در زمان انتخاب بهترین تلفن اینترنتی (Internet Phone) برای کسب‌وکارتان، توجه به مشخصات و امکانات سیستم تلفن اهمیت دارد تا بیشترین رشد را در زمینه ارتباطات کسب و کار، کاهش هزینه و همچنین افزایش بهره‌وری تیم‌ها داشته باشید.
سالها است که استفاده از تلفن اینترنتی در میان کسب و کارها مورد توجه قرار گرفته است چرا که هزینه‌های راه‌اندازی کسب و کار و همچنین هزینه‌های جاری شرکت را کاهش می‌دهد. اگر به نکات گفته شده در این مقاله توجه و عمل کنید، علاوه بر کاهش هزینه، رضایت مشتریان افزایش پیدا می‌کند و فروش افزایش می‌یابد.
آشنایی با سیستم تلفن اینترنتی و عملکرد آن
تلفن‌های اینترنتی یا ویپ VoIP (Voice over Internet Protocol) راهکاری مدرن در ارتباطات سازمانی هستند که توسعه و مقیاس‌پذیری کسب و کارها را آسان‌تر می‌سازند.
در دهه‌های گذشته، ارتباطات تلفنی سازمان‌ها محدود به خرید خط تلفن ثابت آن منطقه و سیم‌کشی بود. سپس متخصصان تلفن سانترال، با راه‌اندازی سرور و دستگاه سانترال، چند داخلی برای هر بخش سازمان تعریف می‌کردند. اما راه‌اندازی، نگهداری و افزودن داخلی به سیستم تلفن گویا، کاری پر هزینه و تخصصی بود.
اما تلفن‌های اینترنتی، با ارائه امکانات بیشتر نسبت به تلفن‌ها یا سانترال‌های سنتی، جایگزین مناسبی برای سیستم‌های سنتی تلفن در کسب و کارها هستند. سیستم تلفن اینترنتی، نیازی به سیم کشی و تجهیزات سخت افزاری و نرم‌افزاری ندارد و حتی نیاز به دفتر کار ندارد. به همین دلیل است که تلفن اینترنتی یا تلفن ابری، نیاز کسب و کارها در دنیای امروز هستند.
تلفن اینترنتی با ویژگی‌ها و امکانات مختلفی توسط سرویس‌دهنده‌های مختلف ارائه می‌شود. اغلب ارائه‌دهندگان از بستر اینترنت ابری یا فیبر نوری برای انتقال داده‌های صوتی تماس‌ها استفاده می‌کنند. استفاده از تلفن اینترنتی و راه‌اندازی مرکز تماس ابری، با استفاده از سرویس‌های ارائه‌شده توسط شرکت‌های مختلف، ساده و بدون نیاز به سخت‌افزار و نرم‌افزار خاصی است و حتی نیاز به دانش خاصی ندارد.
پیشنهاد مطالعه: تلفن اینترنتی چیست و چگونه کار می‌کند؟
چرا بهره‌مندی از بهترین تلفن اینترنتی برای کسب و کارها اهمیت دارد؟
دنیای امروز، دنیای تغییر و توسعه سریع است، به همین دلیل است که کسب و کارها به دنبال ابزار و زیرساخت‌هایی هستند که توسعه‌پذیری و مقیاس‌پذیری آنها را محدود نسازد و حتی آن را سرعت ببخشد.
از طرف دیگر، مسئله هزینه به ویژه برای کسب و کارهای نوپا و استارتاپ‌ها مسئله حیاتی است. استارتاپ‌ها ترجیح می‌دهند در آغاز فعالیت، هزینه‌ها را مدیریت کنند و این شامل هزینه ارتباط با مشتریان نیز می‌شود.
