پاسخ گویی به تلفن سازمانی، اهمیت و جایگاه ویژه‌ای در شرکتها دارد؛ زیرا همچنان مهم‌ترین راه ارتباط با مشتریان یا سازمان‌های همکار، تلفن و به‌ویژه تلفن ثابت است. با توجه به همین اهمیت است که سازمان‌ها، در اولین قدم برای راه اندازی تلفن گویا، تعریف داخلی و منوهای دقیق و ضبط پیام آغازین حرفه‌ای وارد عمل می‌شوند.
خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی و توسعه اینترنت ابری، این نیاز سازمان‌ها با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر و در مدت کوتاه‌تری برقرار می‌شود. تلفن سازمانی ابری، راهکاری نوین برای مدیریت ارتباطات تلفنی در تمامی سازمان‌های بزرگ و کوچک است. نحوه عملکرد و راه اندازی تلفن ابری را در ادامه بخوانید.
تلفن سازمانی بر بستر ابری چه کار می‌کنند؟
کارکرد تلفن سازمانی، دریافت حجم بالایی از تماسهای ورودی و راهنمایی آنها به بخش‌های مختلف سازمان است که این کار را با تعریف داخلی برای هر همکار و تنظیم منوی راهنما و یک پیام آغازین برای تلفن گویا انجام می‌دهد.
حالا تلفن سازمانی ابری نیز تمامی این موارد را انجام می‌دهد یعنی تعداد بالایی تماس ورودی و خروجی را مدیریت می‌کند. همچنین امکانات بیشتری نسبت به تلفن گویا سازمانی سنتی، در اختیار سازمان قرار می‌دهد. امکاناتی چون:
- تعریف اولویت پاسخگویی تماس؛
- انتقال تماس در حین مکالمه؛
- مدیریت تماس‌ها در ساعات غیراداری؛
- انتقال تماس به صندوق صوتی در صورت عدم پاسخگویی؛
- ضبط مکالمات؛
- نظرسنجی از مخاطبان در پایان مکالمه؛
- مدیریت تماس‌ها به صورت آنلاین و هر کجا که هستید.
برخی شرکت ها خودشان زیر بار مسئولیت و هزینه‌های مربوط به راه اندازی تلفن گویا سازمانی می‌روند، اما اکنون شرکتهای بزرگ برای تمرکز بیشتر بر فعالیت اصلی، اغلب به جای راه اندازی مرکز تماس، راه اندازی تلفن گویا یا سانترال را به صورت برونسپاری به شرکتهای سرویس دهنده رایانش ابری (مرکز تماس سازمانی ابری) می‌سپارند.
برونسپاری راه اندازی تلفن گویا سازمانی، باعث سرعت گرفتن فرایندها، هزینه کمتر و مدیریت منابع انسانی می‌شود.
هزینه پاسخگویی به تلفن سازمانی چقدر است؟
راه اندازی تلفن ابری سازمانی به صورت مستقل، اقدامی بسیار پرهزینه است که مستلزم سرمایه گذاری اولیه هنگفتی برای خرید سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز، صرف زمان و هزینه برای آموزش کارکنان و پرداخت هزینه‌های جاری برای نگهداری و به‌روزرسانی سیستم و پرداخت حقوق کارکنان مرکز تماس است.
به همین دلیل است که شرکتها و سازمان‌هایی که تماسهای زیادی دارند، مدیریت تماس های خود را به یک شرکت سرویس دهنده مرکز تماس یا کال سنتر سازمانی ابری مانند «دفتر شما» می‌سپارند.
ضمن اینکه شما در این سرویس از خرید خط تلفن ثابت تهران هم بی‌نیاز هستید و یک شماره اختصاصی، به سلیقه شما رند یا غیررند، به شما تعلق می‌گیرد.
شما می‌توانید به راحتی پاسخگویی به تماسهای سازمانی را برونسپاری کنید و یک مرکز تلفن اینترنتی داشته باشید. منشی‌های دورکار دفترشما به صورت دورکار تماسهای شما را با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر پاسخ خواهند داد. این سرویس به عنوان «منشی مجازی» به شرکتها منشی دورکار و با تجربه که به صورت اختصاصی تماسهای یک شرکت را پاسخ می‌دهد، ارائه می‌کند.
مدل تجاری تماسهای سازمانی برونسپاری شده به گونه‌ای است که در ازای تماس از مشتریان هزینه دریافت می‌شود.
در سرویس مرکز تماس ابری «دفتر شما» پرداخت به میزان مصرف است و در زمان ثبت نام و تهیه سرویس، تمامی تعرفه‌ها و شرایط به اطلاع شما می‌رسد. همچنین گزارش تماسهای ورودی و خروجی به صورت جزئی و همراه با فایل ضبط شده مکالمه، در پرتال دفترشما قرار می‌گیرد و شما با دریافت پیامک از آن مطلع می‌شود.
پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاعات دقیق هزینه‌ها به مشاهده تعرفه خدمات دفتر کار مجازی اقدام بفرمایید.
کیفیت پاسخگویی به تماسهای سازمانی چگونه است؟
شرکت دفتر شما به منظور اطمینان از حفظ کیفیت سرویس‌های خود، به طور منظم و دائمی بر عملکرد اپراتورها و تجهیزات خود نظارت می‌کند.
به قول معروف، این یک بازی دو سر بُرد است. هر قدر ما نسبت به کیفیت مرکز تماس‌مان سختگیرتر باشیم، مشتریان بیشتری خواهیم داشت و مشتریان قدیمی‌مان نیز همکاری خود را با ما ادامه خواهند داد. زیرا کیفیت خدمات ما بیانگر اعتبار و ارزش کارمان است.
منشی‌های «دفترشما» همگی اپراتورهایی باتجربه و آموزش‌دیده هستند و تماس‌ها را طبق استانداردهای سختگیرانه «دفترشما» پاسخ می‌دهند.
از نظر دقت اطلاعاتی که اپراتور از کسب و کار مشترکین در اختیار دارد نیز به لطف پورتال آنلاین پیشرفته «دفترشما»، مشترکین تمامی اطلاعات کسب و کار خود را به صورت آنلاین وارد حساب کاربری خود می‌کنند و منشی هم مطابق دستورالعمل، پاسخ می‌دهد.
منشی‌های دفترشما، پس از فرایند مصاحبه و استخدام، ملزم به گذراندن دوره آموزشی هستند و در تمامی مدت همکاری نیز به صورت منظم آموزش می‌بینند و توسط سرپرست مرکز تماس، عملکرد آنها بررسی می‌شود.
بیشتر بخوانید: 8 نکته مهم در مدیریت مرکز تماس
تماس های سازمانی شما از دست نمی‌رود!
هر یک از مشترکین سرویس منشی مجازی دفترشما یک منشی اختصاصی دارند. این بدان معناست که تماسهای آن مشترک به طور خودکار به سیستم منشی اختصاصی وارد می‌شود.
اما اگر در آن لحظه خط منشی اختصاصی شما اشغال باشد و یا منشی حضور نداشته باشد، تماس به طور خودکار به یکی دیگر از منشی‌ها وصل می‌شود تا هیچ یک از تماسهای مشترکین بی پاسخ نماند.
از آنجایی که هنگام وصل شدن تماس، پنل کاربری شما به همراه تمامی اطلاعات و دستورالعمل‌هایتان مقابل منشی باز می‌شود، منشی دوم شما نیز با همان کیفیت و دقت منشی اختصاصی، به تماس شما پاسخ می‌دهد.
همچنین منشی‌ها علاوه بر دریافت تماس می‌توانند بر حسب دستورالعمل تماس خروجی هم برقرار کنند.
مزایای تلفن سازمانی و ابری
تا به اینجا متوجه شدید تلفن سازمانی چرا اهمیت دارد و تلفن سازمانی ابری چه امکاناتی در اختیار شما می‌گذارد و همچنین با «دفتر شما» به عنوان ارائه‌دهنده مرکز تلفن ابری سازمانی آشنا شدید و سرویس‌ها و امکانات آن را دانستید. حالا می‌خواهیم بررسی کنیم چرا تلفن ابری برای سازمان‌ها انتخاب بهتری است.
به هیچ سخت افزاری نیاز ندارد
امروزه سرعت پیشرفت دانش به قدری افزایش یافته که هر تجهیزات و سیستمی نیازمند به روز رسانی منظم و سریع است. گاهی حتی نیاز است تجهیزات به طور کل از رده خارج، و تجیزات جدیدی جایگزین شوند.
از آنجا که این هزینه ها در مرکز تماس «دفتر شما» میان مشتریان متعدد ما پخش می شود، تمامی مشتریان از یک سو از جدیدترین فنآوری بهره مند می شوند، و از سوی دیگر تنها بخشی از هزینه را می پردازند.
پشتیبانی دائمی مرکز تماس
با دفترکار مجازی، مهم نیست که کارکنان در کجا مستقر هستند، برای فعالیت فقط به یک مرورگر وب و اتصال به اینترنت نیاز دارند. می‌توانند در هر جای ایران که باشند دورکاری کنند و به صورت شبانه روزی از مشتریان پشتیبانی کنند و شما این گونه هیچ وقت، هیچ تماسی از مشتری را از دست نمی‌دهید.
