ارتباط مفید و موثر با مشتریان، از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک کسب و کار است؛ برای همین مجموعه‌های کاری برای پاسخگویی به مشتریان، معمولا از تلفن گویا و سانترال استفاده می‌کنند که بر خلاف تلفن‌های معمولی و یا آنالوگ که همه ما می‌شناسیم و حداقل یک عدد از آن‌ها را در خانه خود داریم، امکانات گسترده‌ای به کسب و کارها می‌دهد.
حتما می‌دانید که در چند سال اخیر هزاران کسب و کار ایرانی به علت انعطاف پذیری، سهولت استفاده و عدم نیاز به دفتر کار و فضای فیزیکی تلفن ابری و سانترال مجازی را جایگزین دستگاه‌های سانترال کرده‌اند. سرویس‌های تلفن ابری هم همان امکانات یک دستگاه سانترال را ولی به صورت مجازی در اختیار شما قرار می‌دهند، یکی از این امکانات که در این نوشته می‌خواهیم معرفی کنیم، قابلیت زمانبندی در تلفن گویا است.
زمانبندی تلفن گویا چیست؟
«زمانبندی» امکان قدرتمندی برای شخصی سازی تماس‌ها است و شما می‌توانید برای هر زمان مشخص، تنظیمات خاصی را تعیین کنید. اگر شما مشترک تلفن گویا دفترشما شوید، می‌توانید با ورود به پورتال تنظیمات تلفن گویا را خودتان انجام دهید و هر وقت که نیاز بود این تنظیمات را به دلخواه خود تغییر دهید، مثلا پیام خوشامدگویی تعریف کنید، داخلی‌ها را مشخص کنید که هر تماس به چه شماره ای دایورت شود و…با کمک زمانبندی می‌توانید این تنظیمات مشخص را برای زمان‌های مختلف اعمال کنید.
در واقع شما مشخص می‌کنید که در ساعات و روزهای مختلف چه پیام‌هایی برای مشتری پخش شود و مشتری به چه منویی هدایت شود. معمولا از قابلیت زمانبندی برای تفکیک ساعات اداری و غیر اداری استفاده می‌شود.
کسب و کارها چه استفاده‌ای از قابلیت زمانبندی می‌کنند؟
در دنیای امروز که هر کسب و کاری محصولات و خدمات خود را در اینترنت هم عرضه می‌کند و فروش آنلاین دارد، طبیعی است که در هر ساعت از شبانه روز احتمال خرید مشتری و نیاز به پشتیبانی وجود داشته باشد و بخواهد که با شماره تلفن شما تماس بگیرد.
شما با قابلیت زمانبندی می‌توانید تنظیم کنید که در ساعات غیر اداری پیام دیگری برای مشتری پخش شود و تماس او به صندوق صوتی و یا به فرد دیگری انتقال پیدا کند. به طور مثال پیام خوشامدگویی برای ساعات غیر اداری می‌تواند به این صورت باشد: «با سلام شما در ساعات غیر اداری تماس گرفته اید، می‌توانید با شماره گیری عدد یک به صندوق صوتی بروید و پیام بگذارید و یا در صورت نیاز به پشتیبانی فوری عدد دو را شماره گیری نمایید».
هر کسب و کاری با توجه به نیاز خود می‌تواند از زمانبندی استفاده کند. مثلا کترینگ و رستوران ها می‌توانند در ساعاتی که خدمات ارائه نمی‌دهند پیام ضبط شده دیگری را در برای تلفن گویای خود تنظیم کنند و یا به طور مثال فریلنسرها می‌توانند در ساعات و روزهای مشخصی که امکان پاسخگویی ندارند، تماس گیرندگان را به منوی دیگری هدایت کنند.
پس اگر برای روزها و ساعات خاصی نیاز بود که مشتری به منوی خاصی هدایت شود، می‌توانید از این قابلیت استفاده کنید.
یک مثال دیگر برای استفاده از قابلیت زمانبندی
به طور مثال یک کاربر دفترشما که مشترک «منشی مجازی» دفتر شما هم هست برای زمان اداری، غیر اداری و آخر هفته این زمانبندی را تعیین کرده است:
این مشترک، زمانبندی اداری خود را از ساعت 8 صبح تا 16 انتخاب کرده است. در این بازه زمانی «منشی مجازی» پاسخگوی تماس‌های او است؛ برای همین منظور این کاربر به طور همزمان از سرویس «منشی مجازی» دفترشما هم استفاده می‌کند. در این سرویس یک منشی دورکار طبق دستورالعمل شما تماس‌هایتان را پاسخ می‌دهد.
در ساعات غیر اداری که از ساعت 16 الی 24 است، پیام آغازین به این صورت تنظیم شده است:
«ساعت کاری روزهای شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8:00 الی 16 است، تنها در صورت نیاز به پشتیبانی فوری عدد یک را شماره‌گیری کنید»
با شماره گیری عدد یک تماس به موبایل شما انتقال می‌یابد.
برای روزهای پنجشنبه و جمعه هم می‌توان پیغام آغازین دیگری گذاشت و تماس به شماره‌های دیگری انتقال پیدا کند.
در بازه‌های زمانی دیگر مثلا ساعت 3 بامداد روز سه شنبه تنظیمات به این صورت شخصی سازی شده که تماس به «صندوق صوتی» انتقال پیدا کند.
پس شما با توجه به نیازتان می‌توانید زمانبندی‌های گوناگونی اعمال کنید.
از زمانبندی استفاده می‌کنید؟
بسیاری از مشترکین دفترشما ترجیح می‌دهند زمانبندی در حالت پیش فرض و غیر فعال باشد. اما خیلی از مشترکین هم زمانبندی‌های متنوعی برای تلفن گویای اینترنتی خود ایجاد کرده‌اند. اگر مشترک تلفن گویای دفترشما هستید و از قابلیت زمانبندی استفاده می‌کنید، برای ما بنویسید که به چه صورتی این تنظیمات را برای خود شخصی سازی کرده‌اید؟ اگر هم می‌خواهید به جمع مشترکین دفترشما بپیوندید این امکان را دارید که این سرویس را دو هفته رایگان امتحان کنید.