تلفن اینترنتی ضمن اینکه به تجهیزاتی نیاز ندارد و حتی نیازمند حضور یک متخصص برای راه‌اندازی نیست، راهکاری عالی برای مدیریت ارتباطات تلفنی با مشتریان است. همچنین سرویس تلفن اینترنتی دفترشما، بسته‌های مختلفی دارد که متناسب با میزان مصرف کسب و کار، بسته تلفن ابری انتخاب می‌شود تا به میزان مصرف، هزینه پرداخت شود.
با گسترش کسب و کار یا رشد استارتاپ، نیازهای ارتباطی هم افزایش می‌یابد، متناسب با این رشد، سیستم تلفن اینترنتی به راحتی توسعه پیدا می‌کند و می‌توانید دقایق مکالمه بیشتر، تعداد بیشتر همکار و داخلی و منوهای متعدد تعریف کنید و تمامی این موارد با چند کلیک ساده انجام می‌شود.
پیشنهاد مطالعه: مسیر رشد استارتاپ از ایده تا اجرا + مثال
بهترین تلفن اینترنتی چه ویژگی‌هایی دارد؟
در زمان انتخاب و خرید تلفن سازمانی برای شرکت، به دنبال سرویسی هستید که خدمات اولیه تلفن را ارائه دهد، همچنین تماس‌های تلفنی را با کیفیت برقرار کند و در کنار آن امکانات متعددی در اختیار شما بگذارد که به واسطه آنها مدیریت بهتری بر عملکرد همکاران داشته باشید و گزارش‌های دقیق و کاملی از تماس‌های تلفنی مشتریان و نیازهای آنها در اختیار شما قرار دهد.
براساس گزارشی که تکراسا منتشر کرده است، از مهم‌ترین فاکتورهایی که مدیران و کارآفرینان در زمان انتخاب یک سیستم تلفنی به آن توجه می‌کنند، به موارد زیر می‌توان اشاره کرد.
کیفیت و پایداری سرویس تلفنی
پایداری تماس‌های تلفنی و کیفیت صدا از مهم‌ترین مشخصه بهترین تلفن اینترنتی از نظر کاربران است. اگر چه ماهیت سیستم تلفن اینترنتی به گونه‌ای است که کیفیت صدا را به خوبی حفظ می‌کند، اما بهتر است پیش از انتخاب ارائه‌دهنده، با بررسی نظرات مشترکین یا تست سرویس از پایداری در برقراری تلفن اینترنتی هم مطمئن شوید.
در ایران کیفیت اینترنت و قطعی آن یک مسئله مهم است که گاهی باعث نگرانی کسب و کارها در استفاده از تلفن اینترنتی می‌شود، اما سرویسی مانند تلفن گویا دفترشما، همان تلفن اینترنتی است با تمامی امکاناتی که دارد اما برقراری تماس در این سرویس به کیفیت یا حتی اتصال اینترنت وابسته نیست.
پیشنهاد مطالعه: چرا تلفن ابری دفتر شما به اینترنت نیاز ندارد؟
تنوع امکانات و ویژگی‌های سرویس
همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، امکانات جانبی که تلفن اینترنتی در اختیار مشترکین می‌گذارد یکی از جذابیت‌های این سیستم تلفنی برای کسب و کارها است. به همین دلیل پیش از انتخاب بهترین تلفن اینترنتی، بررسی کنید که هر ارائه‌دهنده، چه امکاناتی در اختیار شما می‌گذارد و آیا برای دریافت امکانات بیشتر، هزینه مازادی باید بپردازید یا خیر.
از مهم‌ترین امکاناتی که تلفن‌های اینترنتی در اختیار مشترکین قرار می‌دهند به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- افزودن همکار و تعریف داخلی برای هر فرد؛
- انتقال تماس به خط ثابت یا همراه؛
- استفاده از صندوق صوتی؛
- ضبط مکالمات؛
- تعریف صف پاسخ‌گویی تماس؛
- تعریف اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین تلفن گویا؛
- پنل آنلاین مدیریت و مشاهده گزارش.
