این روزها اقتصاد بازی پرتلاطم و پر فراز و نشیبی دارد و رکود و تورم دو غول نامرئی هستند که سایه‌ی آنها هر روز بیشتر بر کسب‌وکارها دیده می‌شود. در شرایط رکود و تورم با مسائلی چون: کاهش تقاضا، افزایش هزینه‌ها و نوسانات ارزی و طولانی‌تر شدن فرایندهای تصمیم‌گیری خرید روبرو هستیم.
مدیران باید در چنین شرایطی، استراتژی در پیش بگیرند که هم بقای کسب و کار را تضمین کند، نقدینگی لازم برقرار نگه دارد و حتی برای رشد و تبدیل تهدیدها به فرصت‌ها برنامه‌ریزی کند. هدف این است از تجربیات مدیران در شرایط دشوار و پیچیده اقتصادی استفاده کنیم و تا انتهای مقاله یاد بگیریم چطور در شرایط رکود و تورم تصمیم بگیریم و بودجه کسب و کار را مدیریت کنیم.
ابتدا وضعیت مالی فعلی را ارزیابی کنید
پیش از هر اقدامی، وضعیت مالی کسب و کار خود را کامل بررسی کنید تا مشخص شود جایگاه فعلی شما کجاست و چه بخش‌هایی بیشتر تهدیدکننده هستند. به این منظور موارد زیر را بررسی کنید:
محاسبه ذخایر مالی نقدی
بررسی کنید که چقدر نقدینگی دارید و آیا این مبلغ حداقل هزینه‌های عملیاتی را برای شش ماه پوشش می‌دهد؟ در شرایط تورمی، این ذخایر می‌توانند سپر دفاعی شما در برابر افزایش قیمت‌ها باشند و به شما کمک می‌کند حتی در این شرایط مبهم، انتخاب‌های بهتری داشته باشید.
شناسایی بدهی‌ها و منابع درآمدی مختلف
مشخص کنید که تا چه بدهی‌هایی دارید، شرایط بازپرداخت آنها چطور است. سپس بدهی‌ها با میزان بهره بالا را اولویت‌بندی کنید. همچنین ببینید آیا درآمد شما به یک منبع وابسته است. تنوع‌بخشی به منابع درآمدی، ریسک را کاهش می‌دهد.
دسته‌بندی هزینه‌ها
هزینه‌ها را به دسته‌های ضروری (مانند حقوق و مواد اولیه) و غیرضروری (مانند سفرهای غیرضروری) تقسیم کنید. استفاده از ابزارهایی مثل نرم‌افزارهای حسابداری یا حتی یک فایل اکسل ساده می‌توانند این فرآیند را جزئی و دقیق پیش ببرد.
با انجام این مراحل ارزیابی، تصویری واضح از نقاط قوت و ضعف فعلی کسب و کار خود به دست می‌آورید و می‌توانید بودجه را بر اساس واقعیت‌های موجود و نه ایده‌آل‌ها یا انتظارات نامعقول تنظیم کنید.
پیشنهاد مطالعه: پرامپت‌های کاربردی برای کسب و کارها
صندوق مالی برای شرایط اضطراری داشته باشید
در شرایط رکود، نقدینگی برای کسب و کار مثل اکسیژن است و بدون آن، همه فرایندها متوقف می‌شود. در این مرحله، هدف خود را ایجاد یک صندوق اضطراری قرار دهید که حداقل سه تا شش ماه هزینه‌های کسب‌وکار را بتوانید با تکیه بر آن پوشش دهید.
برای شروع ساخت چنین صندوقی، لازم نیست ناگهان حجم کلانی از پول در صندوق بریزید. هر ماه بخشی از سود را به این صندوق اختصاص دهید. در شرایط تورم، پیشنهاد می‌کنیم این پول را به جای نگهداری در یک حساب بانکی با سود کم، در بخش‌های کم‌ریسک سرمایه‌گذاری کنید که هم ارزش پول شما حفظ شود و هم بتوانید سریع آن را به نقدینگی تبدیل کنید. تبدیل پول به ارز یا نگهداری آن به صورت یک ارز دیجیتال معتبر، روش خوبی برای نگهداری پول است.
اگر در صنعت حساس و پرریسک فعالیت دارید، پیشنهاد می‌کنیم هدف ذخیره مالی خود را برای یک سال در نظر بگیرید تا بتوانید از فروش دارایی‌ها در زمان نامناسب اجتناب کنید. با افزایش قیمت‌ها و تورم، این صندوق نه تنها برای عبور از شرایط رکود، بلکه برای مقابله با شوک‌های تورمی هم ضروری است. این صندوق، به شما اجازه می‌دهد بدون عجله و با محدودیت کمتر تصمیم بگیرید و از فرصت‌های لحظه‌ای مثل خرید تجهیزات ارزان در رکود استفاده کنید.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای اسکیل کردن استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک
بدون قربانی کردن رشد، هزینه‌ها را کاهش دهید
توجه کنید که حتی در شرایط رکود و تورم، کاهش هزینه‌ها نباید به معنای توقف رشد کسب و کار باشد، بلکه باید روی بهینه‌سازی هوشمندانه هزینه‌ها تمرکز کرد. انجام کارهای زیر به مدیریت بهتر هزینه‌ها کمک زیادی خواهد کرد:
مذاکره با تامین‌کنندگان مواد اولیه
قراردادهای خرید یا تامین مواد و تجهیزات اولیه را بازنگری کنید، به دنبال تامین‌کنندگانی با نرخ پایین‌تر والبته حفظ کیفیت فعلی بروید. برای تخفیف یا پرداخت‌های طولانی‌تر با آنها چانه‌زنی کنید تا شرایط بهتری برای همکاری بسازید.
