اینترنت همیشه به سمت سریع‌تر شدن و بهتر شدن پیش می‌رود و همین موضوع باعث شده سیستم تلفن ویپ که گزینه‌ی جذابی برای سیستم تلفن کسب و کارها است به وجود بیاید. اگر قصد دارید سیستم سنتی تلفن خود را به ویپ تغییر دهید باید خیلی از چیزها را در نظر داشته باشید.
سیستم ویپ چیست؟ چگونه کار می‌کند؟ چه مزایا و معایبی دارد؟ راه اندازی آن چگونه است؟ و … برخی از مواردی است که برای انتخاب سیستم تلفن ویپ باید در نظر بگیرید که در ادامه‌ی مقاله پاسخ آن‌ها را دریافت خواهیم کرد.
سیستم ویپ چیست؟
سیستم ویپ (Voip) به پروتکل صوتی از طریق اینترنت (Voice Over Internet Protocol) برمی‌گردد. عبارت دیگری که ممکن است برای ویپ استفاده شود تلفن آی پی (IP telephony) یا تحت شبکه است.
تلفن ویپ پروسه‌ای است که انتقال پیام صوتی و انواع دیگری از ارتباط را به وسیله‌ی اینترنت امکان پذیر می‌کند. به دلیل مزایای زیادی که خطوط ویپ دارند، بسیاری از کسب و کارها خواستار جایگزین آن با سیستم تلفن قدیمی خود هستند که به شبکه‌ی عمومی تلفن (PSTN) نیز مشهور است. یک سیستم تلفن ویپ سیگنال‌های صوتی را به اطلاعات دیجیتال در بسته‌های اطلاعاتی تبدیل می‌کند و آن‌ها را به وسیله‌ی روتر در اینترنت ارسال می‌کند.
تماس ویپ تماس اینترنتی است که از طریق اینترنت منتقل می‌شود. تماس ویپ می‌تواند همه‌ی امکاناتی که یک دستگاه سانترال تلفن گویا (PBX) اختصاصی با خطوط متعدد دارد مثل صندوق صوتی، انتقال تماس، انتظار مکالمه، کالر آیدی، کنفرانس صوتی و … داشته باشد. یکی از مزایای بزرگ سیستم تلفن ویپ این است که با دیگر نرم افزارهای مورد استفاده در کسب و کار مثل CRM ادغام می‌شود و شما یک منبع اطلاعاتی واحد از مشتریان خواهید داشت.
در همین رابطه بخوانید: CRM چیست و آیا مناسب کسب و کار شما است؟
زمانی که از تکنولوژی خطوط ویپ استفاده می‌کنید نیازی به نگرانی در رابطه با کیفیت تماس نیست. تماس‌های خطوط ویپ وضوح زیادی دارند و در طول تماس‌ها پایدار هستند. علاوه بر این اتصال اینترنت قوی و پایدار، رایانه، روتر، سیپ فون، سرور ویپ و شرکت ارائه دهنده‌ی خدمات ویپ در کیفیت تماس‌های ویپ نیز نقش دارند.
تفاوت‌های سیستم ویپ و تلفن ثابت
سیستم تلفن ثابت سنتی خانه یا دفترکار از سخت افزارهایی برای اجرای رابط نرخ اولیه (PRI) بر روی شبکه‌ی ISDN استفاده می‌کنند که از استانداردهای ارتباط مشخصی جهت انتقال صوت، ویدیو، داده و دیگر خدمات شبکه از طریق PSTN برخوردار است.
سیستم تلفن گویا (PBX) از کابل‌های تلفن سنتی با سرور PBX موجود در دفترکار استفاده می‌کند. با سیستم PBX می‌توانید تعداد تلفن‌های بیشتری از یک خط تلفن داشته باشید و تماس میان کارمندان نیز رایگان است. همان طور که قبل‌تر اشاره کرده‌ام، سیستم ویپ نوعی از تکنولوژی است که انتقال تماس صوتی از طریق اینترنت را میسر می‌کند. سه نوع تلفن ویپ وجود دارد که شامل IP PBX، ویپ مجازی یا ترکیبی از این دو می‌شود.
