارد، باعث میشود در زمان تماس با کسب و کار شما، مشتری تصویر حرفهایتری ببیند و درنتیجه به شما بیشتر اعتماد کند.
چگونه بهترین تلفن ابری را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟
بهترین تلفن ابری برای هر کسب و کار ممکن است ویژگیهای مختلفی داشته باشد. به همین دلیل در ادامه مراحلی که برای انتخاب بهترین تلفن ابری، بهتر است دنبال کنید را بیان کردیم.
1. نیازهای خود را مشخص کنید
قبل از هر چیز، باید بدانید که کسبوکار شما به چه امکاناتی نیاز دارد. کسب و کار شما چند واحد دارد؟ فروش، پشتیبانی، فنی، مالی؟ چند همکار دارید؟ حجم ترافیک تماسهای تلفنی شما به طور میانگین چقدر است؟ یا ضبط مکالمات اولویت شماست؟
2. مقایسه ارائهدهندگان خدمات
بررسی کنید که کدام ارائهدهنده خدمات تلفن ابری، امکانات مورد نظر شما را ارائه میدهد. به نظرات مشتریان و میزان رضایت آنها توجه کنید. برخی شرکتها امکان استفاده رایگان از سرویس را برای مدتی فراهم کردهاند، از این فرصت استفاده کنید.
3. بودجه خود را تعیین کنید
یکی از عوامل مهم در انتخاب تلفن ابری، هزینههای آن است. مطمئن شوید که گزینهای را انتخاب کنید که با بودجه شما سازگار باشد. همچنین، در زمان مقایسه قیمت، نیمنگاهی به امکانات هر بسته سرویس و محدودیتها هم داشته باشید. ممکن است شرکتی در ابتدا هزینه کمتری دریافت کند و برای بهرهمندی از امکانات بیشتر، ملزم به پرداخت هزینه مجزا باشید.
4. از امکان تست رایگان تلفن ابری استفاده کنید
بسیاری از ارائهدهندگان خدمات تلفن ابری، نسخههای آزمایشی رایگان ارائه میدهند. از این فرصت استفاده کنید تا ببینید آیا این سیستم نیازهای شما را برآورده میکند یا خیر.
5. آینده و رشد کسب و کار را در نظر بگیرید
سیستمی را انتخاب کنید که با رشد کسبوکار شما سازگار باشد و بتوانید در آینده امکانات بیشتری به آن اضافه کنید.
چرا تلفن ابری دفتر شما، یعنی خرید بهترین تلفن ابری؟
تلفن ابری دفترشما یک سیستم تلفن هوشمند است که به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی، از طریق اینترنت کار میکند، اما برقراری ارتباط تلفنی، وابسته به اتصال اینترنت نیست. به همین دلیل است که گفته میشود، تلفن ابری دفترشما، بهطور خاص برای رفع نیازهای ارتباطی کسبوکارهای ایرانی طراحی شده و با بهرهگیری از زیرساختهای پیشرفته، کیفیت و قابلیت اطمینان را در کنار هزینههای بهینه ارائه میدهد.
سرویس تلفن ابری، سرویسی است که روی یک خط تلفن ثابت تهران، که شما انتخاب کردهاید، فعال میشود و امکانات متعددی مانند مدیریت تماسها با تعریف داخلیهای نامحدود و صف انتظار پاسخگویی، منشی دورکار یا مجازی، ضبط مکالمات، انتقال تماس، تماس خروجی و … را ارائه میدهد. به دلایل زیر، خرید تلفن ابری دفتر شما، انتخاب ده هزار کسب و کار ایرانی است:
1. کاهش چشمگیر هزینهها با مرکز تلفن ابری دفتر شما
یکی از مهمترین دلایلی که کسبوکارها به سمت تلفن ابری حرکت میکنند، کاهش هزینههاست. تلفن ابری دفتر شما، نیاز به خرید تجهیزات نرم افزاری یا سخت افزاری ندارد؛ شما نیازی به سانترال، دستگاههای پیچیده یا سیمکشی ندارید.
سرویسهای تلفن ابری دفتر شما، تعرفههای مقرونبهصرفهای دارد و با هر بودجهای، سرویس مناسب خود را خواهید یافت. برای اطلاع از جزئیات هزینه، صفحه تعرفه سرویسهای دفتر شما را ببینید.
در دفترشما، برای استفاده از امکانات، نیازی به پرداخت هزینه بیشتر نیست.
2. مدیریت حرفهای تماسها در تلفن گویا دفتر شما
تلفن ابری دفترشما که با نام سرویس تلفن گویا شناخته شده است، امکانات پیشرفتهای برای مدیریت تماسها ارائه میدهد، از جمله:
- خط تلفن ثابت تهران و اختصاصی؛
- تماس ورودی و خروجی نامحدود و همزمان؛
- تعریف نامحدود همکار و داخلی ؛
- انتقال تماس به تلفن ثابت یا همراه؛
- دریافت و ارسال فکس؛
- تعریف صف انتظار؛
- ضبط مکالمات؛
- شخصیسازی صندوق صوتی؛
- تبدیل خودکار متن به گفتار؛
- شخصیسازی پیام خوشآمدگویی؛
- مشاهده لحظهای گزارش تماسها.