حذف هزینه‌های غیرضروری
در تمامی کسب و کارها، هزینه‌های جزئی یا حتی کلانی وجود دارد که چندان ضرورت ندارد. این موارد ممکن است اشتراک‌های بدون استفاده ابزارهای مختلف، سفرهای غیرضروری یا ابزارهای نرم‌افزاری اضافی که کاربردی ندارند، باشند. در این شرایط بهتر است لیستی از هزینه‌ها تهیه کنید و در مورد اهمیت و ضرورت هر هزینه از اول تصمیم‌گیری کنید.
افزایش کارایی و بهره‌وری تیم
آموزش کارکنان برای استفاده بهتر از منابع، یادگیری مهارت‌های جدید به جای استخدام نیروی جدید در شرایط رکورد به مدیریت بودجه کمک می‌کند.یا تغییر به گزینه‌های ارزان‌تر مثل جلسات مجازی، بدون کاهش کیفیت. در تورم، این کاهش‌ها هزینه‌ها به حفظ حاشیه سود کمک می‌کنند و کسب‌وکار را در رقابت نگه می‌دارد.
در شرایط رکود و تورم، یکی از مؤثرترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌های ثابت، استفاده از سرویس‌های دفتر کار مجازی و دورکاری است. سرویس‌هایی مانند تلفن ابری، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند بدون نیاز به اجاره دفتر فیزیکی یا استخدام پرسنل تمام‌وقت، یک تیم حرفه‌ای داشته باشند. انتخاب بهترین تلفن ابری برای کسب و کارها نه تنها هزینه‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهند، بلکه با اختصاص دادن یک خط تلفن ثابت تهران کمک می‌کند وجهه حرفه‌ای خود را حفظ کنید.
استخدام منشی تمام‌وقت با حقوق ثابت و بیمه، بار مالی سنگینی برای کسب و کار است و سرویس منشی مجازی دفترشما جایگزین خوبی برای آن است. منشی مجازی شما که فردی با تجربه است تماس‌ها را پاسخ می‌دهد، گزارش ثبت می‌کند و در صورت لزوم تماس را به شما یا همکارتان انتقال می‌دهد.
استفاده از تکنولوژی برای کاهش هزینه‌ها بسیار توصیه می‌شود و کافی است کمی جستجو کنید و با ابزارها و روش‌های جدید در حوزه خود آشنا شوید و استفاده کنید.
پیشنهاد مطالعه: ۱۰ روش ورود کسب و کار به بازار جهانی
بدهی‌های کسب و کار را مدیریت کنید
بدهی در شرایط رکود می‌تواند مثل حرکت بهمن‌وار دانه‌های برف باشد و اگر مدیریت نشود، حجم آنها انقدر زیاد شود که کشب و کار را در اقیانوس بدهی غرق کند. اما اگر استراتژی درست در پیش بگیریم، به ابزار مفیدی تبدیل می‌شود.
به این منظور، اول بدهی‌های با بهره بالا را مشخص کنید و برای بازپرداخت آن مذاکره کنید تا شرایط بهتری به دست آورید. پس از آن می‌توانید با دو روش کار کنید، بدهی‌هایی با مبالغ پایین را تسویه کنید تا تعداد افراد طرف حساب شما کاهش یابد. یا در روش دیگر از بازپرداخت بدهی‌های بزرگ با سود بالا شروع کنید.
راه بازپرداخت بدهی‌های بزرگ و پر بهره، گرفتن وام‌های قرض‌الحسنه یا با بهره پایین است تا از افزایش نرخ‌ها در تورم هم در امان باشید.
نکته مهم دیگر این است در شرایط رکورد به سراغ دریافت وام غیرضروری یا بدهی‌های جدید نروید.
سبد درآمد کسب و کار را متنوع بچینید
برای بقا، فقط دفاع کافی نیست، گاهی حمله نیز لازم است.
بنابراین به سراغ بازارهای جدید، محصولات مکمل یا شراکت‌های استراتژیک بروید و منابع درآمدی مختلف انتخاب کنید. همچنین برنامه‌های وفاداری و نگهداشت مشتری در این شرایط به حفظ درآمد کمک می‌کند.
از سرمایه‌گذاری بلندمدت حتی در رکود، غافل نشوید. روی بخش‌های مهم و ضروری زندگی مانند بهداشت یا کالاهای اساسی زندگی سرمایه‌گذاری کنید. تاریخ نشان می‌دهد بازارها بعد از رکود، یک جهش دارند و چه بهتر که شما هم سهمی از این جهش داشته باشید.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای جامع تبلیغات کسب و کارهای کوچک + همراه ایده
مدیریت بودجه یک فرایند یک‌باره نیست. لازم است مدت طولانی این فرایند را در دستورکار قرار دهید. هر ماه بودجه را بررسی کنید، شاخص‌هایی مثل حاشیه سود و گردش نقدی را زیرنظر بگیرید و بر اساس داده‌ها آن را بهبود دهید.
مدیریت بودجه در رکود و تورم، نه تنها بقا، بلکه رشد کسب و کار را ممکن می‌کند. با ارزیابی دقیق، ساخت ذخایر مالی، کاهش هزینه‌ها، کنترل بدهی، تنوع در سبد درآمدی و استفاده از ابزارهای مبتنی بر تکنولوژی مانند تلفن ابری، و منشی مجازی کسب‌وکارتان را آماده شرایط رکورد و تورم می‌سازید.