در سیستم IP PBX تماس‌ها از طریق شبکه‌ی ویپ و سیستم PSTN مسیریابی می‌شوند. ممکن است سرورهای IP PBX در محیط کار، مخابرات یا ارائه دهنده‌ی سرویس میزبانی شوند. ویپ مجازی فقط از اینترنت و نرم افزار تلفن استفاده می‌کند و هیچ نیازی به تلفن‌های رومیزی، کابل و هر سخت افزار دیگری نیست. سیستم تلفن ویپ مجازی به عنوان سافت فون (Soft Phone) نیز شناخته می‌شوند. کاربران با استفاده از اپلیکیشن مشخص بر روی مرورگر یا دستگاه‌های تلفن همراه، رایانه یا تبلت تماس‌ها را برقرار می‌کنند.
در همین رابطه بخوانید: تفاوت‌های تلفن ابری و تلفن ثابت چیست و کدام برای کسب و کار من مناسب است؟
کدام سیستم ویپ را انتخاب کنم؟
در نگاه اول ممکن است سیستم ویپ گزینه‌ی بهتری نسبت به سیستم تلفن گویا (PBX) به نظر برسد اما موضوع فراتر از چیزی است که فکر می‌کنید. برای هر نوع سرمایه گذاری در کسب و کارتان لازم است که همه‌ی عوامل موثر در عملکرد و بودجه را در نظر داشته باشید.
نکاتی که برای انتخاب سیستم تلفن کسب و کار یا استارتاپ خود باید در نظر بگیرید شامل موارد زیر است:
تنظیمات
اگر تنظیمات فعلی تلفن گویای شما نیازهایتان را برطرف می‌کند و مشکل خاصی با آن ندارید ممکن است تغییر آن برایتان مقرون به صرفه نباشد.
پایداری اینترنت
سیستم‌های تلفن گویا از طریق خطوط تلفن ثابت کنترل می‌شوند بنابراین اگر اینترنت شما قطع شود ارتباطتان همچنان پابرجا خواهد ماند ولی اگر در سیستم ویپ اینترنت قطع شود می‌توانید تماس‌ها را به شماره‌ی دیگری دایورت کنید یا آن‌ها را از طریق صندوق صوتی دریافت کنید اما نمی‌توانید تماسی برقرار کنید.
تیم دورکار
سیستم تلفن گویا شما را به برقراری تماس فقط در دفترکار محدود می‌کند ولی سیستم ویپ امکان برقراری تماس توسط کارکنان دورکار و تیم دورکار مرکز تماس را فراهم می‌کند.
هزینه
در سیستم تلفن گویا ممکن است هزینه‌ی ماهانه‌ی کمتری پرداخت کنید اما باید هزینه‌ی بیشتری برای نصب، خرید تجهیزات و نگهداری آن‌ها بپردازید. با خط تلفن voip هزینه‌ی مشخصی را به ازای هزینه‌ی اشتراک می‌پردازید و شامل هزینه‌ی اضافه‌تری برای تماس‌ها یا تجهیزات نمی‌شود.
ویژگی‌ها
با تلفن گویا سیستم تلفن ویژگی‌های محدودی مثل کالر آیدی، انتظار مکالمه، انتقال تماس و صندوق صوتی دارد اما با سیستم Voip همه‌ی ویژگی‌های سیستم PBX را دارید و همچنین ویژگی‌های اضافه‌تری مثل صف انتظار تماس، ضبط تماس، شنود تماس و مسیریابی تماس نیز بهره مند خواهید شد.
