KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست و چگونه تعیین می‌شود؟

اگر در حوزه‌ی کسب و کار فعال هستید احتمالا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به گوشتان خورده است ولی ممکن است چیزی راجع به آن ندانید.

شاخص‌های کلیدی برای هر کسب و کار می‌تواند متفاوت باشد. شما باید دقیقا مشخص کنید کدام شاخص‌ها باید به عنوان اهداف استفاده شوند و مهم‌ترین شاخص‌های کسب و کار برای اندازه گیری آن‌ها را نیز تعیین کنید.

شاخص‌های کلیدی عملکرد امکان اندازه‌گیری موفقیت کسب و کارها را فراهم کرده است. در این مقاله، قرار است به اتفاق یکدیگر راجع به مفهوم KPI، اهمیت آن در کسب و کار و چگونگی تدوین KPI کسب و کارتان صحبت کنیم.

“چیزی که قابل اندازه گیری باشد قابل بهبود هم است.

پیتر دراکر”

KPI چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد به سادگی بر روی آمارهای کسب و کارتان نظارت می‌کنند. این آمار می‌تواند میزان فروش در ماه، بازدید وبسایت یا هر چیز دیگری که در بررسی کردن موفقیت کسب و کار و درست بودن مسیر کمک کند باشد.

KPI ها به اندازه گیری و رصد روند اهداف شما کمک می‌کند. بر فرض مثال، اگر شرکت شما قصد داشته باشد در فضای آنلاین دیده شود، باید بازدید وبسایت را به یک KPI تبدیل کند. از این رو، می‌توانید بر روی افزایش میزان بازدید وبسایت تمرکز کنید که کسب و کار شما در معرض دید افراد بیشتری قرار بگیرد.

شاخص‌های KPI این امکان را فراهم می‌کنند که اهدافی که نیاز است برای به دست آوردن اهداف اصلی در ابتدا محقق شوند مشخص شوند. اگر می‌خواهید ترافیک وبسایت را بهبود دهید، باید ترافیک ارگانیک، نرخ کلیک (CTR) و شاخص‌هایی که افزایش ترافیک وب را نشان می‌دهد را اندازه گیری کنید.

اهمیت KPI در کسب و کار

حال که متوجه شده‌اید، KPI چیست بیایید راجع به میزان اهمیت آن در کسب و کار هم صحبت کنیم. شما می‌توانید KPI های خود را تعریف کنید و شروع به اندازه‌گیری آن‌ها بکنید.

یک هدف مشخص برای کسب و کارتان تعیین می‌کند

زمانی که KPI تعیین می‌کنید، برای کسب و کارتان اهداف خاص‌تری تعریف می‌کنید. اهداف می‌توانند از طریق روش‌های مختلف به کسب و کار شما کمک کنند:

• جهت دادن برای تمرکز کردن و کار بر روی آن‌ها
• درک اینکه چه چیزی کسب و کارتان را بهبود می‌دهد
• اطمینان از اینکه کارمندان اطلاع دارند نیاز است بر روی چه چیزی کار کنند

اهداف کسب و کار می‌تواند به هر کسی در شرکت کمک کند که بر نیازهای کسب و کارتان تمرکز کند. بر فرض مثال، اگر یکی از KPIها افزایش فروش هفتگی است و شما یک هدف دشوار برای دست‌یابی در سه ماه تعریف کردید، کارمندان شما خواهند دانست که باید افزایش فروش را در اولویت قرار دهند و به عنوان یک تیم در کنار یکدیگر برای به دست آوردن این هدف کار و تلاش کنند.

میزان موفقیت شرکت را اندازه گیری می‌کند

KPI این امکان را به شما می‌دهد که به طور دقیق میزان موفقیت اهداف کیفی را اندازه گیری کنید. زمانی که KPI ها، مقدار پایه، مقدار هدف گذاری شده، یک زمان مشخص (deadline) و کارفرما دارند به نتایج کلیدی منجر می‌شوند که روند هر هدف را اندازه می‌گیرند.

اگر تیم شما اهداف را به دست آورد، می‌دانید که استراتژی‌های کسب و کارتان و روش‌های اجرا شده بی عیب و نقص بودند اما اگر به KPI ها دست پیدا نکردید نیاز است که یک سری اصلاحات انجام دهید که در آینده به آن‌ها دست پیدا کنید.

در زمان رصد KPI ها اگر افزایش و کاهش داشته باشند یا به همان میزان مشابه سری قبل باشند می‌توانید ببینید. اطمینان پیدا کنید که به صورت مداوم آن‌ها را زیرنظر دارید پس می‌توانید ببینید چه ابتکاراتی برای اهداف شما بازدهی دارند یا چه چیزهایی را باید برای به دست آوردن نتایج اصلاح کنید.

