چرا پاسخگویی به مشتریان با شماره تلفن شخصی را برای همیشه کنار گذاشتم؟

پاسخگویی به مشتریان را از طریق تلفن شخصی انجام می دهید؟ نه نه! این یک اشتباه بزرگ است. با تفکیک تماس های کاری و شخصی، مدیریت فعالیت های تجاری بسیار ساده تر خواهد شد.

اکثر صاحبان مشاغل به استفاده از تلفن شخصی برای پاسخگویی به مشتریان فکر نمی کنند. با اینکه ممکن است راحت ترین گزینه به نظر برسد، اما جدا نکردن تلفن کار و تلفن شخصی معایب جدی دارد. برخی عادات چنان در ما ریشه دوانده اند که به ندرت سودمندی آنها را زیر سوال می بریم و از اثرات منفی آنها غافل هستیم. امیدواریم که بعد از خواندن این مقاله استفاده از تلفن شخصی را برای همیشه کنار بگذاریم!

استفاده از تلفن شخصی برای پاسخگویی به مشتریان در مقابل استفاده از تلفن تجاری

استفاده از تلفن شخصی برای کارمندانی که مستقیما با مشتری در تماس نیستند ایرادی ندارد، اما صاحبان مشاغل اگر تلفن کار و تلفن شخصی اختصاصی نداشته باشند با مشکلاتی روبرو می شوند. در اینجا تفاوت های اساسی بین استفاده از تلفن شخصی برای محل کار و استفاده از شماره تجاری اختصاصی وجود دارد.

مزایای استفاده از تلفن تجاری به جای تلفن شخصی برای پاسخگویی به مشتریان:

جدایی کار و ارتباطات شخصی

با داشتن دو خط مجزای تجاری و شخصی، جدا کردن تماس‌ها و پیام‌های مربوط به کار و شخصی آسان‌تر است. بسته به دستگاهی که با آن تماس گرفته می شود، کاربر ماهیت ارتباط و اولویتی را که باید به آن بدهد، می داند.

شما را حرفه‌ای جلوه می دهد

درست مانند یک وب سایت حرفه ای، صفحه رسانه های اجتماعی یا آدرس ایمیل، شماره تلفن تجاری باعث می شود کسب و کارها حرفه ای به نظر برسند. این نشان می دهد که به اندازه کافی به مشتریان خود اهمیت می دهید تا یک کانال ارتباطی اختصاصی داشته باشید.

استفاده از تلفن شخصی برای محل کار ممکن است برای مشتریان فعلی شما مشکلی ایجاد نکند. اما مشتری جدید می‌خواهند بداند که با یک کسب‌وکار معتبر صحبت می‌کند.

فراهم کردن امکانات بیشتر

بسته به اینکه شماره تلفن تجاری خود را از کجا دریافت می کنید، به چندین ابزار برای بهینه سازی ارتباطات خود نیز دسترسی خواهید داشت. می توانید پست صوتی، پاسخ خودکار، ارسال تماس، صف تماس، قابلیت های پیامک و پیام های چندرسانه ای را تنظیم کنید. همه اینها کمک می کند تا کسب و کار شما معتبر تر به نظر برسد.

این ابزارهای کسب و کار همچنین به شما کمک می کنند که بزرگتر به نظر برسید و اعتماد مشتریان را بیشتر جلب کنید.

به سازماندهی مخاطبین شما کمک می‌کند

تصور کنید در حال رانندگی هستید و نمی توانید به تماس ها پاسخ دهید. اگر تلفن کاری و شخصی خود را از هم جدا نکنید، شناسایی تماس های از دست رفته را دشوار می کند. چگونه متوجه می شوید که شماره جدید از یک آشنای قدیمی است یا یک مشتری بالقوه؟

با یک شماره دوم اختصاصی برای کار، می دانید که تمام ارتباطات با آن شماره به کسب و کار شما مربوط می شود. این همچنین جستجوی مخاطبین تجاری و هرگونه ارتباط قبلی که با آنها داشته اید را آسان می کند.

مدیریت راحت‌تر تماس‌ها

به عنوان کارفرما ممکن است مجبور شوید ارتباطات اعضای تیم خود را مدیریت کنید. شما باید قبوض آنها را بازپرداخت کنید و مطمئن شوید که بهترین برنامه ممکن را دارید که باعث صرفه جویی در کسب و کار شما می شود. استفاده از تلفن شخصی برای کار، این امر را به یک چالش تبدیل می کند.

جدا کردن تماس های مربوط به کار از صورت حساب و درخواست بازپرداخت یا برچسب زدن آنها به عنوان هزینه های شرکت برای شما مشکل ایجاد می کند. اما تمام هزینه های تماس و پیامک در یک شماره کاری اختصاصی مربوط به کسب و کار شما خواهد بود.

حریم خصوصی را افزایش می‌دهد

با استفاده از تلفن شخصی برای کار، هر کسی می تواند آن را از وب سایت، ویترین فروشگاه، صفحات رسانه های اجتماعی، کارت ویزیت، رسیدها یا دایرکتوری های آنلاین دریافت کند. این باعث می شود که کلاهبرداران به راحتی شما را هدف قرار دهند. با یک شماره جداگانه برای کار، می توانید از شماره شخصی خود محافظت کرده و امنیت دیجیتال خود را افزایش دهید.