کیفیت صدا
سیستم تلفن گویا معمولا چون تماس را از طریق تلفن ثابت برقرار می‌کند کیفیت صدای خوبی دارد. در سیستم IP PBX اگر سیگنال اینترنت ضعیف باشد ممکن است اشکالاتی به وجود بیاید. سیستم ویپ هم تا زمانی که اتصال اینترنت قوی باشد کیفیت خوبی دارد. کابل‌های فیبر نوری نیز معمولا کیفیت تماس خوبی را رقم می‌زنند.
دسترس پذیری
راه اندازی سیستم تلفن گویا و نصب تجهیزات آن هزینه‌هایی را به شرکت تحمیل می‌کند در حالی که سیستم Voip به سرعت و خیلی آسان از طریق اینترنت راه اندازی می‌شود.
مزایا و معایب سیستم ویپ
با این که سیستم ویپ همیشه بهترین گزینه برای هر شرکت نیست ولی مزایای زیادی نسبت به سیستم تلفن گویا دارد. در ادامه نگاه عمیق‌تری به مزایا و معایب سیستم تلفن ویپ خواهیم داشت.
مزایای سیستم ویپ
- هزینه‌ی کمتر؛ فقط هزینه‌ی اشتراک را می‌پردازید.
- قابل حمل؛ در صورت جابجایی شرکت شماره تلفنتان تغییر نخواهد کرد.
- ویژگی‌های بنیادی و امکان ادغام آن با سیستم CRM شرکت
- امکان استفاده از کانال‌های متعدد به صورت همزمان؛ استفاده همزمان از تلفن، چت، پیام، ارسال سند و …
- قابل استفاده برای تیم‌های دورکار بدون هزینه‌ی اضافه‌تر
- امکان اضافه کردن و حذف کردن خطوط به صورت آسان و سریع
معایب سیستم ویپ
- نیاز به اتصال اینترنت قوی و پایدار برای جلوگیری از تاخیر و نوسان
- نیاز به پهنای باند کافی برای کیفیت تماس خوب
- دستگاه‌ها به منبع برق نیاز دارند؛ استفاده از باتری‌های شارژ شده یا برق مستقیم
چگونه از سیستم ویپ voip استفاده کنیم؟
برای راه اندازی خط ویپ باید در ابتدا همه‌ی جوانبی که در بالا اشاره شده را در نظر بگیرید و سپس در صورتی که تشخیص دادید سیستم تلفن ویپ می‌تواند به کسب و کارتان کمک کند اقدام به راه اندازی آن کنید. ما در دفترشما امکان استفاده از سیستم ویپ را برای شما عزیزان فراهم کرده‌ایم.
برای خرید خط ویپ نیازی به هیچ گونه تجهیزات ندارید و صرفا با انتخاب شماره‌ی مجازی در پرتال دفترشما سیستم تلفن ویپ شما در عرض 5 دقیقه راه اندازی خواهد شد. این سرویس از امکاناتی همچون تلفن گویا، صندوق صوتی، انتقال تماس، فکس اینترنتی، تعریف داخلی‌های متعدد و گزارش لحظه‌ای و کامل تماس‌ها دارا است. با توجه به اینکه در کشور ما اتصال به اینترنت پایداری مناسبی ندارد کیفیت و اتصال تماس‌ها هیچ گونه وابستگی به اینترنت ندارد بنابر این جای هیچ گونه نگرانی نیست.
همچنین اگر از کاربردی بودن سیستم ویپ برای کسب و کارتان اطمینان ندارید می‌توانید 15 روز به صورت کاملا رایگان از سرویس ما استفاده کنید و سپس اقدام به خرید کنید.
مقاله‌های بیشتری در رابطه با سیستم ویپ بخوانید:
هر آنچه باید در مورد امنیت خط تلفن ویپ voip بدانید
آشنایی با ۱۰ سرویس برتر ارائه کننده ویپ VOIP در جهان
راهنمای جامع راه اندازی خط ویپ
با مزایایی که سیستم تلفن ویپ نسبت به تلفن ثابت سنتی دارد هنوز هم تلفن ثابت سنتی را انتخاب می‌کنید؟