محدود نبودن به یک اپراتور اینترنت
یکی از نگرانی‌های افراد در زمان انتخاب بهترین تلفن اینترنتی، عدم‌وابستگی عملکرد تلفن و کیفیت ارتباطات به یک اپراتور اینترنت است. برخی شرکت‌های ارائه‌دهنده تلفن ابری مشترکین را به استفاده از اینترنت شرکت وابسته دعوت می‌کنند یا عملکرد خط روی آن بستر بهتر است و این مسئله محدودیت‌های زیادی را برای مشترکین ایجاد می‌کند.
خوشبختانه سرویس تلفن اینترنتی دفتر شما، وابستگی به اپراتور اینترنت یا حتی محل زندگی شما ندارد و در همه این شرایط کیفیت یکسانی از ارتباط تلفنی را تجربه خواهید کرد.
قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر ابزارهای سازمانی مانند CRM
کسب و کارها برای مدیریت فرایندهای مختلف، از ابزارهای متعددی استفاده می‌کنند، ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، اتوماسیون فرایندهای بازاریابی، پنل ارسال پیامک و ایمیل انبوه از جمله ابزارهای مورد استفاده است. یکپارچگی عملکرد سازمان نیازمند قابلیت یکپارچه‌سازی این ابزارها با یکدیگر است تا هم فرایند اتوماسیون سریع و دقیق انجام شود و هم عملکرد برند در تمامی جنبه‌ها متحد و یک‌رنگ باشد.
با این توضیحات، واضح است چرا قابلیت یکپارچه‌سازی (Integration) تلفن اینترنتی، برای مشترکین اهمیت دارد. به‌عنوان مثال سرویس‌های دفترشما با استفاده از وب هوک (Webhook) به ابزارهای مختلف متصل می‌شوند.
پیشنهاد مطالعه: مزایای اتصال تلفن ویپ به CRM و ابزارهای سازمانی
سهولت استفاده و عدم نیاز به دانش تخصصی
سادگی راه‌اندازی سرویس و عدم نیاز به مهارت خاص در استفاده از سرویس، از نگاه مشترکین تلفن اینترنتی اهمیت دارد. سرویس تلفنی، سرویسی است که در یک شرکت تمامی افراد شاغل در آنجا با آن سروکار دارند، به همین دلیل افراد سرویسی را انتخاب می‌کنند که کار با آن برای تمامی افراد با هر میزان دانش و مهارتی آسان باشد و همچنین راه‌اندازی آن نیازمند متخصص نباشد.
سرویس تلفن اینترنتی دفترشما نیازی به دانش و تخصص ندارد و همچنین برای راحتی مشترکین، ویدئوها و راهنماهای مختلفی تهیه و منتشر شده است تا از تمامی امکانات سرویس به خوبی استفاده شود.
اتصال به خطوط تلفن ثابت متعدد
برای مشترکین اهمیت دارد که تلفن اینترنتی روی خطوط تلفن ثابت بدون محدودیتی قابل استفاده باشد. مشترکین سرویس‌های دفتر شما، خط تلفن ثابت تهران با پیش‌شماره‌های 2، 9 و 7 و با شماره رند یا غیررند می‌توانند انتخاب کنند. سرویس‌ها روی این خطوط اختصاصی مشترک، فعال می‌شود و مشترک بدون پرداخت هزینه می‌تواند تماس‌ها را به شماره‌های ثابت مختلف یا حتی شماره‌های همراه انتقال دهد.
پشتیبانی از مشتریان
پشتیبانی از مشتریان، یکی دیگر از مواردی است که در زمان خرید بهترین تلفن اینترنتی باید به آن توجه کرد. اطمینان از اینکه در زمان فعال‌سازی سرویس، اجرای تنظیمات اولیه و بروز مشکلات احتمالی، تیمی همراه و پشتیبان شما است، اهمیت دارد. همچنین تیم پشتیبانی با پاسخ به سوالات، شما را در استفاده بهتر از تمام امکانات متناسب با نوع کسب و کار و نیازتان راهنمایی می‌کنند.
