مدیریت زمان برای مقابله با فشارهای زندگی مدرن و بدون استرس ضروری است. شما هم افرادی را دیده اید که همیشه سرشان شلوغ است و «وقت ندارم» وِرد زبانشان، اما در نهایت کار خاصی انجام نمی دهند؟ پس به جای این که الکی دور خودمان بچرخیم، باید ببینیم چگونه وقت خود را مدیریت کنیم و چه طور می توانیم در کمترین زمان بیشترین و مفیدترین کار را انجام دهیم.
اگر شما هم فکر می کنید زمان کافی برای انجام وظایفتان ندارید، با آشنایی با اصول مدیریت زمان می توانید از ۲۴ ساعت شبانه‌روز به‌گونه‌ای استفاده کنید که بازدهی آن بیشتر از 24 ساعت باشد. همچنین، نه تنها بهره‌وری خود را افزایش خواهید داد، بلکه از استرس و اضطراب خودتان کم خواهید کرد. در این مقاله، به معرفی تکنیک‌های کاربردی، ابزارهای مفید و یک چک‌لیست کامل برای مدیریت بهتر زمان می‌پردازیم.
دغدغه جدی همه در سر کار این است: چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
احتمالا با خود بگویید، شبانه‌روز ۲۴ ساعت است و در این دوران که حجم اطلاعات بالا است و روزانه باید با وظایف مختلفی در رابطه با شغل، زندگی شخصی و اجتماعی خود دست‌و پنجه نرم کنیم، رسیدن به تمام این کارها در زمانِ مناسبش غیرممکن است.
اما در واقع آنچه شما به آن نیاز دارید زمان بیشتر نیست، بلکه مدیریت زمان است. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا به اهداف خود دست یابید و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. بسیاری از ما احساس می‌کنیم که در طول روز به اندازه کافی وقت نداریم، اما با یک مدیریت هوشمندانه می‌توان از همین زمان محدود به بهترین نحو استفاده کرد. اگر بخواهیم به صورت خلاصه و کوتاه بگوییم چگونه مدیریت زمان به ما در پیش‌برد یک زندگی بهتر و رضایت بیشتر کمک می‌کند، می‌توان سه مورد زیر را بیان کرد:
- افزایش بهره‌وری و کارآیی: با برنامه‌ریزی دقیق، می‌توانید وظایف را به سرعت و به صورت مؤثر انجام دهید.
- کاهش استرس و اضطراب: وقتی می‌دانید چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهید، اضطراب شما به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.
- بهبود تمرکز و کیفیت کار: با مدیریت زمان، زمان خود را بر روی مهم‌ترین کارها متمرکز می‌کنید و کیفیت کارتان افزایش می‌یابد.
تکنیک‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان همیشه یکی از موضوعات مهم در توسعه فردی و افزایش بهره‌وری بوده است؛ به همین دلیل، متخصصان حوزه‌های رشد فردی یا روانشناسی، تکنیک‌های مختلفی را مطابق با نحوه فعالیت مغز طراحی کرده‌اند. در میان این تکنیک‌ها مواردی وجود دارد که اعتبار آنها بسیار بیشتر است و سال‌ها است که افراد موفق از آنها استفاده می‌کنند. این تکنیک‌های مهم و کاربردی در مدیریت زمان را در ادامه معرفی می‌کنیم.
تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique)
تکنیک پومودورو یکی از روش‌های محبوب مدیریت زمان است که بر اساس تقسیم زمان به بخش‌های کوتاه و متمرکز ایجاد شده است. در این روش، شما کار خود را به بازه‌های 25 دقیقه‌ای به نام «پومودورو» تقسیم می‌کنید. هر 25 دقیقه کار، با 5 دقیقه استراحت همراه است. پس از 4 پومودورو، یک استراحت طولانی‌تر (15-30 دقیقه) خواهید داشت. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری داشته باشید و از خستگی و فرسودگی جلوگیری کنید.
برای اجرای این تکنیک، اپلیکیشن‌ها و افزونه‌های مختلفی طراحی و روانه بازار شده است که معروفترین آن وبسایت پوموفوکوس است.
تکنیک MIT (Most Important Tasks)
این روش به شما کمک می‌کند تا در طول روز به مهم‌ترین کارهای خود اولویت دهید. هر روز سه کار بسیار مهم (MIT) را تعیین کنید و قبل از انجام کارهای دیگر، حتماً این سه کار را به اتمام برسانید. این تکنیک باعث می‌شود که ابتدا به کارهای ضروری و حیاتی بپردازید و در طول روز احساس رضایت بیشتری داشته باشید.
حالا شاید بپرسید چطور اولویت کارها را مشخص کنیم و همیشه اولویتها واضح نیستند، در بخش‌های بعد به تکنیک ماتریس آیزنهاور خواهیم پرداخت که در تعیین اولویتها بسیار کاربردی است.
