سیستم های ویپ ساده تر، امن‌تر و کارامدتر از خطوط تلفن قدیمی هستند و به همین دلیل بسیاری از کسب و کارها این راهکار را انتخاب می‌کنند. با این حال، علی رغم همه امتیازاتی که تماس ویپ دارد و امکاناتی که مثل تعریف داخلی های نامحدود و فکس اینترنتی می‌دهد، این سیستم بی نقص نیست.

از آنجایی که تماس های ویپ معمولا در کانال آنلاین انجام می شود که دیتاهای دیگری نیز همزمان در حال اجرا هستند، ممکن است در سیستم اختلال صدا ایجاد شود. این قبیل اختلال ها قطعا روی عملکرد کسب و کارها و ارتباط آن ها با مشتریان تاثیر منفی خواهد گذاشت. در این مطلب به راهکارهای مناسب برای بهبود عملکرد سیستم ویپ خواهیم پرداخت.

سیستم ویپ چیست و چطور کار می کند؟

سیستم ویپ صدا را از طریق اینترنت منتقل می کند و با خطوط تلفن قدیمی که  صدا را از طریق کابل منتقل می کردند، فرق دارد. وقتی شما از طریق سیستم ویپ تماسی برقرار می کنید، دیتا به قطعات کوچکتری خورد می شود. این بسته های صوتی کوچک موجب می شوند دیتا راحتتر و کارامدتر منتقل شود. وقتی این بسته های کوچک صوتی به مقصد می رسند، باز به هم می پیوندند و دیتا را یک جا تحویل می دهند.

بررسی کیفیت تماس های ویپ که به صورت دستی و خودکار انجام شود، مشکلاتی از قبیل تاخیر در صدا، از دست رفتن صدا، از دست رفتن بسته های کوچک صوتی و غیره را شناسایی خواهد کرد. در ادامه به راهکارهایی که برای حل این مشکلات وجود دارد، خواهیم پرداخت.

چطور کیفیت صدا را ارتقا دهیم؟

برای بالا بردن کیفیت صدا در سیستم ویپ می توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:

۱.سیستم را مرتبا بررسی کنید

نرم افزار ویپ نیاز به مراقبت و رسیدگی مرتب دارد و مخصوصا بعد از ارتقای سیستم و پیکربندی دوباره، اگر سیستم ویپ دچار مشکل بود، به دنبال نقاط ضعفی بگردید که در سیستم های اجرایی یا برنامه های کاربردی وجود دارد، و ضمنا سطح پروتوکل ها را نیز بررسی کنید.

بررسی مرتب سیستم همچنین از خطر امنیتی جلوگیری می کند. انجام این کار بسیار اهمیت دارد چون بعضی از بدافزارها می توانند همه فرایندهای ویپ را از کار بیاندازند! برای ساده تر کردن کار بهتر است از ابتدا از سیستم ویپی استفاده کنید که امنیت کافی داشته باشد.

۲.دستگاه نرم افزار فشرده سازی جدید بخرید

دستگاه های ویپ سیگنال دیجیتال را دریافت و ارسال می کنند. این سیگنال ها قبل از ترک سیستم به دو روش فشرده سازی می شوند: کاهش سایز اطلاعات بدون از دست رفتن کیفیت و پاک کردن دیتا از فایل اصلی. اما نرم افزار فشرده سازی صدای شما ممکن است با تماس های خط ویپ شما سازگار نباشد، مثلا خیلی قوی تر باشد. این ممکن است منجر به فشرده سازی اطلاعات بیش از اندازه شود و سیگنال دیتا دیگر در سیستم شما شناخته نشود. پس برای تضمین کیفیت بالای صدا در ویپ، سعی کنید نرم افزار فشرده سازی جدید و سازگار بخرید.

۳.مشکلات صدا را کاهش دهید

از گوشی های مناسب استفاده کنید تا کیفیت صدای قابل قبولی داشته باشید. در گوشی هایی با فرکانس گیگاهرتز بالاتر ممکن است مشکل صدا وجود داشته باشد. تلفن هایی با فرکانس ۲.۴ گیگاهرتز بهترین انتخاب هستند. بعضی از روترها می توانند بین طیف ۲.۴ تا ۵ گیگاهرتز و یا هر دو را با هم انتخاب کنند. این روترها به شما این امکان را می دهند که با توجه به ترافیک، از گزینه مناسب استفاده کنید.

