منشی حرفه ای

استخدام منشی باتجربه با این ویژگی‌ها برگ برنده کسب و کارتان است

«دفتر شما» دفتر کار مجازی, کسب و کار نظر بگذارید

استخدام منشی باتجربه با این ویژگی‌ها برگ برنده کسب و کارتان است

ناگفته پیداست که درصد بسیار بالایی از منشی ها را خانم ها تشکیل می دهند. همیشه همین طور بوده است. به همین دلیل تماس گیرندگان و مراجعان نیز با منشی خانم راحت ترند و کارفرمایان هنگام استخدام منشی فقط به منشی باتجربه خانم فکر می کنند.

وظایف منشی را همه می دانند. اما مهمترین وظیفه منشی پاسخگویی به تماسهاست. این وظیفه برای کسب و کارهای جدید شاید بتوان گفت حیاتی است. چون وقتی کسب و کارتان جدید است، بیشتر تماس گیرندگان مشتریان بالقوه هستند که هنوز تصمیم نگرفته اند از شما سرویس یا محصول خریداری کنند یا به سراغ کسب و کار دیگری که رقیب شماست بروند. و این وظیفه منشی است که با پاسخگویی صحیح به پرسشهای آنها، تماس گیرندگان را به مشتری تبدیل کند.

پرسش های متداول

منشی خوب چه ویژگی هایی دارد؟

  • تمرکز بالا:

از آنجایی که منشی باید چند کار مختلف را به طور همزمان پیش ببرد، باید قدرت تمرکز بالایی داشته باشد. شخصی که ذهنی آشفته دارد نمی تواند منشی خوبی بشود و دیر یا زود باید قید این کار را بزند. برخی امکانات هم به افزایش تمرکز منشی کمک می کند. راه اندازی سیستم تلفن گویا برای مثال می تواند از حجم کاری منشی کم کند و تماسها با این سیستم به داخلی های گوناگون شرکت وصل شوند.

کاربرد شماره تلفن مجازیچگونه بدون هیچ هزینه ای سیستم تلفن گویا راه اندازی کنیم؟

  • سرعت عمل و قدرت تصمیم گیری

گاهی منشی باید در غیاب مدیران تصمیم هایی بگیرد که به سرعت عمل و قدرت تصمیم گیری نیاز دارد. گفتن جملاتی مانند «ببخشید، آقا یا خانم فلانی نیستند. باید صبر کنید خودشون بیان» در این جور مواقع همیشه گزینه خوبی نیست. منشی حرفه ای باید از اعتماد به نفسی برخوردار باشد که در این موارد مانع از تردید در تصمیم گیری او شود.

سرویس منشی مجازی دفتر شما

  • قدرت بیان خوب

مهمترین ابزار کار یک منشی حرفه ای چیست؟ کامپیوتر، تلفن، دفتر و خودکار همگی از ابزارهای مهمی هستند اما منشی همه اینها را هم داشته باشد، بدون قدرت بیان و توانایی انتقال مفاهیم این ابزارها هم نمی تواند از او یک منشی حرفه ای بسازد. بعضی افراد این توانایی را به طور ذاتی دارند، اما بیشتر افراد از این قدرت به صورت حرفه ای برخوردار نیستند.

کاربرد شماره تلفن مجازیمنشی حرفه ای به پرسش های متداول این گونه پاسخ می دهد.

  • انتقادپذیری

منشی به دلیل ارتباط لحظه به لحظه ای که با مدیر عامل دارد بیش از هر کس دیگری در معرض نقد شدن است. خیلی از خانمها وقتی مورد انتقاد قرار می گیرند خودشان را می بازند و انگیزه شان را از دست می دهند. البته به چگونگی انتقاد هم بستگی دارد. ولی در کل، افرادی که آستانه تحملشان در این زمینه پایین است و از انتقاد شدن می ترسند و ناراحت می شوند گزینه های خوبی برای این شغل نیستند.

  • وضع ظاهری مناسب و صدای خوب

درست یا غلط، مردم ترجیح می دهند با منشی ای در ارتباط باشند که هم از صدای دلنشینی برخوردار باشد و هم ظاهر زیبایی داشته باشد. قضیه استفاده ابزاری از خانم ها نیست. این یک گرایش طبیعی است که انسانها در اولین برخورد جذب ظاهر زیبا می شوند. گفتن ندارد، اما منشی ای که آرایش تند و لباسهای تحریک کننده می پوشد هرگز نمی تواند منشی حرفه ای باشد. زیرا داشتن ظاهر سنگین و متناسب با عرف محیط های کاری باعث جلب اعتماد به منشی و مهارتهایش می شود.

شما چه تجربه ای در زمینه مهارتهای یک منشی حرفه ای دارید؟ در بخش «دیدگاه شما» برایمان بنویسید.

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.