به شما و کارمندان یادآوری می‌کند بر روی اهداف متمرکز بمانید

زمانی که KPI هایی را برای کسب و کارتان تعیین می‌کنید، هر شخصی در تیم اهدافی که بر روی آن‌ها متمرکز هستید را می‌داند. در واقع می‌دانند باید اهداف تعیین شده برای هر KPI را به دست بیاورند بنابراین به آن‌ها یادآوری می‌شود بر روی آن اعداد متمرکز باقی بمانند. این یادآوری در موارد زیر هم به شما کمک خواهد کرد:

• اطمینان از اینکه کارمندان بر روی کار دست متمرکز هستند
• به آن‌ها کمک می‌کند کارهایی که نیاز است را انجام دهند، بنابراین می‌توانند سود کسب و کار را افزایش دهند
• به آن‌‌ها کمک می‌کند از انجام فعالیت‌هایی که حواسشان از دستیابی به KPIها را پرت می‌کند خودداری کنند

کار بر روی شاخص‌های کلیدی عملکرد به کسب و کارتان کمک می‌کند بر روی مهم‌ترین اولویت‌هایی که برای افزایش سود تعیین شدند متمرکز بمانید. اگر کارمندان شما بدانند به چه KPI هایی باید دست پیدا کنند بهترین نسخه‌ی خود را برای تمرکز بر روی آن‌ها می‌گذارند.

چگونه برای کسب و کارمان KPI تدوین کنیم؟

در زمان تدوین KPI این سه نکته را برای تدوین شاخص‌های عملکرد درست در ذهن خود داشته باشید:

1. KPIهای احتمالی را با مدیران مطرح کنید

2. مشخص کنید چه چیزی به کسب درآمد کسب و کار کمک می‌کند

3. KPIها را بر اساس داده‌های جدید اصلاح کنید

جهت تعیین KPI های درست برای کسب و کارتان، مکالمات مکرری را با مدیران خود یا بقیه‌ی مدیرها در شرکت داشته باشید. از آزمون و خطا و مرتکب اشتباه شدن خجالت نکشید. مثلا اگر در میانه‌ی بازه‌ی زمانی مشخص شده متوجه شدید که KPI انتخاب شده در واقع به بهترین راه اهداف را اندازه گیری نمی‌کند، می‌توانید انعطاف پذیر باشد و نظرتان را تغییر دهید. اگر چه، لازم است که بهترین تلاش خود را برای انتخاب KPI هایی که اولویت‌های شرکت مثل افزایش سود را نشان می‌دهد بکنید.

همان طور که KPI ها را مشخص کردید، نیاز است که آزمایششان هم بکنید و آن‌هایی که برای کسب و کارتان بازدهی دارند را نگه دارید، اما از زیاد شدن زمان آزمایش و توسعه‌ی آن‌ها هراس نداشته باشید چون ممکن است که KPI های بهتری کشف کنید و تغییرات لازم را صورت دهید.

نمونه‌هایی از KPI های مختلف

تعیین KPI مناسب و درست می‌تواند روند سختی باشد. نگاه کردن به KPI های نمونه می‌تواند به درک اینکه واقعا کسب و کارتان به چه شاخص‌های عملکرد برای اندازه گیری نیاز داد کمک کند. منابع زیادی وجود دارد که KPI های مختلفی را ببینید و در ادامه به چند مثال اشاره خواهم کرد.

KPI های نمونه برای شرکت‌های فعال در تجارت الکترونیک:

• تعداد کاربران
• میزان فروش ماهانه
• میزان مشترکین و کاربران برگشتی (Returning Users)

KPI هایی از این قبیل به کسب و کارتان کمک می‌کند که مشخص کنید کاربران چگونه با شرکت شما تعامل برقرار می‌کنند. اگرچه، شما باید KPI هایی را پیدا کنید که بیشترین کمک را به کسب و کارتان می‌کند. بر فرض مثال، اگر قرار است بر روی بلاگ تمرکز کنید، باید داده‌های پست‌های بلاگ مثل زمان صرف شده برای هر مقاله، تعداد اشتراک گذاری آن و کامنت‌ها را رصد کنید.

سخن پایانی

KPI ها ابزار خارق العاده‌ای برای کمک به اندازه گیری اثربخشی تیم و روند اهدافتان هستند. پس زمانی را برای فکر کردن به اینکه چه چیزی برای اهداف کسب و کارتان مهم است و بر چه بخش‌هایی از کسب و کار باید برای دست یابی به نتایج تمرکز کنید قرار دهید و سپس KPI های کسب و کارتان را تعریف کنید.