در یک دهه گذشته مفهوم کار از چارچوب سنتی کار در یک دفتر اداری خارج شده است و با رشد و فراگیری فریلنسرینگ، راه‌اندازی استارتاپ و شرکت‌های کوچک، نیاز به فضایی منعطف، پویا و مقرون‌به‌صرفه برای کار بیش از پیش احساس شد. در این زمان بود که ایده فضای کار اشتراکی (Coworking Space) وارد شد. فضای کار اشتراکی، به عنوان راهکاری عالی برای داشتن یک فضای کار ارزان اما همراه امکانات یک دفتر کار حرفه‌ای با مزیت شبکه‌سازی شناخته شده است.
اگر فریلنسر هستید و به دنبال بهترین فضای کار اشتراکی برای خودتان هستید، یا یک تیم کوچک و استارتاپی نوپا هستید، این مقاله به شما کمک می‌کند تا با در نظر گرفتن تمام جوانب، بهترین انتخاب را داشته باشید. در این راهنمای جامع، به بررسی انواع فضاهای کار اشتراکی، مزایا و معایب آنها، امکانات ضروری و نکاتی برای انتخاب هوشمندانه خواهیم پرداخت.
فضای کار اشتراکی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
فضای کار اشتراکی، محیطی است که در آن افراد یا تیم‌های مختلف از کسب‌وکارهای گوناگون در کنار یکدیگر کار می‌کنند. این فضاها اغلب با ارائه امکانات مشترک مانند میز کار، اینترنت پرسرعت، اتاق جلسات، آشپزخانه و سایر امکانات رفاهی به کارآفرینان، فریلنسرها و تیم‌های کوچک این امکان را می‌دهند تا بدون دغدغه‌های مربوط به اجاره و نگهداری یک دفتر کار، روی رشد کار تمرکز کنند و همچنین فرصت شبکه‌سازی را برای آنها فراهم می‌کند.
حتی در برخی موارد فضای کار اشتراکی تحت نظر شتاب‌دهنده‌های کسب و کار است و دوره‌ها و جلساتی با هدف آموزش حرفه‌ای و بهبود مهارت‌های نرم در اختیار افراد قرار می‌گیرد.
اما چرا این فضاها تا این حد محبوب شده‌اند؟ دلایل زیادی برای محبوبیت و فراگیری فضاهای کار اشتراکی وجود دارد، از جمله به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
صرفه‌جویی در هزینه اجاره دفتر کار
اجاره یک دفتر کار هزینه‌های سنگینی را به دنبال دارد. فضاهای کار اشتراکی با ارائه پلن‌های قیمتی متفاوت با امکانات مختلف، از پرداخت هزینه‌های اجاره ماهانه، قبوض، خرید تجهیزات اداری و اینترنت جلوگیری می‌کنند.
شما می‌توانید بر اساس نیاز خود، از یک میز کار روزانه تا یک دفتر اختصاصی ماهانه را در یک فضای کار اشتراکی اجاره کنید. این تنوع و انعطاف برای استارتاپ و فریلنسرها که نیازهایشان به سرعت تغییر می‌کند، کاربردی است.
پیشنهاد مطالعه: معرفی استارتاپ‌های موفق ایرانی و خارجی
فضای کار اشتراکی؛ فرصتی برای شبکه‌سازی
فضاهای کار اشتراکی، فرصت حضور در کنار افراد خلاق و کارآفرین از صنایع مختلف و شبکه‌سازی، همکاری و تبادل ایده با افراد مختلف را فراهم می‌کند. این تعاملات می‌تواند به رشد و توسعه کسب‌وکار و حتی رشد فردی شما بسیار کمک کند.
افزایش بهره‌وری
کار کردن در خانه با حواس‌پرتی‌های زیادی همراه است. همچنین حفظ ساعت کاری و برنامه روزانه در خانه کار سختی است و نیاز به انگیزه و دیسیپلین زیادی دارد. اما حضور در فضای کار اشتراکی با ایجاد یک محیط حرفه‌ای و متمرکز، به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید و حتی از تلاش و پشتکار دیگران انگیزه بگیرد و جدی‌تر عمل کنید.
آشنایی با انواع فضای کار اشتراکی
فضاهای کار اشتراکی در ایران حدود یک دهه است گسترده‌تر شده‌اند و در شهرهای زیادی فضاهای مختلفی در نظر گرفته شده است. این فضاها در انواع و با مدل‌های مختلفی ارائه می‌شوند که هر کدام برای نیازهای خاصی طراحی شده‌اند. انتخاب نوع مناسب، به بودجه، نوع کار و سبک کاری شما بستگی دارد.
میز کار اشتراکی (Hot Desk)
این پلن اغلب ارزان‌ترین گزینه برای انتخاب است. در این مدل، شما یک میز مشخص و ثابت ندارید و هر روز که به فضا می‌روید، می‌توانید از هر میز خالی استفاده کنید. این گزینه برای فریلنسرها و افرادی که به صورت پاره‌وقت کار می‌کنند یا حتی دانشجوها یا افرادی که برای آزمون مطالعه می‌کنند گزینه‌ی مناسبی است.