تلفن اینترنتی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
تلفن اینترنتی در ایران توسط شرکت‌های متعددی ارائه می‌شود و هر کدام امکانات مختلفی ارائه می‌کنند و زیرساخت متفاوتی دارند. گزارش تکراسا در سال 1403 نشان می‌دهد که حدود 10 تا 15 هزار کسب و کار از تلفن اینترنتی استفاده می‌کنند. البته این عدد در سال‌های اخیر سریع‌تر در حال رشد است، به همین دلیل حتی شرکت‌های فعال در زمینه تلفن همراه، به سمت گسترش کسب و کار در حوزه تلفن اینترنتی هم وارد شده‌اند.
عمده مشتریان تلفن اینترنتی یا تلفن ابری، کسب و کارهایی مانند شرکت‌های خدماتی حوزه فناوری اطلاعات، فروشگاه‌های اینترنتی، خرده‌فروشی‌ها و عمده‌فروشی‌ها هستند. همچنین کاربرد تلفن ابری برای وکلا هم بسیار زیاد است و در کنار وکلا، سایر مشاوران از جمله کلینیک‌های سلامت و روانشناسی، مشاوران آموزشی و مالی نیز از کاربران تلفن اینترنتی در ایران هستند.
پیشنهاد مطالعه: دفترشما چطور کلینیک زیبایی و سلامت را ارتقا می‌دهد؟
نکات مهم در انتخاب بهترین تلفن اینترنتی
در زمان خرید تلفن اینترنتی، تلاش همه این است تا بهترین را انتخاب کنند؛ اما توجه به چند نکته باعث می‌شود متناسب با نیاز خود بهترین تلفن اینترنتی را برای کسب و کارتان خریداری کنید.
شناخت نیازهای ارتباطی کسب و کار
برای انتخاب بهترین تلفن اینترنتی، ابتدا به نیازهای ارتباطی کسب و کار و انتظارات مشتریان خود توجه کنید. با تخمین مواردی مانند تعداد تماس ورودی در هر ماه، مقدار دقایق مکالمه، تعداد همکار، بخش‌های مختلف کسب و کار(فروش، پشتیبانی، مالی و…) سرویسی متناسب با نیاز خود تهیه خواهید کرد.
به‌عنوان مثال، کسب و کار با سابقه که بیشتر از 10 سال فعالیت دارد نیازهای متفاوتی با استارتاپ یا فروشگاه آنلاینی دارد که هدف آن دریافت اینماد است و به همین دلیل یک شماره ثابت تلفن نیاز دارد.
علاوه بر تعداد و نوع تماس‌ها، امکاناتی مثل: صندوق صوتی، فکس اینترنتی، صف تماس و انتقال تماس به افزایش بهره‌وری تیم شما کمک می‌کند.
تست رایگان تلفن اینترنتی پیش از خرید
بهتر است پیش از خرید، سرویس‌های مختلف را تست کنید تا از عملکرد آنها مطمئن شوید. به این منظور، دفتر شما امکان استفاده رایگان تلفن اینترنتی را با ارائه ۱۵ روز تست رایگان فراهم کرده است. همچنین در زمان تست رایگان، توجه کنید که سرویس نیازهای کسب و کار شما را برآورده کند و کار با آن برای تیم شما آسان باشد.
مقایسه قیمت خط تلفن اینترنتی در ایران
نحوه راه‌اندازی و هزینه سرویس در ارائه‌دهندگان مختلف، متفاوت است. در زمان انتخاب به هزینه‌ها در کنار امکانات توجه کنید و همچنان از هزینه‌های پنهان نیز غافل نشوید. منظور از هزینه پنهان، هزینه‌هایی است که ممکن است در زمان استفاده بابت امکاناتی مانند ضبط مکالمه، انتقال تماس و سایر موارد از شما دریافت شود.