تکنیک 2 دقیقه‌ای (Two-Minute Rule)
یکی از تکنیک‌های ساده اما موثر در مدیریت زمان، روش 2 دقیقه‌ای است. در این تکنیک، هر کاری که کمتر از 2 دقیقه زمان می‌برد را باید بلافاصله انجام دهید. به این ترتیب از تجمع کارهای کوچک جلوگیری می‌شود و احساس فشار و استرس به مرور کاهش می‌یابد.
برنامه‌ریزی بر اساس ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یا همان ماتریس اولویت‌بندی، به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را به چهار دسته تقسیم کنید:
- کارهای فوری و مهم (اولویت اول): این کارها باید در اسرع وقت انجام شوند.
- کارهای مهم اما غیر فوری (اولویت دوم): کارهایی که برای دستیابی به اهداف طولانی‌مدت مهم هستند، اما نیاز به انجام فوری ندارند.
- کارهای فوری اما غیر مهم (اولویت سوم): این کارها باید به دیگران واگذار شوند تا زمان شما برای کارهای مهم‌تر آزاد شود. به‌عنوان مثال، اگر فرد دیگری هم می‌تواند پاسخ‌گوی تلفن‌های شما باشد، چرا با استخدام منشی دورکار دفترشما، پاسخ‌گویی تماس‌ها را با هزینه‌ی کم به منشی‌های با تجربه نسپارید؟!
- کارهای غیر فوری و غیر مهم (اولویت چهارم): این کارها را باید به حداقل رساند یا حذف کرد.
پیشنهاد مطالعه: اصول تیم‌سازی در کسب و کار
ابزارهای کاربردی مدیریت زمان
ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند که آسان‌تر تکنیک‌های مدیریت زمان و پروژه را اجرا کنید و درگیر ظواهر کار مثل ساختن جدول و فایل یا رنگ‌آمیزی دفتر برنامه‌ریزی نشوید. همچنین به شما کمک می‌کنند که با استفاده از تکنولوژی جدید و اینترنت، هر جا که هستید با گوشی همراه یا کامپیوتر، بتوانید به برنامه‌های خود دسترسی داشته باشید و بهانه‌ای برای عدم تعهد پیدا نکنید. از مهم‌ترین و پرطرفدارترین ابزارهای مدیریت زمان، می‌توان به موارد زیر پرداخت.
ابزار مدیریت وظایف Trello
ترلو (Trello) یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف است. با استفاده از این ابزار می‌توانید کارهای خود را به صورت کارت‌ها و لیست‌ها سازماندهی کنید. همچنین، Trello برای مدیریت پروژه‌های تیمی بسیار مناسب است و امکان همکاری با دیگر اعضای تیم را فراهم می‌کند.
برنامه Todoist
Todoist یکی از بهترین ابزارهای مدیریت کار و وظایف است که به شما کمک می‌کند لیست کارهای خود را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید. این ابزار که بهبه شما امکان می‌دهد تا یادآوری‌ها و زمان‌بندی‌های مختلف برای کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه تنظیم کنید.
استفاده از تقویم گوگل (Google Calendar)
تقویم گوگل (Google Calendar) ابزاری بسیار ساده و کاربردی برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. با استفاده از این تقویم می‌توانید زمان‌بندی روزانه، هفتگی و ماهانه خود را تنظیم کنید و برای وظایف مهم یادآوری‌های لازم را تنظیم کنید. همچنین امکان به اشتراک‌گذاری برنامه‌ها با دیگران نیز وجود دارد.
تمرکز بیشتر با وبسایت Focus@Will
Focus@Will یکی از ابزارهای جالب برای کمک به تمرکز است. این ابزار با ارائه موسیقی‌های مناسب برای تمرکز، به شما کمک می‌کند تا در زمان کار، حواس‌پرتی را کاهش داده و بهبود بهره‌وری خود را تجربه کنید.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت آسان و دقیق تماس‌ها با تقویم شمسی دفترشما
چک‌لیست مدیریت زمان
این چک‌لیست می‌تواند به شما کمک کند تا در طول روز برنامه‌های خود را به خوبی پیگیری کنید و مدیریت زمان بهتری داشته باشید:
تعیین اهداف روزانه
هر روز صبح، سه هدف اصلی خود را بر اساس تکنیک MIT تعیین کنید. از خود بپرسید در زندگی شخصی و کاری خود چه چیزی می خواهید بدست آورید؟ پاسخ این سوال‌ها نشان می‌دهد که چطور می‌خواهید وقت خود را سپری کنید و آن را مدیریت کنید. اهداف را به طور واضح مشخص کنید و تعریف کنید که آنها چه هستند و چقدر اهمیت دارند.