خط اختصاصی برای کار

یک شماره انحصاری برای پاسخگویی به مشتریان و همکاران به شما کمک می کند تا همیشه در دسترس باشید. به یاد داشته باشید که اگر مشتری نتواند به سرعت به یک کسب و کار دست یابد، می تواند به سراغ یک رقیب برود یا با یک نقد آنلاین منفی از کسب و کار شما انتقاد کند که به ارزش ویژه برندتان صدمه خواهد زد.

جلوگیری از نفوذ کار به زندگی شخصی

کاملاً ضروری است که یک مرز سالم بین زندگی تجاری و شخصی خود تعیین کنید. استفاده از تلفن شخصی برای کار، دعوت از کار برای نفوذ به زندگی شخصی شماست. چیزی که به عنوان «فوری» شروع می شود و به زودی پاسخگویی به مشتریان در تمام ساعات به رفتار مورد انتظار تبدیل می شود و در نتیجه توازن کار و زندگی از بین خواهد رفت.

چرا باید کارمندان از استفاده از شماره تلفن شخصی خود برای پاسخگویی به مشتریان خودداری کنند؟

ملاحظات حریم خصوصی

معمولاً وقتی شرکت‌ها به کارمندان اجازه می‌دهند از تلفن‌های شخصی خود برای کار استفاده کنند، از کاربران می‌خواهند برنامه‌های امنیتی خاصی یا نرم‌افزار پیام‌رسانی مشخص‌شده شرکت را روی دستگاه‌های شخصی خود نصب کنند.

در موارد خاص، کسب‌وکارها ممکن است بتوانند نحوه استفاده کارمندان از تلفن‌هایشان را نظارت کنند و به اطلاعات شخصی آنها از جمله ایمیل‌ها، عکس‌ها و حتی سابقه جستجو دسترسی داشته باشند. آنچه عجیب است این است که کارمندان ممکن است از این نظارت آگاه نباشند.

محدودیت های استفاده

در حالی که دسترسی و نظارت ممکن است چندان واضح نباشد، محدودیت های شرکت در استفاده از تلفن مستقیم تر است.

کارفرمای شما ممکن است از شما بخواهد ویژگی هایی مانند GPS را حذف کنید یا از شما بخواهد استفاده از برنامه های خاص از جمله رسانه های اجتماعی را متوقف کنید. این امر به ویژه در صورتی صادق است که از طریق تلفن خود به شبکه و اسناد شرکت دسترسی داشته باشید.

مسئولیت و امنیت

استفاده از تلفن شخصی برای محل کار شما را مسئول امنیت گوشی می کند. اگر دستگاه شما به سرورهای شرکت و اطلاعات حساس دسترسی دارد، ممکن است مجبور شوید نرم افزار امنیتی بیشتری را برای محافظت در برابر بدافزارها و ویروس ها نصب کنید.

هنگام استفاده از شبکه های وای فای مشترک یا عمومی باید مراقب باشید. قرار دادن اشتباه یا گم کردن تلفن می تواند داده های مهم شرکت را به خطر بیندازد.

چرا پاسخگویی به مشتریان از طریق ویپ منطقی است؟

صاحبان کسب و کاری که می خواهند هزینه های خود را کاهش دهند و ارتباطات تجاری خود را بهبود بخشند، استفاده از تلفن شخصی برای پاسخگویی به مشتریان را متوقف کرده اند. استفاده فزاینده از ویپ یا تلفن ابری به دلیل امتیازات زیر اتفاق افتاده است:

1. هیچ دستگاهی لازم نیست

می توانید یک برنامه VoIP را در تلفن فعلی خود دانلود کنید و شماره جدیدی دریافت کنید که می توانید به طور انحصاری برای کار از آن استفاده کنید. همچنین می توانید از آن در تمام دستگاه های متصل استفاده کنید.

2. مناسب برای دورکاری

برخلاف سیستم‌های تلفن قدیمی، تلفن ویپ می‌تواند توسط کارمندانی که دورکاری می‌کنند استفاده شود، زیرا تنها چیزی که نیاز دارد یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد است.

3. نرخ های پایین تر

از آنجایی که به دستگاه های اضافی یا زیرساخت های فیزیکی نیاز ندارید، هزینه های VoIP به میزان قابل توجهی کمتر است. به علاوه، هزینه مکالمه به‌ویژه برای تماس‌های راه دور و بین‌المللی به‌طور قابل توجهی پایین است.

4. ابزارهای کسب و کار

ارائه دهندگان VoIP ابزارهای لازم را برای رشد کسب و کارتان در اختیار شما قرار می دهند، از پاسخ خودکار گرفته تا ارسال تماس، صف تماس، پیامک، پیام های چند رسانه ای و بازاریابی…

5. استقرار و استفاده آسان

می توانید یک برنامه VoIP را دانلود کنید، شماره جدید خود را دریافت کنید و در عرض چند دقیقه شروع به استفاده از آن کنید. اکثر برنامه ها همچنین دارای رابط های کاربری آسانی هستند که نیازی به آموزش ندارند.

این‌ها دلایلی بود که باعث شد متقاعد شویم تا استفاده از تلفن شخصی برای پاسخ به تماس‌های کاری را برای همیشه کنار بگذاریم!