دفتر مجازی به مجموعه خدمات ارتباطی گفته می‌شود که هزینه راه اندازی کسب و کارها را کمتر و مدیریت تماس‌های کاری را ساده‌تر می‌کند. این خدمات شامل شماره مجازی ایران با امکانات تلفن گویا یا سانترال مجازی، فکس اینترنتی و صندوق صوتی و حتی منشی مجازی(منشی دورکار) می‌شود. در حال حاضر هزاران کسب و کار ایرانی از دفتر کار مجازی استفاده می‌کنند و آن را به طور کامل جایگزین دفتر کار سنتی کرده اند و یا به عنوان مکمل دفتر کار خود استفاده می‌کنند. اگر شما هم می‌خواهید برای کسب و کارتان دفتر مجازی بگیرید، پیش از راه اندازی به این 7 سوال پاسخ دهید:
یک: چه شماره‌ای می‌خواهید؟
اولین قدم در خرید دفتر مجازی انتخاب شماره تلفن است. آیا یک شماره هشت رقمی معمولی می‌خواهید یا برای شما مهم است که شماره‌تان رُند یا پنج رقمی و شش رقمی باشد و حاضرید بابت آن هزینه بیشتری پرداخت کنید؟ آیا می‌خواهید حتما سرشماره 2 مربوط به منطقه یک تهران را داشته باشید؟ آیا می‌خواهید شماره تلفن یک شهر خاص را داشته باشید؟ آیا می‌خواهید 4 رقم آخر شماره ثابت شما با 4 رقم آخر شماره موبایل‌تان یکی باشد؟ این‌ها پرسش‌هایی است که در مرحله انتخاب شماره باید به آن فکر کنید.
دو: خودتان پاسخ می‌دهید یا به منشی نیاز دارید؟
دفتر مجازی دو سرویس اصلی دارد. یکی تلفن گویا و یکی هم منشی مجازی؛ سرویس تلفن گویا یک سانترال مجازی است و شما می‌توانید داخلی‌های متعدد برای آن تعریف کنید. به طور مثال می‌توانید تعیین کنید که تماس مشتری بعد از فشردن کلید یک به موبایل شما منتقل شود و با زدن کلید دو به شماره همکارتان وصل شود و…در این شیوه خودتان و اعضای تیم‌تان پاسخگوی تماس‌های کاری هستید. اما در سرویس منشی مجازی یک منشی دورکار بر اساس دستورالعملی که می‌دهید، تماس‌های شما را پاسخ می‌دهد. منشی یک اپراتور آموزش دیده است و اگرکیفیت پاسخگویی برای شما اهمیت دارد و فرصت نمی‌کنید که خودتان جواب تماس‌ها را بدهید، استفاده از منشی مجازی انتخاب مناسبی است.
سه: چقدر حجم تماس دارید؟
سوال بعدی که باید به آن پاسخ دهید، میزان دقایق مصرفی تماس شما است. فکر می‌کنید در ماه چند دقیقه با مشتری تماس می‌گیرید و یا با شما تماس خواهند گرفت؟ تعرفه‌ها بر اساس دقایق مصرفی در ماه است. پس اگر یک کسب و کار نوپا هستید که تماس چندانی ندارید، از بسته‌های کوچک‌تر و کم‌حجم‌تر استفاده کنید ولی اگر تعداد تماس بالایی دارید، حتما بسته های بزرگ‌تر را انتخاب کنید تا به صرفه‌تر باشد. همچنین اگر حجم بسته شما به پایان رسید این امکان را دارید که بسته خود را ارتقاء دهید و بسته بزرگتری بخرید در غیر این صورت بر اساس نرخ مازاد که قیمت بالاتری دارد، هزینه شما محاسبه خواهد شد. پس بهتر است در آغاز کار تخمین دقیقی از حجم تماس خود داشته باشید.
