بیش از یک دهه است که شرکت‌های بسیاری در ایران به عنوان ارائه‌کننده‌ی تلفن ابری فعالیت می‌کنند، یکی از شرکت‌هایی که از سال 1397 به ارائه تلفن ابری روی آوردند، نواتل است. این سرویس، که بر پایه فناوری ویپ VoIP (Voice over Internet Protocol) است، امکان مدیریت تماس‌های تلفنی را بدون نیاز به تجهیزات فیزیکی سانترال پیچیده فراهم می‌کند.
اگر مایل هستید بدانید تلفن ابری نواتل چیست؟ چه عملکردی دارد؟ مزایا و معایب آن چیست و آیا این سرویس برای کسب و کار شما مناسب است، در این مقاله به این سوالات پاسخ خواهیم داد.
آشنایی با تلفن ابری نواتل
تلفن ابری نواتل یک سیستم ارتباطی مبتنی بر اینترنت ابری است که تمام ارتباطات تلفنی را مدیریت می‌کند. این سرویس نیز مانند سایر تلفن‌های ابری، به خط تلفن کابلی وابسته نیست و داده‌ها را از طریق اینترنت انتقال می‌دهد، به همین دلیل کیفیت تماس تلفنی وابسته به اتصال اینترنت و کیفیت آن است.
تلفن ابری نواتل، با خط تلفن ثابت تهران با پیش‌شماره‌های 8 یا 9 در اختیار کاربران قرار می‌گیرد و امکان برقراری تماس از طریق اپلیکیشن تلفن همراه یا رایانه را فراهم است.
در واقع، تلفن ابری نواتل مانند یک مرکز تلفن ویپ عمل می‌کند که بدون نصب سخت‌افزار، تعداد داخلی‌های محدودی (متغیر با نوع بسته خریداری‌شده)، پیام شخصی تلفن گویا و حتی اتصال به سیستم‌های CRM را پشتیبانی می‌کند. تماس‌های دریافتی در این سرویس نیز مانند هر تلفن ابری دیگری، از هر نقطه جغرافیایی قابل دریافت و پاسخگویی است. این سرویس برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که به دنبال کاهش هزینه‌های ارتباط تلفن هستند، می‌تواند یکی از گزینه‌های پیش رو باشد.
ویژگی‌ها و امکانات تلفن ابری نواتل
تلفن ابری نواتل، مانند اغلب تلفن‌های ابری ارائه‌شده در بازار، مجموعه‌ای از امکانات در مدیریت ارتباطات تلفنی مانند: تعریف داخلی برای همکار، تنظیم پیام آغازین و تنظیم صف تماس دارد. این امکانات باعث شده است که سرویس تلفن ابری، نه تنها جایگزینی برای سانترال‌های سنتی باشند، بلکه با تمرکز روی انعطاف‌پذیری، به کسب‌وکارها کمک کنند تا با بهره‌وری تیم‌های خود را افزایش دهند. در ادامه، به بررسی دقیق‌تر امکانات و ویژگی‌های تلفن ابری نواتل می‌پردازیم.
ارائه اپلیکیشن اختصاصی نواتل
تلفن ابری نواتل، اپلیکیشن اختصاصی برای اندروید و iOS دارد که به عنوان یک سافت‌فون حرفه‌ای عمل می‌کند. این اپلیکیشن امکان برقراری تماس‌های تلفنی، ویدئو کنفرانس، ارسال پیام‌های متنی و فایل را فراهم می‌آورد.
پیشنهاد مطالعه: اپلیکیشن تماس خروجی دفترشما
پنل مدیریتی پیشرفته
در پنل مدیریتی نواتل، مدیران می‌توانند داخلی‌ها و اپراتورها را مدیریت کنند، صف تماس را تعریف کنند، ساعت‌های کاری و شیفت‌های پاسخ‌دهی را بر اساس اولویت تنظیم کنند. این پنل شامل داشبوردهای گزارش برای نظارت بر وضعیت تماس‌ها و عملکرد همکاران است.
اتصال به ابزار CRM
تلفن ابری نواتل با قابلیت اتصال به سیستم‌های CRM از طریق API، داده‌های تماس را به طور مستقیم به داده‌های حساب کاربری مشتری متصل می‌کند و پیگیری‌ها را می‌توان خودکار ساخت. این ویژگی به مدیران فروش کمک می‌کند که داده‌ها را بهتر تحلیل کنند و فروش را افزایش دهند.