هزینه‌ها در دفتر شما، مطابق تعرفه سرویس‌های دفتر شما است و امکانات در تمامی بسته‌ها یکسان است و تنها با توجه به میزان دقایق مکالمه ماهانه، یک بسته تلفن اینترنتی می‌توانید انتخاب کنید. انتقال تماس و تعریف داخلی یا افزودن همکار در سرویس دفترشما، محدودیت ندارد و هزینه مازادی بابت آن دریافت نمی‌شود.
مزایای تلفن اینترنتی دفترشما نسبت به سایر ارائه‌دهندگان
دفتر شما، از سال 1392 در زمینه تلفن اینترنتی و ارائه دفترکار مجازی به کسب و کارها فعال بوده است و در این سالها همیشه مورد اطمینان بسیاری از کسب و کارها قرار گرفته است. پایدار ارتباطات تلفنی، کیفیت صدای مکالمات، عدم وابستگی به کیفیت اینترنت، امکانات متعدد سرویس تلفن اینترنتی دفترشما از دلایل اصلی این اعتماد است.
تلفن اینترنتی دفتر شما یک سیستم تلفنی است با تمامی امکانات سانترال مجازی، اما بدون نیاز به هیچ سخت‌افزار و نرم‌افزاری یا حتی فضای فیزیکی. تنها کافی است در وب‌سایت دفترشما سرویس موردنظر خود را انتخاب کنید و فعال بسازید.
امکان تست رایگان سرویس تلفن اینترنتی به مدت ۱۵ روز و با تمامی امکانات در نظر گرفته شده است. یعنی همه می‌توانند به مدت دو هفته از تلفن ثابت اینترنتی رایگان استفاده کنند و سپس تصمیم بگیرند.
تلفن اینترنتی دفترشما یک سیستم تلفن هوشمند و در بستر اینترنت است، اما برقراری ارتباط تلفنی، وابسته به اتصال اینترنت نیست. به همین دلیل است که گفته می‌شود، سرویس‌های دفترشما، به‌طور ویژه متناسب با نیازها و شرایط کسب‌وکارهای ایرانی طراحی شده است و با بهره‌گیری از زیرساخت‌های پیشرفته و همچنین به‌روزرسانی مداوم این زیرساخت‌ها، کیفیت ارتباطات خوبی ارائه می‌کند. موارد زیر باعث شده است سرویس دفترشما به عنوان بهترین تلفن اینترنتی انتخاب شود.
کاهش هزینه‌ها با تلفن اینترنتی دفتر شما
تلفن اینترنتی دفتر شما، نه‌تنها به تجهیزات نرم افزاری یا سخت افزاری نیاز ندارد؛ بلکه تعرفه‌های مقرون‌به‌صرفه‌ای دارد و هر کسب و کاری با هر بودجه‌ای، سرویس مناسب خود را پیدا می‌کند. همچنین برای استفاده از امکانات جانبی تلفن اینترنتی، نیازی به پرداخت هزینه بیشتر نیست.
مدیریت حرفه‌ای و آنلاین تماس‌های تلفنی
تلفن اینترنتی دفترشما که با نام سرویس تلفن گویا ارائه می‌شود، امکانات پیشرفته‌ای برای مدیریت تماس‌ها دارد، از جمله:
- خط تلفن ثابت تهران و اختصاصی؛
- تماس ورودی و خروجی همزمان و بدون محدودیت؛
- تعریف نامحدود همکار و داخلی ؛
- انتقال تماس به خط تلفن ثابت یا همراه؛
- دریافت و ارسال فکس اینترنتی؛
- تعریف صف پاسخ‌گویی تماس؛
- ضبط مکالمات و ذخیره فایل‌ها؛
- شخصی‌سازی صندوق صوتی؛
- تبدیل خودکار متن به گفتار؛
- شخصی‌سازی پیام خوش‌آمدگویی؛
- مشاهده لحظه‌ای گزارش تماس‌ها و عملکرد همکاران؛
- اپلیکیشن تماس خروجی.