میز کار اختصاصی (Dedicated Desk)
در این مدل، یک میز و صندلی مشخص به شما تعلق می‌گیرد که می‌توانید وسایل خود را روی آن بگذارید. این پلن برای افرادی که در زمان‌های طولانی و منظم در فضای کار حاضر می‌شوند، مناسب است. در این پلن، حریم شخصی بیشتری در اختیار شما است و در اغلب موارد یک کمد اختصاصی هم برای شما در نظر گرفته شده است.
اگر برای کار و حضور در فضا، برنامه ثابت و مشخصی دارد و در عین حال بودجه زیادی ندارید، اجاره میز کار در فضای کار اشتراکی، انتخاب مناسبی برای شماست، چون جایی برای نگرانی از نبود میز مناسب ندارید و همچنین با پرداخت هزینه ماهانه، تخفیف دریافت می‌کنید.
دفتر کار اختصاصی (Private Office)
اگر یک تیم کوچک دارید یا به حریم خصوصی بیشتری نیاز دارید، یک اتاق اختصاصی در فضای کار اشتراکی اجاره کنید. این گزینه تمام امکانات فضای اشتراکی را به همراه امنیت و حریم شخصی یک دفتر مستقل ارائه می‌دهد.
دفتر کار مجازی (Virtual Office): این گزینه برای افرادی مناسب است که نیازی به فضای فیزیکی برای کار ندارند اما به یک آدرس معتبر و شماره تلفن ثابت برای کسب‌وکار خود احتیاج دارند. در ادامه بیشتر به این موضوع خواهیم پرداخت.
پیشنهاد مطالعه: صفر تا صد راه‌اندازی دفتر کار خانگی
امکانات ضروری در بهترین فضای کار اشتراکی
هنگام انتخاب یک فضای کار اشتراکی، علاوه بر نوع پلن‌هایی که پیشنهاد می‌دهد، به امکاناتی که ارائه می‌دهد نیز توجه کنید. یک بهترین فضای کار باید مجموعه‌ای از امکانات اولیه و اضافی را برای تسهیل کار شما فراهم کند.
اینترنت پرسرعت و پایدار
مهم‌ترین امکان هر فضای کار اشتراکی، دسترسی به یک اینترنت قوی و بدون قطعی است. ممکن است فضای کار اشتراکی، اینترنت در اختیار شما قرار دهد، که در این صورت حتما پیش از تصمیم، کیفیت اینترنت را بررسی کنید. همچنین از نحوه آنتن‌دهی ارائه‌دهندگان اینترنت در آن فضا مطمئن شوید.
اتاق جلسات با تجهیزات مناسب
امکان رزرو اتاق جلسات با تجهیزات کامل (ویدیو پروژکتور، تخته وایت‌برد و…) برای جلسات با مشتریان یا تیم ضروری است. اگر پیش‌بینی می‌کنید که اتاق جلسات موردنیاز شماست حتما تجهیزات آن، قیمت و کیفیت تجهیزات را بررسی کنید.
فضای استراحت و آشپزخانه
وجود یک فضای استراحت دلپذیر، آشپزخانه مجهز و حتی با قهوه و چای رایگان، به افزایش انرژی و روحیه کمک می‌کند. محیط فضای کار و استراحت را ببینید و سعی کنید فضایی را انتخاب کنید که بتوانید در کنار تمرکز روی کار، دقایقی را در آرامش هم داشته باشید.
امکانات و خدمات اداری
دسترسی به پرینتر، اسکنر، دستگاه فتوکپی یا حتی فکس از دیگر امکانات مهم است که بهتر است در فضای کار اشتراکی در دسترس شما باشد.
اطمینان از امنیت فضای کار اشتراکی
امنیت لازمه‌ی آرامش و تمرکز است. وجود نگهبان، قفل الکترونیکی و سیستم‌های نظارتی برای حفاظت از وسایل شخصی و حتی اطلاعات شما ضروری است، پس در فرایند انتخاب بهترین فضای کار اشتراکی به این موضوع توجه کنید.
برگزاری رویدادها و کارگاه‌های آموزشی
بسیاری از فضاهای کار اشتراکی برای اعضای خود رویدادها و کارگاه‌های آموزشی برگزار می‌کنند که فرصت‌های یادگیری و شبکه‌سازی را تقویت می‌کنند.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای اسکیل کردن استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک
معرفی بهترین فضاهای کار اشتراکی در ایران
با رشد اکوسیستم استارتاپی در ایران، فضاهای کار اشتراکی متعددی در شهرهای بزرگ به ویژه تهران، راه‌اندازی شد. همان طور که پیش از این گفتیم انتخاب بهترین فضا به نیازهای شما بستگی دارد، اما برخی از شناخته‌شده‌ترین و پرطرفدارترین این فضاهای کار اشتراکی را در ادامه معرفی می‌کنیم:
کارخانه نوآوری آزادی
این مجموعه بزرگ که در قلب اکوسیستم استارتاپی ایران قرار دارد، شامل فضاهای کار اشتراکی مختلفی مانند زاویه، زاویه‌بازار و… است. این فضاها محیطی پویا و پر از فرصت‌های شبکه‌سازی را فراهم می‌کنند.