پیشنهاد مطالعه: مزایای اتصال تلفن ویپ به CRM و ابزارهای سازمانی
صندوق صوتی و امکانات تلفن گویا (IVR)
صندوق صوتی تلفن ابری، تماس‌ها را ضبط می‌کند و در پنل ذخیره می‌کند، تا در اولین فرصت آنها پیگیری کنند. منوی تلفن گویا (IVR) نیز با دستورات تعیین شده، تماس‌ها را بر اساس داخلی‌های انتخابی هدایت می‌کند، آنها را در صف انتظار قرار می‌دهد تا نوبت پاسخ به آنها شود. این امکانات، کمک می‌کند تا تماس‌های تلفنی به صورت خودکار مدیریت شوند.
ضبط مکالمات و گزارش تماس‌ها
ضبط خودکار مکالمات یکی از امکاناتی است که اغلب ارائه‌دهندگان تلفن ابری، دارند. با این امکان، تمام تماس‌ها را ضبط و می‌شود. همچنین گزارش تماس‌ها و عملکرد همکاران، باعث می‌شود که ارزیابی و تحلیل به درستی انجام شود. مدیران می‌توانند از این داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، مانند شناسایی نقاط ضعف در صف‌های تماس یا بهبود فرآیندهای پشتیبانی مشتری استفاده کنند.
تلفن ابری نواتل ویژگی‌هایی مانند انتقال تماس دارد که البته همراه با هزینه است. همچنین برقراری تماس در تلفن ابری نواتل ممکن است البته تعداد تماس به نوع بسته تهیه شده بستگی دارد.
ذخیره‌سازی ابری و مقیاس‌پذیری
نواتل تا ۱۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری (متغیر و وابسته به پلن خریداری‌شده) برای نگهداری پیام‌ها، فایل‌ها ارائه می‌دهد. تعداد همکار نیز براساس نوع بسته خریداری‌شده متغیر است و برای افزایش تعداد همکار، لازم است پلن را ارتقا داده شود.
مزایای استفاده از تلفن ابری نواتل برای کسب‌وکارها
استفاده از تلفن ابری به جای سانترال سنتی، مزایای زیادی را به همراه دارد و به همین دلیل است که این سال‌ها اغلب کسب و کارهای بزرگ، کوچک و متوسط به سمت استفاده از تلفن ابری روی آورده‌اند. تلفن ابری به تجهیزات فیزیکی نیاز ندارد و به سادگی مقیاس‌پذیر است و راه‌اندازی آن در زمان کوتاهی انجام می‌شود. استفاده از تلفن ابری نواتل نیز مزایایی به همراه دارد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.
کاهش هزینه‌های کسب و کار
هزینه سخت افزار تلفن سانترال، استخدام متخصص و راه‌اندازی سانترال در یک شرکت، بسیار پرهزینه است. تلفن ابری که در واقع یک سانترال مجازی است، نیازی به این موارد ندارد، در نتیجه هزینه‌های کسب و کار بسیار کاهش می‌یابد.
انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری آسان
همان‌طور که پیش از این گفتیم، در صورت نیاز به افزودن همکار و تعریف داخلی بیشتر، در تلفن ابری نواتل، لازم است که بسته خریداری‌شده را ارتقا دهید. البته برخی شرکت‌ها، مانند تلفن ابری دفترشما، بابت افزودن همکار یا داخلی هزینه‌ای دریافت نمی‌کنند و این امر به سادگی و نامحدود انجام می‌شود.
راه‌اندازی سریع تلفن سانترال ابری
تلفن ابری، ماهیتی غیرفیزیکی دارد و در نتیجه راه‌اندازی آن سریع است. زیرا لازم نیست منتظر نوبت مخابرات، سیم‌کشی تلفن و نصب و راه‌اندازی تلفن سانترال باشید.
معایب تلفن ابری نواتل
اگر چه استفاده از تلفن ابری مزیت زیادی به همراه دارد، اما مانند هر فناوری دیگری لازم است با بررسی و آگاهانه انتخاب شود. تلفن ابری نواتل در کنار مزایای متداول، چالش‌ها و مشکلاتی را برای مشترکین به همراه دارد که کیفیت پایین تماس‌ها و صدا، عدم انتقال درست تماس‌ها، قطع شدن ناگهانی تماس و پشتیبانی ضعیف از مهم‌ترین نارضایتی‌های مشترکین تلفن ابری نواتل است که در شبکه‌های اجتماعی در مورد آن نوشته‌اند.
