امکان ضبط مکالمه تلفنی، یکی از ابزارهای کمک مدیریتی است که با استفاده از آن نظارت بر عملکرد کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های فروش و خدمات پشتیبانی امکان پذیر می‌شود. در حالت عادی برای اینکه بتوانید مکالمات داخل شرکت، اداره و یا سازمان خود را ضبط نمایید، ابتدا باید یک دستگاه ضبط مکالمه خریداری نمایید، اما یکی از ویژگی‌ها تلفن ابری امکان ضبط مکالمات بدون نیاز به خرید هیچ سخت افزار و  یا نصب نرم افزار است.

اما ضبط مکالمات در تلفن گویا امکانات زیادی به مجموعه‌های کاری می‌دهد، در این مقاله به ۶ امکان قدرتمندی که ضبط مکالمات به کسب و کارهای می‌دهد آشنا می‌شویم:

یک: می‌توانید کیفیت تماس‌ها را کنترل کنید

اولین مزیت ضبط مکالمات برای کسب و کارها، امکان مرور تماسها و پایش محتوای مکالمه‌ها است. مکالمه‌های تلفنی، حلقه‌ی اتصال بسیار مهمی بین شرکت‌ها و مشتریان آن‌ها هستند و کیفیت این ارتباط، نقش پررنگی در موفقیت یک مجموعه کاری بازی می‌کند. مدیران  بخش‌های مختلف می‌توانند با گوش دادن به این مکالمه‌ها، مطمئن شوند که کارمندان، استانداردهای مورد نیاز را در تعامل و برخورد با مشتریان، به‌ درستی رعایت می‌کنند. اگر این رصد وجود نداشته باشد، آنگاه مدیران، معیار درست و معتبری برای اصلاح عملکرد نیروهای خود نخواهند داشت.

 دو: خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌دهید

خدمات مشتریان، تعریف گسترده‌ای دارد و تنها به برخورد مؤدبانه با آن‌ها خلاصه نمی‌شود بلکه ارائه خدمات مناسب به مشتریان، به خصوص در زمینه راهنمایی و پشتیبانی نقش مهمی در جذب و حفظ آن‌ها دارد.

در واقع مشتریان شما را با کیفیت محصول و همینطور تعاملی که می‌توانند با شما برقرار کنند، می‌سنجند. پس شما با ارتباط صحیح با مشتری، ارزش بزرگی به برند خود می‌بخشید. در این تعامل است که شما متوجه می‌شوید مشتری از چه چیز خشنود و از چه چیز به شدت ناراضی است، ضبط مکالمه‌ها در  یک مرکز تماس ابری و مرور آن‌ها، به شرکت در شناسایی موارد نارضایتیِ پیدا یا پنهان آشنا می‌سازد و باعث می‌شود که بتوانید خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهید.

سه: گوش دادن به مکالمات آسان و در دسترس است

در تلفن ابری دیگر نیاز به داشتن سخت افزار خاصی برای ضبط مکالمه‌ها ندارید. حتی نیاز نیست نرم افزار جانبی ای هم روی تلفن خود نصب کنید. تنها کافی است که پنل خود مراجعه کنید تا بتوانید به سادگی به همه مکالمه‌ها دسترسی داشته باشید، گزارش و دقایق تماس را مشاهده کنید و به مکالمه‌ها گوش دهید. شما در هر زمان و در هر مکان می‌توانید به این مکالمه‌ها مراجعه کنید. برای همین است که دفتر کار مجازی این روزها محبوب کسب و کارها شده است.

چهار: یک ابزار آموزشی ارزشمند دارید

ضبط مکالمه در یک مرکز تلفن، یک ابزار آموزشی بسیار ارزشمند است که باعث ارتقای دانش و عملکرد کارکنان فعلی می‌شود. و حتی می‌توان مکالمه‌های چالشی و یا با کیفیت را به عنوان یک مرجع آموزشی برای تعلیم کارکنان جدید مرکز تماس استفاده کرد. تماس‌های ضبط شده یک منبع آموزشی غنی هستند که می‌توانند برای برطرف کردن ضعف‌های پاسخگویی تلفنی به آن‌ها مراجعه کرد.

پنج: کیفیت محصول‌تان بهبود می‌یابد

بازخورد مشتریان یک هدیه ارزشمند است که به رایگان در اختیار شما قرار گرفته است. در بسیاری از  شرکت‌ها، مکالمه‌های تلفنی اول از همه در اختیار مدیر محصول قرار میگیرد تا او بتوانند با گنجاندن هر چه بیشتر دیدگاه‌های مشتری در فرایند تولید، محصولی بهینه عرضه کنند و یا حتی جلسات مدیریتی زیادی با موضوع بررسی مکالمه‌های تلفنی برگزار می‌شود و یکی از منابع مهم برای ارتقاء محصول به حساب می‌آید.

شش: امکان بازخوانی عملکرد دارید

ضبط مکالمه تلفنی یعنی شما یک آرشیو دست اول از دوره‌های زمانی مختلف دارید و برای برنامه ریزی و تعیین استراتژی می‌توانید همیشه به آن مراجعه کنید. مثلا اگر در یک دوره زمانی با افت فروش مواجه شده بودید می‌توانید با رجوع به تماس‌های تلفنی آن دوره درباره علت آن چاره جویی کنید. فراموش نکنید هر چقدر هم که اپراتورهای شرکت، فعالانه به صدای مشتری گوش دهند، باز هم همواره نکات ریز اما مهمی وجود دارند که ممکن است بعد از پایان تماس، فراموش شوند. اما ضبط مکالمات، امکان مرور مجدد مکالمه‌ها را برای شرکت فراهم می‌کند.