3. کیفیت بالای صدا و ارتباط پایدار
دفترشما از فناوریها و زیرساختهای پیشرفتهای استفاده میکند که کیفیت تماس و برقراری ارتباط را از کیفیت اینترنت و حتی وضعیت اتصال اینترنت، مستقل ساخته است. بههمین دلیل، این سرویس را به عنوان بهترین تلفن ابری برای کسب و کارهای ایرانی معرفی میکنند.
4. مقیاسپذیری نامحدود مرکز تلفن ابری دفترشما
تلفن ابری دفترشما همراه با رشد کسبوکار شما توسعه مییابد. چه یک استارتاپ کوچک باشید و چه یک شرکت پرسابقه و جاافتاده، میتوانید تعداد داخلی یا همکاران را بهراحتی افزایش دهید و در صورت کاهش نیاز، هزینههای اضافی را حذف کنید.
5. استفاده آسان و بدون نیاز به تخصص فنی
تلفن ابری دفتر شما با رابط کاربری ساده و طراحی کاربرپسند، استفاده از سیستم را آسان میکند. نیازی به استخدام نیروی متخصص یا دریافت آموزشهای پیچیده ندارید. راهاندازی سرویس تلفن ابری در در کمتر از 5 دقیقه انجام میشود.
6. انعطافپذیری و دسترسی از هرجا
یکی از ویژگیهای برجسته تلفن ابری دفترشما، امکان دسترسی به سیستم تلفنی از هر مکانی است. شما میتوانید از طریق تلفن همراه، لپتاپ یا تبلت خود به سیستم متصل شوید و تماسها را پاسخ دهید و مدیریت تماسها در هر جایی که هستید، انجام دهید.
با این سرویس میتوانید در تیمهای دورکار، بدون نیاز به حضور فیزیکی در دفتر، ارتباطات را مدیریت کنید و در واقع یک دفتر کار مجازی داشته باشید.
7. پشتیبانی قوی
دفترشما با ارائه خدمات پشتیبانی حرفهای و پاسخگویی سریع به سوالات یا مشکلات، اطمینان حاصل میکند که سیستم شما همیشه در بهترین حالت کار میکند.
8. تطابق با نیازهای کسبوکارهای ایرانی
تلفن ابری دفترشما بهطور خاص برای نیازهای بازار ایران طراحی شده است. این سرویس از زبان فارسی پشتیبانی میکند و امکاناتی چون منشی مجازی به زبان فارسی یا هر زبان مدنظر شما را ارائه میدهد. با ارائه خدمات بومی و سازگار با زیرساختهای داخلی، کارایی و اطمینان بالایی دارد.
9. تست رایگان تلفن ابری به مدت 15 روز
برای اطمینان از کیفیت سرویس و بررسی رابط کاربری و گزارشهای سرویس تلفن ابری یا منشی مجازی دفتر شما، شما میتوانید، بدون پرداخت هزینه، ثبتنام کنید و خط تلفن ثابت دلخواه خود را انتخاب کنید و سرویس را روی آن فعال کنیدو به مدت 15 روز رایگان از تلفن ابری یا منشی مجازی استفاده کنید.
پیشنهاد مطالعه: چگونه تلفن ابری، کسب و کار شما را توسعه میدهد؟
چگونه تلفن ابری دفتر شما را خریداری کنیم؟
برای خرید تلفن ابری دفترشما یا استفاده از تلفن ابری رایگان، تنها کافی است به وبسایت دفترشما مراجعه کنید و از بین پلنهای متنوع، گزینهای که با نیازهای کسبوکار شما همخوانی دارد را انتخاب کنید. فرآیند خرید بسیار ساده و سریع است، در صورت نیاز به مشاوره، با شماره 28420-021 تماس بگیرید.
سخن پایانی
تلفن ابری یک ابزار قدرتمند برای بهبود ارتباطات کسبوکار شماست. با انتخاب سیستمی که بهترین ویژگیها و امکانات را ارائه میدهد، میتوانید بهرهوری تیم خود را افزایش دهید، هزینهها را کاهش دهید و تجربه بهتری برای مشتریان خود ایجاد کنید.
به یاد داشته باشید که در انتخاب تلفن ابری، نیازهای خاص کسبوکار خود را مد نظر قرار دهید و از خدمات ارائهدهندگان معتبر استفاده کنید. با بررسی دقیق و انتخاب آگاهانه، میتوانید از تمامی مزایای تلفن ابری بهرهمند شوید و ارتباطات تجاری خود را به سطح بالاتری ارتقا دهید.
بسیار مطلب مفیدی بود ممنون از شما
از توجه شما ممنونیم
خیلی آموزنده بود ممنون
خوشحالیم که به شما کمک کرده.
خیلی آموزنده بو باتشکر
سپاس از توجه شما
ممنون عالی بود.