مسئله ارتباط با مشتری و مشتریمداری از مهمترین ارکان رشد کسب و کار است. به همین دلیل است که سازمانهای بزرگ خط تلفن تول فری (Toll free) را برای ارتباط با مشتریان استفاده میکنند. افراد در زمان تماس با خطوط تلفن تول فری که با سرشماره ۹۰۰۰ شناخته میشوند، بابت مکالمه هزینهای پرداخت نمیکنند و نیازی به شمارهگیری کد شهری هم ندارند. این نوع خط تلفن چه ویژگی دارند؟ چطور میشود خط تول فری خرید؟ جواب این سوالات را در ادامه بخوانید.
خط تلفن تول فری چیست؟ انواع خطوط Toll free
خط تلفن تول فری (Toll Free Number) نوعی شماره تلفن است که تماسگیرنده (مشتری) هیچ هزینهای برای برقراری تماس پرداخت نمیکند. تمام هزینههای مکالمه بر عهده صاحب شماره، یعنی کسبوکار یا سازمان است. خطوط تول فری در ایران ۸ رقمی هستند و با ۹۰۰۰ شروع میشوند.
خطوط تول فری در هر کشور با سرشمارههای مختلفی شناسایی میشوند، به عنوان مثال خطوط تول فری در اغلب کشورهای اروپایی با ۰۸۰۰ شروع میشود در آمریکا خطوطی که با ۸۰۰ شروع میشوند در حال حاضر کمتر در دسترس هستند و سرشمارههایی مانند ۸۳۳، ۸۴۴، ۸۵۵، ۸۸۸، ۸۷۷ و ۸۶۶ بیشتر عرضه میشوند. همچنین انواع خط تول فری بین المللی هم وجود دارد که بیشتر به عنوان یک قرارداد همکاری بین کشورهای دوست شناخته میشود و برای سازمانهایی که در کشورهای مختلف شعبه دارند، مناسب است.
در ایران، خطوط تول فری مانند سایر تلفنهای سازمانی اغلب بر پایه فناوری تلفن ویپ (VoIP) یا همان تلفن اینترنتی ارائه میشوند و شرکتهای خصوصی این نوع خطوط را در ایران ارائه میکند و امکان تماس رایگان از سراسر کشور را فراهم میآورد.
این خطوط تلفن تول فری، فقط برای تماس صوتی نیستند و گاهی برای ارسال و دریافت پیامک هم قابل استفاده هستند و به کسبوکارها کمک میکنند تا ارتباطی حرفهای و بدون مانع با مشتریان برقرار کنند. سازمانهایی که از خط تلفن تول فری استفاده میکنند، مشتریمداری را به سطح دیگری بردهاند.
تلفنهای سازمانی مانند خط تلفن تول فری، فقط در اختیار اشخاص حقوقی قرار میگیرد و لازم است کسب و کار به صورت رسمی ثبت شده باشد.
تاریخچه مختصری از خطوط تول فری
ایده خطوط تول فری اولین بار در دهه ۱۹۶۰ در آمریکا شکل گرفت و شمارههای ۸۰۰ در سال ۱۹۶۷ معرفی شدند. هدف اصلی، تسهیل تماس مشتریان با شرکتهای بزرگ بدون نگرانی از هزینه مکالمه تلفن بینشهری بود. با افزایش تقاضا، پیشوندهای جدیدی اضافه شد و این سیستم به ابزاری قدرتمندی برای تیمهای فروش و پشتیبانی تبدیل شد.
در ایران، با گسترش تلفن ابری و VoIP، این خطوط در سالهای اخیر محبوب شدهاند و حالا بسیاری از کسبوکارهای آنلاین و آفلاین از آنها برای جذب مشتری استفاده میکنند. اگر چه بیشتر خط تول فری برای تبلیغات استفاده میشود، اما سازمانهای بزرگ از این خطوط با هدف جلب اعتماد و رضایت مشتریان استفاده میکنند. آنها باور دارند که اگر مشتری بداند که برای تماس و طرح شکایت یا مشکل خود به سازمان، نیازی به پرداخت هزینه ندارد، حس بهتری به برند دارد و ارتباطی بهتر ساخته میشود.