فضای کار اشتراکی فینووا
فینووا یکی از پیشگامان در این زمینه است که با تمرکز بر استارتاپ‌های حوزه فناوری، امکانات و خدمات منتورینگ مناسبی را ارائه می‌دهد.
فضای کار اشتراکی پارادایس هاب
این فضا با داشتن شعبه‌های مختلف در تهران و سایر شهرها، یکی از بزرگ‌ترین و متنوع‌ترین فضاهای کار اشتراکی در ایران است و خدمات متنوعی را برای افراد و تیم‌ها ارائه می‌دهد.
فضای کار اشتراکی آبی سفید
این مجموعه با دکوراسیونی ساده و دوستانه، محیطی آرام و مناسب برای فریلنسرها و تیم‌های کوچک فراهم کرده است و امکانات رفاهی خوبی را در اختیار افراد قرار می‌دهد.
فضای کار اشتراکی کارمانا
کارمانا فضایی مدرن و حرفه‌ای است که به طور خاص برای کارآفرینان و تیم‌های استارتاپی طراحی شده است و علاوه بر امکانات پایه، کارگاه‌های آموزشی و برنامه‌های شبکه‌سازی نیز برگزار می‌کند.
هزینه فضای کار اشتراکی
هزینه یکی از مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب فضای کار اشتراکی است. میزان هزینه بر اساس عوامل مختلفی مانند: نوع پلن، امکانات ارائه‌شده، مدت زمان اجاره و حتی موقعیت جغرافیایی فضای کار اشتراکی محاسبه می‌شود و می‌تواند در هر فضایی بسیار متفاوت باشد.
در سال 1403، هزینه میز کار اشتراکی از روزانه 200 الی 500 هزار تومان بوده است و برای اجاره ماهانه میز کار، 2 الی 6 میلیون هزینه پرداخت شده است.
میز کار اختصاصی به صورت ماهانه اجاره داده می‌شود و در همان بازه زمانی، ماهانه 4 الی 10 میلیون هزینه داشته است.
هزینه دفتر کار اختصاصی به تعداد افراد و متراژ اتاق بستگی دارد و معمولاً گران‌ترین گزینه است و ماهانه 15 الی 50 میلیون هزینه داشته است.
پیشنهاد مطالعه: دفتر مجازی یا فضای کاری اشتراکی : کدام را انتخاب کنید؟
راهکار دفتر شما: دفتر کار مجازی و خط تلفن ثابت اختصاصی
یکی از چالش‌های اصلی برای فریلنسرها و تیم‌های نوپا، به خصوص در فضاهای کار اشتراکی، بحث ارتباطات حرفه‌ای است. شاید شما یک میز کار در یک فضای پویا و مدرن داشته باشید، اما هنوز از یک شماره تلفن همراه شخصی برای ارتباط با مشتریان استفاده کنید. این موضوع می‌تواند از حرفه‌ای بودن شما کم کند و باعث کاهش اعتماد مشتریان شود.
اینجاست که تلفن ابری «دفتر شما» به عنوان یک راهکار هوشمندانه و مکمل برای فضای کار اشتراکی وارد می‌شود. تلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد که:
- بدون نیاز به سیم‌کشی و تجهیزات فیزیکی، یک شماره تلفن ثابت داشته باشید. این کار به کسب‌وکار شما هویت و اعتبار می‌بخشد و مشتریان با دید حرفه‌ای‌تری به شما نگاه می‌کنند.
- با امکاناتی مانند تلفن گویا (IVR)، صف انتظار و امکان ضبط مکالمات، می‌توانید تجربه‌ای مشابه با یک شرکت بزرگ را برای مشتریان خود فراهم کنید.
- تماس‌های تلفن ثابت شما روی موبایل، لپ‌تاپ یا هر دستگاه دیگری که به اینترنت متصل است، دریافت می‌شود. بنابراین حتی زمانی که در فضای کار اشتراکی نیستید، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد.
- با پرداخت هزینه‌ای بسیار کمتر از راه‌اندازی یک خط تلفن ثابت سنتی، از تمام امکانات یک مرکز تماس حرفه‌ای بهره‌مند می‌شوید.
ترکیب یک فضای کار اشتراکی پویا با ابزاری قدرتمند مانند تلفن ابری دفتر شما، به شما اجازه می‌دهد تا با صرف کمترین هزینه، یک دفتر کار مجازی را داشته باشید و کسب‌وکار خود را در مسیر رشد و موفقیت قرار دهید.
