بسیاری از کسبوکارهای کوچک در شروع کار با این چالش روبهرو میشوند که حجم وظایف روزانه بیش از چیزی است که یک نفر بتواند مدیریت کند، اما از طرفی توان مالی برای استخدام چند نیروی اداری نیز وجود ندارد. رسیدگی به تماسها، پیگیری پیامهای مشتریان در شبکههای اجتماعی و مدیریت امور اجرایی باعث میشود تمرکز اصلی کسبوکار از بین برود و زمان زیادی صرف کارهای تکراری شود. در کنار این موضوع، نبود سیستم تلفنی حرفهای مانند تلفن ابری نیز فرآیند ارتباط با مشتری را پیچیدهتر میکند.
در چنین شرایطی، استفاده از ابزارهای هوشمند جدید میتواند نقش نیروهای متعدد را برای یک کسبوکار ایفا کند. سرویسهای هوشمندی که به حل این چالش کمک میکند رو در ادامه این متن معرفی خواهیم کرد.
مشکلات رایج کسبوکارها در مدیریت منابع انسانی، هزینه و زمان
بسیاری از کسبوکارهای نوپا در سالهای اول فعالیت با مجموعهای از مشکلات مواجه میشوند که اگر به موقع شناسایی و مدیریت نشوند، رشد را کند یا متوقف میکنند. از جمله مهمترین این مشکلات میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. منابع مالی محدود و هزینههای ثابت بالا
در آغاز راه معمولاً سرمایه محدود است و هزینههای ثابت، از جمله اجاره دفتر، خرید تجهیزات اداری و پرداخت حقوق نیروهای پشتیبانی، بخش بزرگی از بودجه را مصرف میکند. این فشار مالی توان مانور را کاهش میدهد و موجب میشود تصمیمگیریهای رشد با احتیاط بیش از حد یا نادرست همراه شود.
۲. نیاز به نیروی انسانی متخصص و هزینههای استخدام
یافتن و جذب افراد ماهر نیازمند هزینه و زمان زیادی است؛ علاوه بر حقوق، هزینههای جذب، آموزش و مدیریت تیم نیز بار مالی و زمانی قابلتوجهی ایجاد میکند. بسیاری از استارتاپها دنبال کاهش این هزینهها هستند بدون اینکه کیفیت خدمات یا پاسخگویی به مشتریان کاهش یابد.
۳. عدم وجود ساختار اداری و ابزارهای حرفهای ارتباطی
نبود یک ساختار مشخص برای مکاتبات، تماسها و ثبت اطلاعات مشتریان باعث سردرگمی و از دست رفتن اطلاعات حیاتی میشود. همچنین فقدان ابزارهای حرفهای مثل مرکز تماس، تلفن ثابت رسمی یا سیستمهای پاسخگویی خودکار، تصویر حرفهای کسبوکار را تحتتأثیر قرار میدهد.
۴. چالش مدیریت پیامها و کانالهای اجتماعی
با رشد فعالیت آنلاین، کنترل حجم پیامها در شبکههای اجتماعی و پاسخدهی سریع تبدیل به یک دغدغه مهم میشود. تاخیر در پاسخ یا پاسخهای نامنسجم میتواند تاثیر منفی بر تجربه مشتری و برند داشته باشد.
پیشنهاد مطالعه: چگونه از هوش مصنوعی در بازاریابی استفاده کنیم؟ ابزارها و ترفندها
۵. فرایندهای دستی و هشداردهنده بودن خطای انسانی
انجام کارها بهصورت دستی یا با ابزارهای نامناسب باعث کندی فرایندها، افزایش خطا و هدر رفت زمان میشود. بهخصوص در حوزه ارتباط با مشتریان و پاسخگویی به درخواستها، نبود اتوماسیون میتواند نارضایتی و از دست رفتن فرصتهای فروش را بهدنبال داشته باشد.
۶. ضعف در مدیریت زمان و تمرکز پراکنده تیم
کارآفرینان نوپا اغلب نقشهای متعدد را خود برعهده میگیرند؛ این چند وظیفگی منجر به توزیع نامناسب زمان، تاخیر در اجرای اولویتها و کاهش کیفیت تصمیمسازی میشود.
در ادامه با دو راهکار هوشمند، تمامی این چالشها را برای کسبوکارهای نوپا برطرف خواهیم کرد.