افزایش بهره‌وری سازمان و تیم
تلفن‌های سازمانی و ابری فرآیند نظارت بر تماس پیشرفته را ارائه می دهند. مشتریان ما می توانند با یک داشبورد یکپارچه با این فناوری کار کنند و بهره وری و سرعت کارهای آنها افزایش می یابد.
بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره مرکز تماس ابری بدانیم
تلفن سازمانی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
تلفن سازمانی یک ابزار مهم برای ارتباطات در سازمان‌ها است و برای انواع کسب و کارها مناسب است. این تلفن‌ها از قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی برخوردارند که برای سازمان‌ها بسیار مفید هستند. در زیر، تعدادی از کسب و کارهایی که می‌توانند از تلفن سازمانی بهره ببرند را می‌توانید بیابید:
1. شرکتها و سازمان‌های بزرگ: تلفن سازمانی برای تسهیل ارتباطات داخلی در سازمان‌ها و شرکتهای بزرگ بسیار مناسب است. این تلفن‌ها می‌توانند به عنوان ابزار اصلی برای تماسهای داخلی و برون سازمانی، مدیریت کنفرانس‌ها، و انتقال تماس‌ها به دسته‌بندی‌های مختلف استفاده شوند.
2. کسب و کارهای خدماتی: اغلب کسب و کارهای خدماتی نیاز به ارتباط مستمر با مشتریان و مشتریان پتانسیل خود دارند. تلفن سازمانی به آنها امکان می‌دهد تا سوالات و نیازهای مشتریان را فوراً پاسخ دهند، درخواست‌ها را ردیابی کنند و برنامه‌ریزی برای ارائه خدمات بهتر انجام دهند.
3. کسب و کارهای کوچک و متوسط: تلفن سازمانی برای شرکتهای کوچک و متوسط بسیار مناسب است. با استفاده از این ابزار، ارتباطات داخلی بین کارمندان بهبود می‌یابد و امکان برقراری ارتباط با مشتریان و مشتریان بالقوه فراهم می‌شود.
4. فروشگاه‌ها: تلفن سازمانی برای فروشگاه‌ها اهمیت زیادی دارد. با استفاده از این ابزار، مشتریان می‌توانند سوالات خود را درباره محصولات، سفارشات و خدمات مرتبط با فروشگاه مطرح کنند و با کارمندان فروشگاه در ارتباط باشند. همچنین، فروشگاه‌ها می‌توانند از تلفن سازمانی در ارتباط با تأمین کنندگان استفاده کرده و فرآیند خرید و فروش را تسهیل کنند.
5. دفاتر حقوقی و حسابداری: ارتباط و ارائه مشاوره به موقع به مشتریان در این صنعت‌ها بسیار حائز اهمیت است. تلفن سازمانی به دفاتر حقوقی و حسابداری امکان می‌دهد تا با مشتریان خود در ارتباط باشند، نظرات و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهند و قراردادها و مستندات مربوطه را مدیریت کنند.
6. کسب و کارهای آنلاین: با توجه به رشد تجارت آنلاین، تلفن سازمانی برای کسب و کارهایی کهمچون فروشگاه‌های آنلاین، وب‌سایت‌ها و شرکتهای فناوری اطلاعات بسیار حیاتی است. این ابزار به آنها امکان می‌دهد تا با مشتریان خود در ارتباط باشند، پشتیبانی فنی ارائه دهند و مشکلات فنی را حل کنند. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانند خطوط تماس مستقیم را برای فروش و خدمات مشتریان در نظر بگیرند.
از طرفی، تلفن سازمانی می‌تواند در هر صنعت و کسب و کار دیگری نیز مفید باشد. بسته به نیازهای خاص شرکت، می‌توان از ویژگی‌های مختلفی مانند ارائه خطوط ویژه برای انتقال تماس‌ها، سیستم پیام‌رسان داخلی، صندوق پستی صوتی و امکانات تلفنی پیشرفته استفاده کرد.
با دفتر شما تماس بگیرید
یکی از راه های توسعه کسب و کار استفاده از خدماتی مثل دفتر کار مجازی است که باعث کاهش هزینه و افزایش کیفیت می‌شود.
تمام کسانی که فکر می‌کنند این سرویس‌ها برای پاسخگویی به تلفن‌های سازمانی مناسب است، می‌توانند به سایت ما به نشانی daftareshoma.com بروند و دو هفته به صورت رایگان از تلفن گویا سازمانی و منشی مجازی استفاده کنند.
اگر هر سوال یا ابهامی هم در رابطه با سرویس‌های دفترشما دارید، با ما تماس بگیرید. شماره تماس ما ۰۲۱۲۸۴۲۰ است و همینطور ما را در اینستاگرام، تلگرام و توییتر و آپارات با آی‌دی daftareshoma دنبال کنید.