فارغ از موارد بالا، شاید بهتر است پیش از انتخاب با متداول‌ترین معایب تلفن ابری نواتل بیشتر آشنا شوید.
وابستگی کیفیت تماس‌ها به اینترنت
کیفیت پایین صدا و قطعی ناگهانی تماس از بیشترین شکایت مشترکین نواتل است. دلیل این نقص و نارضایتی، به وابستگی زیاد سرویس‌ها به کیفیت اینترنت است. در کشوری مانند ایران که نوسانات کیفی اینترنت بسیار زیاد است، بهتر است تلفن ابری زیرساختی قوی داشته باشد که وابستگی تماس به اینترنت را به حداقل برساند.
پیشنهاد مطالعه: چرا تلفن ابری دفتر شما به اینترنت نیاز ندارد؟
مسائل امنیتی داده‌ها
انتقال داده‌ها روی بستر اینترنت نیازمند پروتکل‌های امنیتی قوی است، هرگونه نقص می‌تواند ریسک فاش شدن اطلاعات را افزایش دهد و در این زمینه، نواتل اطمینان کافی را ارائه نکرده است.
هزینه‌های پنهان تلفن ابری نواتل
تلفن ابری نواتل، پس از خرید نیز نیازمند پرداخت هزینه است. ممکن است شما تصمیم به افزودن همکار بگیرید یا به فضای ذخیره‌سازی بیشتری نیاز داشته باشید، در این صورت تنها راه شما پرداخت هزینه بیشتر و ارتقای بسته است. همچنین هزینه انتقال تماس، پیامک‌ها و سایر خدمات نیز جداگانه مخاسبه و پرداخت می‌شود.
محدودیت‌های جغرافیایی در استفاده از نواتل
اگر چه نواتل شعار پاسخگویی تماس‌ها از هر کجا را دارد، اما واقعیت این است که در مناطق با پوشش اینترنت ضعیف، عملکرد سرویس بهینه نخواهد بود، و حتی بعضی کاربران از عدم فعالیت سرویس در برخی مناطق شکایت دارند.
مقایسه تلفن ابری نواتل با تلفن ابری دفترشما
در فضای پررقابت راهکارهای ارتباط ابری، مقایسه تلفن ابری نواتل و تلفن ابری دفترشما به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا گزینه‌ای مناسب نیازهای خود انتخاب کنند. هر دو سرویس بر پایه فناوری ویپ ابری طراحی شده‌اند و امکان مدیریت تماس‌های تلفنی را بدون تجهیزات فیزیکی پیچیده فراهم می‌کنند، اما تفاوت‌های کلیدی در کیفیت تماس‌ها، ظرفیت تعداد تماس‌های همزمان، نحوه یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر، سطح پشتیبانی، هزینه‌های اولیه و وابستگی به اینترنت، آنها را از یکدیگر متمایز می‌سازد.
وابستگی تماس‌ها به کیفیت اینترنت، در تلفن ابری نواتل سبب بروز مشکلاتی در اتصال یا انتقال تماس‌ها می‌شود و همچنین کیفیت صدا را تحت تاثیر قرار می‌دهد و شاید برای مناطق و زمان‌هایی که اینترنت از کیفیت خوبی برخوردار نیست، نواتل گزینه خوبی نباشد. اما تلفن ابری دفترشما، زیرساختی دارد که در آن برقراری تماس‌های تلفنی یا انتقال آنها و حتی کیفیت صدا به کیفیت اینترنت و حتی اتصال اینترنت وابسته نیست، در نتیجه تلفن ابری دفترشما تضمینی بر برقراری دائمی تماس‌ها و پایداری همیشگی به شما می‌دهد.
از نظر مدت راه‌اندازی تلفن ابری، هر دو سرویس فرآیند سریعی دارند؛ و هر دو را می‌توان در عرض چند دقیقه فعال کرد، اما دفترشما با ارائه ۱۵ روز تست رایگان، فرصتی بی‌نظیر برای ارزیابی و تصمیم‌گیری بدون ریسک فراهم آورده است.
تعداد تماس‌های همزمان در دفترشما، محدودیتی ندارد و تمامی مشترکین تلفن ابری با هر نوع بسته‌ای که خریداری کرده باشند، محدودیتی در تعریف تعداد همکار و داخلی و همچنین تعداد تماس همزمان ندارند، بنابراین تلفن ابری دفترشما، برای کسب‌وکارهای پرترافیک ایده‌آل است، در مقابل نواتل که تعداد تماس، همکار و داخلی محدودی، متناسب با نوع بسته خریداری شده، ارائه می‌دهد و ممکن است برای شرکت‌های متوسط و بزرگ نیاز به پرداخت هزینه اضافی یا حتی محدودیت استفاده همراه باشد.