اولویت‌بندی کارها
کارها را بر اساس اهمیت و فوریت آنها دسته‌بندی کنید. (ماتریس آیزنهاور)اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان بسیار مؤثر و حیاتی است. افراد با در نظر نگرفتن این مرحله ضروری نمی توانند مدیریت زمان کارآمدی داشته باشند. اهدافی که کم‌اهمیت هستند باید در مراحل پایانی زمان‌بندی جای بگیرند و اهداف پر اهمیت باید در بهترین موقعیت زمانی قرار گیرند.
استفاده از ابزارهای مناسب
از ابزارهایی مانند Trello، Google Calendar و Todoist برای مدیریت کارها استفاده کنید. وقت خود را خیلی برای انتخاب ابزار صرف نکنید، محیط کاربری و روش کار با ابزار را بررسی کنید و اگر دسترسی و کار با آن برای شما آسان بود، همان ابزار را انتخاب کنید.
استراحت‌های منظم
پس از هر 25 دقیقه کار، استراحت کوتاهی به خود بدهید. برای اجرای این مورد تکنیک پومودور به شما کمک می‌کند. حتی اگر وظیفه خود را به طور کامل انجام ندادید، از زمان استراحت برای جبران آن استفاده نکنید.
به‌عنوان مثال، بسیاری از مردم در ساعت ناهار، برای بدست آوردن زمان بیشتر کار می‌کنند در حالی که این کار می‌تواند بهره‌وری شما را پایین بیاورد. به عنوان یک قانون کلی حداقل ۳۰ دقیقه دور بودن از میز کار به شما کمک می کند بهره‌وری زمان کاری بعدازظهر خود را افزایش بدهید. زمانی که از وقت استراحت خود برمی‌گردید پر انرژی‌تر و متمرکزتر هستید.
حذف وظایف غیر ضروری
وظایفی که فوریت و اهمیت ندارند را از برنامه خود حذف کنید یا به حداقل برسانید. بسیاری از افراد در حذف برخی کارها به سختی عمل می‌کنند، فراموش نکنید گاهی همین کارهای نه‌چندان باارزش، مانع رسیدن شما به اهداف اصلی می‌شوند.
بررسی و بازبینی منظم
هر شب، عملکرد خود را ارزیابی کنید و پیشرفت خود را بررسی کنید. همچنین در پایان هفته یا ماه یک جلسه با خود تشکیل دهید و عملکرد، نقاط قوت و ضعف خود را بررسی کنید. خودتان را بابت ضعف‌ها سرزنش نکنید و تنها راهکاری برای رفع آنها پیدا کنید یا از دیگران کمک بخواهید.
توصیه‌هایی برای بهبود مدیریت زمان
-
- برنامه‌ریزی از شب قبل: هر شب قبل از خواب، لیستی از کارهای مهم روز بعد خود را بنویسید تا صبح به راحتی شروع به کار کنید.
- گوشی را کنار بگذارید: یکی از عوامل مهم در هدر رفتن زمان، استفاده بی‌رویه از گوشی‌های هوشمند است. در زمان کار، گوشی را کنار بگذارید یا از ابزارهایی برای محدود کردن زمان استفاده از آن استفاده کنید.
- پرهیز از چندوظیفه‌گی: انجام همزمان چند کار بهره‌وری را کاهش می‌دهد. به جای آن، کارها را یکی یکی انجام دهید و تمرکز خود را بر یک کار قرار دهید.
- تمرین گفتن «نه»: اگر می‌خواهید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، باید یاد بگیرید که به درخواست‌ها و کارهای غیرضروری «نه» بگویید.
پیشنهاد مطالعه: ایده‌های پولساز: لیست 50 ایده خلاقانه برای کسب و کار
پادکست مدیریت زمان
ما این پادکست مدیریت زمان را در آپارات آپلود کردیم. با گوش دادن به این پادکست ۵ دقیقه ای با مراحل مدیریت زمان و تکنیک پومودورو آشنا شوید:
اگر پادکست مدیریت زمان و مرتبط با شیوه های تمرکز در کار می‌شناسید در کامنت به ما معرفی کنید.
بیشتر بخوانید: چک لیست “شاد بودن در محیط کار” به ۲۸ روش جدید و کاربردی
مدیریت زمان خوب به معنای با کیفیت کار کردن است نه بیشتر کار کردن. کسی که همیشه سرش شلوغ است لزوماً کار زیادی انجام نمی دهد. با حذف کارهای کم اهمیت و کم اولویت می توانید به جای اضافه کار ماندن، سر ساعت کارتان را به پایان برسانید. به مرور زمان شما از اینکه بعد از ساعت کاری کار می کنید ناراحت خواهید شد و به احتمال زیاد در آن زمان بهره‌وری‌تان پایین می‌آید و درباره دستاوردهای ناچیز خود در ان زمانها ناامید می شوید که اینها همگی استرس شما را بالا می برد.
استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند سرویس تلفن ابری و راه‌اندازی تلفن گویا، زمان پاسخ‌گویی تماس‌ها را کاهش می‌دهد و مدیریت تماس‌ها را سریع‌تر ممکن می‌سازد.