نحوه عملکرد خطوط تلفن تول فری
پشت پرده تماس به یک خط تلفن تول فری، یک سیستم هوشمند روتینگ تماس قرار دارد. این سیستم تلفنی شبیه به نحوه کار دامنه وبسایت است و اتفاقی که میافتد مانند زمانی است که آدرس وبسایت را در مرورگر خود مینویسید است، با یک تفاوت که هزینه مکالمه بر عهدهی گیرنده تماس است.
در فرایند تماس با خط تول فری، مراحل زیر طی میشود:
- مشتری شماره تول فری را میگیرد که این شماره در ایران با ۹۰۰۰ شروع میشوند.
- شبکه تلفنی، درخواست تماس را دریافت میکند شبکه مخابراتی بلافاصله تشخیص میدهد که این یک شماره تول فری است و به یک دیتابیس مرکزی ارجاع میدهد تا ببیند تماس باید به کجا هدایت شود.
- تماس به شماره مقصد ارسال میشود. این مقصد میتواند خط ثابت دفتر، موبایل، سیستم تلفن VoIP ابری باشد.
- تلفن مقصد زنگ میخورد تماس متصل میشود و مشتری هیچ تفاوتی احساس نمیکند، جز اینکه تماس برایش رایگان حساب شده است.
کاربردهای خط تلفن تول فری برای کسبوکارها
در قسمت قبل هم بیان کردیم که مهمترین مزیت خط تلفن تول فری، امکان ارائه راه ارتباطی رایگان به مشتریان است، این امتیاز، در افزایش رضایت مشتریان نقش مهمی دارد و نشانگر میزان اهمیت مشتریان برای سازمان است.
این مزیت باعث شده است که برخی سازمانها، مراحل پیچیده و هزینه بالای خط تول فری را بپذیرند و از این خطوط را تهیه کنند. البته خطوط تول فری کاربردهای دیگری هم دارند که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
تقویت ارتباط با مشتری با افزایش تماسهای ورودی
اگر سازمان به خوبی «تماس رایگان با پشتیبانی» را به اطلاع مشتریان برساند، مشتریان هم راحتتر با سازمان ارتباط برقرار میکنند و سوالات و مشکلات خود را مطرح میکنند. شاید در نگاه اول افزایش تماس ورودی، تنها به معنی صرف منابع بیشتر برای تماسهای تلفنی است؛ اما این هزینه، نوعی سرمایهگذاری است و اگر روی خط تلفن تول فری، یک سیستم تلفن ابری با تنظیمات و شیفتبندی پاسخگویی درست راهاندازی شده باشد، نه تنها به تیم فشار نمیآید بلکه یک بانک داده عالی از رفتار و نیاز کاربران خواهید داشت. این بانک اطلاعاتی همان چیزی است که برای رشد محصول و توسعه بازار هدف نیاز هر کسب و کار است.
تصویر حرفهای و معتبر با خط toll-free
استفاده از خطوط toll-free به کسب و کار یک وجههی حرفهای میدهد و اعتبار شرکت را بالا میبرد؛ زیرا برای اخذ این خطوط، نیاز به ثبت رسمی شرکت دارید، بنابراین، مخاطب از درستی و اعتبار شرکت شما مطمئن میشود. از طرف دیگر، ایجاد امکان برقراری تماس تلفنی مشتریان با شما، نشاندهنده اهمیت شما به رضایت و ارتباط با آنها است.
حالا اگر بعد از خرید تلفن تول فری، یک مرکز تماس ابری هم روی آن فعال کنید و تماسگیرنده در اولین برخورد یک پیام خوشآمدگویی شخصیسازی شده و هدفمند بشنود، هم تصویر بهتری از برند در ذهنش شکل میگیرد و هم بدون معطلی به واحد (داخلی) مربوطه وصل میشود و درخواست خود را بیان میکند.
برخلاف شمارههای تلفن محلی با کد شهری که محدود به یک شهر هستند، خط تول فری به مشتریان اطلاع میدهد که با یک برند بزرگ که در سطح کشوری فعال است، روبرو هستند.
ردیابی و تحلیل کمپینهای بازاریابی
یکی از مواردی که سازمانها از خط تول فری استفاده میکنند، تبلیغات و بازاریابی است، چون این خطوط امکان ردگیری روشهای تبلیغاتی آفلاین را هم فراهم میکنند. البته در این دوره که خط تلفن ابری به سرعت قابل تهیه است و هزینه بسیار کمتری نسبت به خط تول فری دارد، چندان این کاربرد به صرفه نیست.