۴.برای هدست هزینه کنید

ممکن است که کیفیت بد صدا ربطی به نرم افزار نداشته باشد و ایراد در سخت افزار باشد. اگر شما دارای مرکز تماس هستید و فروش شما از طریق  آن انجام می شود، هدست با کیفیت از ضروریات دفتر شما است و کسب و کار شما به آن وابسته است. هیچ وقت برای خرید وسایل ضروری کسب و کار، از جمله هدست باکیفیت، خست به خرج ندهید. اگر از وسایل بی کیفیت و ارزان قیمت استفاده کنید، نباید انتظار زیادی از سیستم ویپ داشته باشید. هدست های ضعیف صدا را تغییر می دهند یا قطع می کنند. هدست باکیفیت از ضروری ترین آیتم های مراکز تماس کسب و کارها و مخصوصا سیستم ویپ است.

۵.روتر را ارتقا دهید

بسیاری از کسب و کارها، مخصوصا کسب و کارهای کوچک از یک روتر برای دیتا و تماس استفاده می کنند. اگر روتر شما قوی باشد، می تواند این حجم از ترافیک را تحمل کند. اما اگر به قدر کافی قوی نباشد، استفاده از یک روتر برای همه کارها، مشکلاتی در صدا ایجاد خواهد کرد. فضای پهنای باند برای مخابره تماس متاثر از استفاده سایر کاربران شبکه خواهد بود.

بهترین گزینه برای مراکز تماس، روتر ویپ ارتقایافته است. این روتر هز زمان که لازم باشد، ترافیک ویپ را در اولویت قرار می دهد. این که روتر از سیپ ترانک پشتیبانی کند نیز به همان اندازه اهمیت دارد. SIP به انتقال مناسب دیتا در سرور کمک می کند.

روتری با گزینه QoS هم روتر مناسبی برای کسب و کارهای دورکار است چون به کاربران اجازه می دهد تنظیمات لازم را انجام دهند.

۶.از استفاده از وای فای خودداری کنید

استفاده از وای فای مشکلات صدا را افزایش می دهد. پوشش وای فای ثابت و قابل پیش‌بینی نیست. احتمالا وای فای مورد استفاده هایی غیر از ویپ قرار می گیرد و بنابراین سیستم باید برای فضای پهنای باند بجنگد!

۷.استفاده از پهنای باند را کاهش دهید

فضای کافی باند یکی از اصلی ترین آیتم ها برای سیستم ویپ است. برای اجتناب از مشکلات سیستم ویپ باید حدود kbps  ۱۰۰  در هر دو طرف پهنای باند داشته باشید. علاوه بر روتر ارتقایافته می توانید راه ارزانتر و آسانتری را انتخاب کنید، فقط لازم است سایر فرایندها را مانند استفاده همزمان از چندین برنامه کاربردی را کاهش دهید. ضمنا می توانید در زمان برقراری تماس، دانلودها را محدود کنید و به روزرسانی ها را شب ها انجام دهید.

۸.از تلفن مجازی استفاده کنید

و اما توصیه ما این است به جای استفاده از خطوط ویپ که برقراری تماس آن نیاز به اتصال به اینترنت داری، از تلفن مجازی (تلفن ابری یا همان سانترال مجازی) استفاده کنید که همان امکانات درخواستی شما را ارائه می‌کند و برای استفاده از آن هم نیاز به دفتر کار و فضای فیزیکی ندارید با این تفاوت که در دفتر مجازی برای برقراری تماس به اینترنت نیاز نیست و کیفیت اینترنت شما نمی‌تواند بر روی کیفیت مکالمه‌تان تاثیر بگذارد.

نتیجه

حتی با جدیدترین روش ها، باز هم ایراداتی در کیفیت تماس وجود خواهند داشت. تاخیر در صدا، صدای ضعیف یا قطعی مرتب تماس ها، مشکلاتی برای کاربران ایجاد خواهد کرد و به ارتباط با مشتریان صدمه خواهد زد. اگر با این مشکلات مواجه هستید، راهکارهای زیادی برای بهبود عملکرد سیستم ویپ وجود دارد، مانند بررسی مرتب سیستم، استفاده از هدست های حرفه ای، یا خرید روتر بهینه سازی شده ویپ، اجتناب از برقراری تماس با وای فای و غیره. همچنین ما پیشنهاد می‌کنیم سرویس‌های دفتر کار مجازی را جایگزین ویپ استفاده کنید.

منابع: twilio/cloudtalk