هر دو تلفن ابری، با سیستم‌های CRM متصل می‌شوند، اما روش‌های یکپارچه‌سازی در هر کدام متفاوت است. در تلفن ابری دفترشما یکپارچه‌سازی با تعریف وب هوک (webhook) و API انجام می‌شود. وب هوک انعطاف بیشتری در اتصال به ابزارها یا حتی ساخت اتوماسیون‌های مختلف با کمک N8N در اختیار تیم‌های مارکتینگ، تحلیل‌گران داده و … قرار می‌دهد. اما اتصال ابزارها به تلفن ابری نواتل تنها با API امکان‌پذیر است.
پشتیبانی در هر دو تلفن ابری دفترشما و نواتل وجود دارد، اما کاربران گزارش می‌دهند که دفترشما در پاسخ‌دهی سریع‌تر و حل مسائل فنی بهتر عمل می‌کند، در حالی که نواتل گاهی با تأخیر در پاسخگویی یا عدم رفع مشکلات فنی روبرو است، که این موضوع باعث شده تا کاربرانی در شبکه‌های اجتماعی تجربه‌های تلخ خود را به اشتراک بگذارند.
از منظر هزینه، نواتل به مقدار کمی از تلفن ابری دفترشما، قیمت بالاتری دارد و با محاسبه هزینه‌های پنهان (هزینه افزایش داخلی و همکار و فضای ذخیره‌سازی داده) هزینه بیشتری پرداخت می‌شود. اما در دفترشما هزینه‌ها بابت مقدار دقایق مکالمه تغییر می‌کند و به ازای داخلی یا همکار بیشتر، نیاز به پرداخت هزینه نیست. در ذخیره‌سازی، نواتل ۱۰ گیگابایت فضای ابری اختصاصی دارد، در حالی که دفترشما بر گزارش‌گیری نامحدود و حفظ داده‌های تماس بدون محدودیت عمل می‌کند.
چرا تلفن ابری دفترشما انتخاب بهتری برای کسب‌وکارهاست؟
با وجود نقاط قوت تلفن ابری نواتل، تلفن ابری دفترشما به دلایل مختلفی دفترشما را بهترین تلفن ابری برای بیشتر کسب‌وکارها به حساب می‌آید. اول اینکه، دفترشما انعطاف‌پذیری بالاتری ارائه می‌دهد؛ مثلاً امکان دایورت تماس بدون نیاز به اینترنت، که در شرایط قطعی‌های مکرر اینترنت و ضعف آن در ایران حیاتی است. دوم، با پشتیبانی از تعداد تماس ورودی و خروجی همزمان و نامحدود و ارائه خطوط رند 5 یا 6 رقمی و سرشماره 2 تهران، ظاهر بیشتر حرفه‌ای به کسب و کار می‌دهد و محدودیت عمل برای کسب و کار ایجاد نمی‌کند.
امکان تعریف وب‌هوک و اتصال پنل دفترشما به هر ابزار یا آدرس اینترنتی، شرایط را برای اتوماسیون‌سازی بسیاری از فرآیندها و ساخت داشبوردهای مدیریت ارتباط با مشتریان فراهم شاخته است. امکان استفاده 15 روزه رایگان از تلفن ابری دفتر شما، نیز ریسک انتخاب را حذف می‌کند، در حالی که نواتل چنین امکانی ندارد. در نهایت، هزینه‌های پایین‌تر و پشتیبانی سریع‌تر، دفترشما را به انتخابی اقتصادی و کارآمد برای استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های متوسط و کوچک تا سازمان‌های بزرگ تبدیل کرده است.
درپایان می‌توان گفت تلفن ابری نواتل با ویژگی‌هایی مانند اپ اختصاصی و اتصال به CRM، نیازهای اولیه کسب‌وکارها را برآورده می‌کند. با این حال، معایبی مانند وابستگی کامل به اینترنت و محدودیت‌های مقیاس‌پذیری، آن را برای همه مناسب نمی‌سازد. در مقایسه، تلفن ابری دفتر شما با انعطاف‌پذیری بیشتر، امکانات پیشرفته‌تر و امکان استفاده رایگان و عدم پرداخت هزینه‌های پنهان، انتخابی هوشمندانه‌تر برای رشد کسب و کار است.