به عنوان مثال، خط تلفن ابری دفترشما، در ۵ دقیقه راهاندازی میشود و به سرعت میتوان پیام منشی تلفن گویا، منوها و حتی صندوق صوتی را متناسب با هدف کمپین شخصیسازی کرد. و در طول کمپین نیز گزارش جزئی تماسها و فایل ضبط شده مکالمات را در پنل مدیریتی آنلاین مشاهده کرد. بنابراین استفاده از خط تول فری در تبلیغات چندان توجیه اقتصادی ندارد.
انعطافپذیری خط تول فری در تلفیق با تلفن ابری
خط تول فری به تنهایی یک خط تلفن با امکان تماس دوطرفه و پرداخت هزینه مکالمه توسط مالک خط است. این خط وقتی ارزش بیشتری پیدا میکند که با سیستمهای تلفن ابری ترکیب میشود. در این صورت، میتوانید تماسها را به هر تلفن همراه یا ثابتی دایورت کنید، هر جا هستید تماس را جواب دهید و در زمان رشد کسبوکار، به راحتی ظرفیتها را افزایش دهید.
افزایش ظرفیت سیستم تلفنی، یعنی افزودن همکار، داخلی و افزایش تعداد تماس همزمان، که خوشبختانه تمامی این موارد در تلفن ابری دفترشما، بدون هزینه اضافی و در پنل مدیریتی آنلاین و چند دقیقه انجام میشود.
تفاوت بین شمارههای محلی و شمارههای رایگان (Toll-Free) چیست؟
بسیاری از کسبوکارها هنگام انتخاب خط تلفن ثابت، بین خرید شمارههای محلی (Local Numbers) و شمارههای تول فری شک دارند. هر کدام از خطوط تلفن ویژگیها، مزایا و معایبی دارند، انتخاب مناسب به نوع کسبوکار، مخاطبان هدف و استراتژی بازاریابی شما بستگی دارد.
هزینه تماس بزرگترین تفاوت شمارههای تول فری و محلی است. در شمارههای محلی معمولی، اگر مشتری از همان شهر یا استان تماس بگیرد، هزینه کمی پرداخت میکند، اما از استان دیگر هزینه مکالمه بیناستانی دریافت میشود. در مقابل، تماس با شماره تول فری برای مشتری کامل رایگان است و هزینه آن را مالک خط پرداخت میکند.
البته شمارههای محلی برای مخاطب آشناتر است و احتمال پاسخ دادن به این شمارهها بیشتر است چون اعتماد و نزدیکی بیشتری مشتری احساس میکند، بنابراین برای فروشگاههای محلی این نوع خطوط بهتر است.
تفاوتهای بیشتر خطوط تول فری و شمارههای محلی را در جدول زیر مشاهده کنید.
معایب استفاده از خط Toll-Free
اگر شرکت شما به صورت رسمی ثبت شده است و خواستار خرید خط تلفن تول فری هستید، با اطلاع از محدودیتهای خط تول فری آشنا شوید و سپس متناسب با اهداف کسب و کار خود تصمیم بگیرید، بهویژه که قیمت خط تول فری چند برابر خطوط ثابت معمولی یا ابری است.
همچنان به سیستم تلفن ابری نیاز دارید
خط تلفن تول فری، فقط یک خط تلفن با مزایای خاص خود است اما تا وقتی یک مرکز تماس ابری یا تلفن اینترنتی فعال نکنید، چندان قابل استفاده نیست و تمام معایب و محدودیتهای خط تلفن ثابت سنتی را دارد. بنابراین علاوه بر هزینه بالای خرید خط، برای خرید تلفن ابری و راهاندازی آن هم هزینه جداگانه بپردازید.
با این توضیحات، این سوال مطرح میشود که آیا خرید خط تول فری ارزشی قابل توجه اضافه میکند؟ یا بهتر است یک خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۹ یا حتی سرشماره ۲ خریداری کنیم و هزینه کمتری بپردازیم؟
هزینه بالای استفاده از خط تلفن تول فری
قیمت خطوط تول فری نسبت به سایر خطوط ثابت بیشتر است و متناسب با میزان رند بودن قیمت متفاوتی دارند. در سال ۱۴۰۴ قیمت خط تلفن تول فری از ۱ میلیون تا ۵۰۰ میلیون متغیر است.