تلفن ابری؛ جایگزین هوشمند ارتباطات تلفنی سنتی
همانطور که گفتیم عدم وجود ساختار اداری و ابزارهای حرفهای یکی از این چالشها است که تلفن ابری راهکاری هوشمند و اقتصادی برای مدیریت ارتباطات سازمانی بدون نیاز به تجهیزات سخت افزاری تلفن سانترال سنتی محسوب میشود و تمامی تیمها و کسب و کارها، فارغ از اندازهشان، میتوانند از یک خط تلفن ثابت معتبر و حتی رند بهره ببرند.
از جمله امکانات اصلی تلفن ابری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- شماره تلفن ثابت اختصاصی با امکان انتخاب پیششماره دلخواه برای تهران یا سایر شهرها؛
- منشی مجازی برای پاسخگویی حرفهای به تماسها با نام برند شما؛
- انتقال تماسها به خطوط شخصی یا داخلیهای مشخصشده؛
- دریافت و ارسال فکس اینترنتی؛
- افزودن همکار و اختصاص یک داخلی به هر همکار؛
- گزارشدهی دقیق تماسها و عملکرد همکاران؛
- ضبط مکالمات ورودی و خروجی؛
- انتقال تماس به صندوق صوتی در زمان عدم پاسخگویی؛
- اتصال تلفن ابری به CRM یا سایر ابزارها.
دایرکت هوشمند؛ راهکار مدیریت پیامها در شبکههای اجتماعی
چالش مهم بعدی مدیریت پیامها و کانالهای اجتماعی است. با افزایش وابستگی کسبوکارها به اینستاگرام، بسیاری از برندها با مشکلاتی مانند پیامهای انباشته، تأخیر در پاسخگویی، از دست رفتن مشتریان بالقوه و نبودِ نظم در دایرکت مواجه میشوند. برای کسبوکارهای کوچک و نوپا، اختصاص نیروی انسانی برای مدیریت مداوم دایرکت نه مقرونبهصرفه است و نه همیشه نتیجهبخش.
در چنین شرایطی، نیاز به یک راهکار دقیق و قابل اتکا احساس میشود؛ راهکاری که بتواند بخشی از فشار ارتباطی را کم کند و امکان مدیریت هوشمند پیامها را فراهم سازد. دایرکت هوشمند اینستاگرام با همین هدف طراحی شده است و پلتفرم نوینهاب دقیقا با ارائه این قابلیت، به مدیران پیجها کمک میکند تا بدون نیاز به نیروی پشتیبانی گسترده، پیامها را بهصورت دقیق و منظم مدیریت کنند. برخی از مهمترین امکانات این ابزار عبارتاند از:
- خودکارسازی پاسخ به پیامهای پرتکرار؛
- دستهبندی پیامها بر اساس موضوع یا کلمات کلیدی؛
- امکان مدیریت چند ادمین در یک پنل؛
- گزارشدهی از میزان و سرعت پاسخگویی؛
- ارسال اعلان برای پیامهای مهم یا مشتریان خاص.
پیشنهاد مطالعه: صفر تا صد درآمدزایی از روبیکا
نکات تکمیلی
برای مدیریت مؤثر در کسبوکارهای نوپا، انتخاب و استفاده هوشمندانه از ابزارها اهمیت زیادی دارد. رعایت چند نکته ساده میتواند بهرهوری را افزایش دهد:
- برای مدیریت تماسها و پیامها، ترکیب تلفن ابری و دایرکت هوشمند یک راهکار یکپارچه و مقرونبهصرفه ارائه میدهد که سرعت پاسخگویی، نظم ارتباطات و بهرهوری عملیاتی را بهطور قابلتوجهی افزایش میدهد.
- بسته تلفن ابری دفتر شما را متناسب با حجم تماسها و نوع فعالیت انتخاب کنید.
- از گزارش تماسها و پیامها برای تحلیل رفتار مشتریان استفاده کنید.
- پاسخهای خودکار را طوری تنظیم کنید که لحن برندتان حفظ شود.
- محتوای پیامهای آماده را بهطور منظم بهروزرسانی کنید.
- دادههای دریافتی را به بانک اطلاعاتی مشتریان تبدیل و در تصمیمگیریهای بازاریابی استفاده کنید.