چهار: بودجه مرکز تماس شما چقدر است؟
شما با کمک دفتر مجازی می‌توانید مرکز تماس خود را برون سپاری کنید. راه اندازی مرکز تماس به هزینه و زمان زیادی برای خریداری، نگهداری و بروزرسانی تجهیزات، و استخدام و آموزش چند اپراتور نیاز دارد ولی با کمک دفتر مجازی شما در همه این هزینه‌ها صرفه جویی می‌کنید. بنابراین بودجه‌ای که برای مرکز تماس در نظر می‌گیرید تنها هزینه ماهانه برون‌سپاری است که آن هم بر حسب دقیقه پاسخگویی منشی‌های دورکار است. نکته جالب اینکه منشی‌ها تا دو تماس همزمان را به صورت عمومی پاسخ می‌دهند و در صورت نیاز به پاسخگویی همزمان چند منشی، شما هزینه بیشتری پرداخت می‌کنید. یعنی می‌توانید تعیین کنید که تا چند منشی به صورت همزمان به تماس‌های شما جواب بدهند و بر این اساس هزینه کنید.
پنج: چه نوع پیام خوش آمدگویی می‌خواهید؟
اگر از سرویس تلفن گویا دفترمجازی استفاده می‌کنید، هنگام تماس مشتری امکان پخش یک پیام خوشامدگویی ضبط شده دارید. پیام صوتی خوش آمد گویی باعث می‌شود کسب و کار شما حرفه ای به نظر برسد و می‌تواند به افزایش فروش و همچنین افزایش رضایت مشتری کمک فراوانی بکند.
شما می‌توانید متن این پیغام را در پنل خود تایپ کنید تا توسط کامپیوتر و به انتخاب شما با صدای مرد یا زن پخش شود، می‌توانید صدای خودتان را آپلود کنید و یا حتی درخواست بدهید تا با صدای منشی‌های دفتر کار مجازی این پیام ضبط شود. حتی می‌توانید این پیغام را حذف کنید تا تماس شما مستقیما به شماره همراه شما دایورت شود. پس بعد از فعالسازی تلفن گویای خود باید از خودتان بپرسید که به شکلی می‌خواهید پیام خوش‌آمدگویی داشته باشید.
شش: پاسخگویی دائمی چقدر برای شما اهمیت دارد؟
اگر برای شما مهم است که به هیچ وجه تماس‌ها بی پاسخ نماند و از دست نرود پس استفاده از سانترال مجازی را به شما توصیه می‌کنیم. با کمک دفتر مجازی راه‌های زیادی وجود دارد تا بتوانید در هر ساعت از شبانه روز و همینطور در ساعات اوج تماس بتوانید پاسخ مشتریان را بدهید. مثلا در تلفن گویا شما می‌توانید تا 32 تماس همزمان را پاسخ دهید، به این شکل که تماس به شما انتقال پیدا می‌کند، اگر تلفن‌تان اشغال بود یا در دسترس نبود بلافاصله به شماره بعدی تماس منتقل می‌شود و با این شیوه تا 32 نفر می‌توانند به صورت همزمان از یک سرشماره پاسخگوی تماس‌ها باشند. همچنین شما درصورتی که امکان پاسخگویی به این حجم تماس را ندارید می‌توانید به طور مثال سومین یا چهارمین تماس همزمان را به منشی دورکار منتقل کنید تا آن‌ها جوابگوی مشتریان شما باشند.
هفت: آیا امکان دورکاری برای شما مهم است؟
از خودتان بپرسید چقدر برای شما مهم است که یک تیم منعطف و دورکار داشته باشید. یکی از ابزارهایی که شما را از دفتر کار و استقرار همه اعضا در یک فضای فیزیکی مشخص بی‌نیاز می‌کند، دفتر مجازی است. بنابریان شما می‌توانید از هر جای ایران نیروی کار استخدام کنید که داخلی مربوط به خودش را داشته باشد و بتواند در صورت نیاز شما با سرشماره‌های شرکت با مشتریان تماس بگیرد.
دفتر مجازی امکانات متنوعی دارد، هر کدام از این امکانات می‌تواند یکی از نیازهای کاری شما را برطرف کند. از شماره ثابت تا فکس اینترنتی همه امکاناتی است که به صورت یک پکیج در اختیارتان قرار می‌گیرد. اگر مشترک دفتر کار مجازی هستید برای ما بنویسید کدام ویژگی دفتر مجازی برای شما کاربردی‌تر و مفیدتر بوده است؟