علاوه بر هزینه خرید خط، هزینه مکالمه دوطرفه برعهده مالک است و با احتساب مالیات بر ارزش افزوده، آبونمان و سایر هزینههای جاری، یک هزینه چند برابری به صورت ماهانه لازم است پرداخت شود.
عدم آگاهی مشتریان از رایگان بودن تماس
همانطور که اشاره کردیم، مهمترین مزیت خط تول فری، ارائه پیام «تماس رایگان برای مشتریان» است. اما بررسیها نشان میدهد اغلب افراد از رایگان بودن تماس اطلاعی ندارند و لازم است شرکت فرایندی برای اطلاعرسانی این مزیت به مشتریان در نظر بگیرد و به طور دائمی اجرا شود.
تصویر ذهنی منفی مردم نسبت به خطوط با سرشماره ۹۰۰۰
هدف اصلی خطوط تول فری اعتبار دادن به سازمان بود، اما متاسفانه خطوط با سرشماره ۹۰۰۰ در ایران به عنوان خطوط تبلیغاتی شناخته میشوند و اغلب افراد تمایلی به پاسخدادن یا زنگ زدن به این خطوط ندارند.
اما خرید خط تلفن ابری دفترشما با سرشمارههای معتبر ۲، ۷ و ۹ و عرضه خطوط رند، روشی معتبرتر، ارزانتر و سریعتر برای حرفهای دیده شدن کسب و کار است.
برای خرید خط ابری نیاز نیست شرکت را رسمی ثبت کرده باشید، هزینه بالا بپردازید، جداگانه تلفن ابری بخرید، در ۵ دقیقه خط دلخواه خود را انتخاب میکنید و تلفن ابری با چند کلیک فعال شده است.
بیشتر بخوانید: تلفن ابری مخابرات چیست؟
چطور خط تلفن تول فری در ایران تهیه کنیم؟
در ایران، خط تول فری با محدودیتهایی ارائه میشود و استفاده از آنها نیازمند داشتن مرکز تلفن ابری است. هزینه خط تلفن تول فری در ایران، شامل: هزینه خط، راهاندازی اولیه و تعرفه دقیقهای یا ماهانه است.
به این دلیل که این خطوط در ایران تنها با سرشماره ۹۰۰۰ ارائه میشوند و در سالهای اخیر در بین مردم به عنوان خطوط تبلیغاتی شناخته شدهاند، اغلب کسب و کارهای ایرانی استفاده از خطوط تلفن ابری را به عنوان یک تلفن سازمانی معتبر انتخاب میکنند.
جمع بندی
در پایان باید گفت خرید خط تلفن تول فری، با امکان تماس رایگان برای مشتریان، به سازمانها کمک میکند تا مشتریمداری را در خدمات خود پررنگتر کنند و اعتماد و رضایت بیشتری را جلب کنند. استفاده از خط تول فری اگر در کنار یک مرکز تماس، مانند تلفن ابری دفترشما، باشد یک تسهیلگر برای مدیریت جامع تماسهای تلفنی است تا با آسانترین ابزارها یک مدیریت حرفهای را در سازمان جاری کنید. اگر سؤال بیشتری در مورد خط تلفن تول فری یا نحوه راهاندازی و استفاده از آن دارید، در بخش نظرات بنویسید.
سوالات متداول
آیا با موبایل هم میتوان با شمارههای تول فری تماس گرفت؟
بله، با تلفن ثابت و موبایل میتوان تماس گرفت و هر جای ایران که هستید، نیازی به واردکردن کد تلفن استان در ابتدای شماره ندارید.
آیا تماس با این شمارهها از خارج از کشور امکانپذیر است؟
تماس با شمارههای تول فری خارج از ایران ممکن نیست، چون در هر کشور این خطوط تماس رایگان با سرشمارههای خاصی تعریف شدهاند که در ایران با ۹۰۰۰ تعریف شده است.
تفاوت شماره ۸۰۰ با ۹۰۰۰ در ایران چیست؟
سرشماره ۹۰۰۰ در ایران به عنوان خطوط تول فری ارائه میشود که مشتریان در زمان تماس با این خطوط، هزینهای نمیپردازند و هزینه مکالمه برعهده مالک است. روی خطوط با سرشماره ۹۰۰۰ امکان فعالسازی سامانه پیامکی نیز وجود دارد. اما سرشماره ۸۰۰ تنها برای خطوط سامانه پیامکی ارائه میشود.