کیفیت عالی صدا و ارتباط پایدار
فناوری‌ها و زیرساخت‌های پیشرفته‌ای که دفتر شما استفاده می‌کند باعث شده است کیفیت تماس و برقراری تماس‌ها به کیفیت اینترنت و حتی اتصال اینترنت، وابسته نباشند. به‌همین دلیل، مشترکین این سرویس را به عنوان بهترین تلفن اینترنتی برای کسب و کارهای ایرانی معرفی می‌کنند.
مقیاس‌پذیری سریع و آسان
تلفن اینترنتی دفترشما همپای رشد کسب‌وکار شما توسعه پیدا می‌کند. اگر یک استارتاپ کوچک هستید یا شرکتی باسابقه و توسعه‌یافته، این سرویس بدون محدودیت نیاز شما را در ارتباطات تلفنی برآورده می‌کند و با گسترش کسب و کار، با چند کلیک سرویس را متناسب با نیاز خود ارتقا می‌دهید.
پیشنهاد مطالعه: صفر تا صد راه اندازی فروشگاه اینترنتی
استفاده آسان برای همه افراد
تلفن ابری دفتر شما، رابط کاربری ساده و طراحی کاربرپسندی دارد، به همین دلیل استفاده از آن برای همه ساده است. راه‌اندازی سرویس در کمتر از 5 دقیقه انجام می‌شود و برای استفاده بهتر از تمام امکانات، بخش راهنما و ویدئوهای آموزشی متعدد آماده شده است.
مدیریت تماس‌ها بدون محدودیت زمانی و مکانی
دسترسی به سیستم تلفنی و مدیریت و پاسخ‌گویی تماس‌ها از هر مکانی و هر زمانی از ویژگی مهم تلفن اینترنتی است. شما با تلفن همراه، لپ‌تاپ یا تبلت خود می‌توانید به پرتال وارد شوید و تماس‌ها را مدیریت کنید. تماس‌ها را پاسخ دهید و حتی با اپلیکیشن یا پرتال، تماس خروجی برقرار کنید. این ویژگی، یک مزیت عالی برای تیم‌های دورکار یا کسب و کارهایی است که به پاسخ‌گویی مشتریان در تعطیلات نیاز دارند.
تیم پشتیبانی قوی و همیشه همراه
تیم پشتیبانی دفترشما، از مرحله انتخاب سرویس در کنار شماست تا سرویسی متناسب با نیاز و بودجه خود انتخاب کنید. اگرچه ثبت‌نام و فعال‌سازی سرویس سریع و ساده است اما پاسخ‌گوی سوالات شما هستیم. پس از خرید اشتراک سرویس نیز، تیم پشتیبانی به شما کمک می‌کند با امکانات مختلف آشنا شوید و بودجه و ارتباطات خود را بهتر مدیریت کنید.
تست خط تلفن اینترنتی رایگان به مدت 15 روز
برای اطمینان از کیفیت سرویس و کار با رابط کاربری شما می‌توانید، بدون پرداخت هزینه، ثبت‌نام کنید و خط تلفن ثابت دلخواه خود را انتخاب کنید. بعد از فعال‌سازی سرویس، به مدت 15 روز رایگان از سرویس‌های تلفن گویا یا منشی مجازی استفاده کنید.
در پایان می‌توان گفت
استفاده از تلفن اینترنتی به کسب و کارها در توسعه‌پذیری، کاهش هزینه و مقیاس‌پذیری کمک بسیاری می‌کند. در زمان انتخاب بهترین تلفن اینترنتی بهتر است به مواردی چون نیازهای کسب و بودجه توجه کنید و با تست رایگان سرویس‌ها، بهترین را خریداری کنید.
