سیستم سانترال برای کسب و کارها بسیار ضروری است، چون تماسها را خیلی راحت و سریع مدیریت می‌کند و به فرد موردنظر انتقال می‌دهد. سیستم سانترال به قدری برای شرکتها و کسب و کارها حیاتی است که خیلی سخت می توان نبودش را تصور کرد.
مشکل چیست؟
اما راه اندازی سانترال نیازمند داشتن خط تلفن ثابت و در نتیجه مکانی برای کسب و کار است. این روزها با پا گرفتن استارتاپ‌ها و کسب و کارهای خانگی، بسیاری از کسب و کارها دیگر نیازی به اجاره دفتر کار نمی‌بینند و ترجیح می‌دهند به جای اتلاف سرمایه خود بر سر هزینه‌های بالای اجاره دفتر کار و تهیه تجهیزات اداری، سرمایه خود را هوشمندانه‌تر خرج کنند.
راه حل چیست؟
خوشبختانه در چند سال اخیر و با ورود سانترال مجازی به ایران، کسب و کارها دیگر برای راه اندازی سیستم سانترال خود نیاز به هیچ مکان فیزیکی‌ای ندارند. شما حتی به خرید خط تلفن ابری هم نیاز ندارید.
سرویس تلفن گویا دفترشما چیست؟
با خرید سرویس تلفن گویا (سانترال مجازی)، که شروع قیمت بسته‌های آن از ماهی کمتر از صد هزار تومان است، دیگر نیاز به خریداری و نصب نرم افزار، سخت افزار، سیم کشی و یا حتی خرید خط تلفن ثابت و اجاره دفتر کار ندارید. «دفتر شما» یک خط ثابت تهران به همراه کلیه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا (یا سانترال مجازی) را برای شما فراهم می کند. شما اکنون می توانید برای خط تلفن ثابت خود داخلی های متعدد تعریف کنید. داخلیهای شما می‌تواند شماره تلفن ثابت یا همراه فرد موردنظر باشد.
سرویس تلفن گویا «دفتر شما» چه کارهایی برای کسب و کارها انجام می‌دهد؟
- انتقال تماس
- تعریف داخلیهای متعدد
- دریافت فکس اینترنتی
- صندوق صوتی
- ارسال گزارشی از تماسها
- مدیریت آنلاین
عملکرد سرویس تلفن گویا چگونه است؟
نخست به صفحه تلفن گویا مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته های تلفن گویا، به پرتال «دفتر شما» هدایت می شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید به صورت آنلاین انجام می‌گیرد.
با کلیک بر روی تنظیمات تلفن گویا می‌توانید سرویس را شخصی‌سازی کنید. از جمله مواردی که می توانید شخصی سازی کنید، زمانبندی سرویس و تعریف پیام آغازین است. در پرتال «دفتر شما» این امکان برای کاربران مهیا شده که هم پیام آغازین و هم منوهای داخلی‌ها را برای زمان‌های گوناگون به صورت مجزا و متفاوت تعریف کرد.
مثلاً شنبه تا چهارشنبه در ساعات ۸ تا ۱۶ پیام این باشد:
سلام. شما با شرکت … تماس گرفته اید. برای ارتباط با واحد فروش عدد ۱، واحد پشتیانی عدد ۲ و برای ارسال فکس عدد ۳ را شماره گیری کنید.
و از ساعت ۱۶ تا ۸ صبح:
سلام. شما در ساعات غیراداری با شرکت … تماس گرفته اید. برای گذاشتن پیغام عدد ۱ را شماره گیری کنید.
سپس تماس‌گیرنده به صندوق صوتی وصل می شود و پیام خود را می گذارد.
نحوه اجرای پیام آغازین را می توانید از میان سه گزینه ۱) متن خوان کامپیوتری، ۲) فایل صوتی و ۳) ضبط توسط گوینده (توسط اپراتورهای دفتر شما در اتاق مخصوص ضبط صدا) انتخاب کنید.
اکنون نوبت به تعریف و اولویت بندی شماره هایی است که می خواهید داخلی ها به آنها دایورت شوند. شماره دایورتی می تواند هم شماره ثابت و هم شماره همراه باشد.
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس تلفن گویا در پرتال، راهنمای تلفن گویا «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.
اصلی ترین مزیت استفاده از خدمات «دفتر شما»!
شما می‌توانید علاوه بر خرید سرویس سانترال مجازی (تلفن گویا) سرویس دیگری به نام «منشی مجازی» نیز خریداری کنید. با خرید سرویس منشی مجازی، شما بدون نیاز به استخدام منشی، یک منشی حرفه‌ای و باتجربه تمام وقت خواهید داشت.
منشی مجازی:
شما با خرید سرویس منشی مجازی در بسته‌های متنوع، که از ماهی ۱۰۹ هزار تومان شروع می‌شود، مدیریت تماسهایتان را به یکی از منشی‌های حرفه‌ای ما می‌سپارید.
منشی‌های «دفتر شما» چه کارهایی برای کسب و کارها انجام می‌دهند؟
- پاسخگویی به تماسها
- تعیین وقت ملاقات
- پیگیری امور مراجعان
- گرفتن تماس خروجی و وصل کردن به شما
- دریافت و ارسال فکس به صورت اینترنتی
- ارائه گزارشی از تماسها به شما
منشی های دفترشما
عملکرد سرویس منشی مجازی چگونه است؟
با مراجعه به صفحه سرویس منشی مجازی، بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. دفتر شما تمامی سرویسهای خود را در قالب بسته‌های متنوع با قیمتهای متنوع عرضه می‌کند تا شما بتوانید با کمترین هزینه، نیاز خود را مرتفع کنید.
پس از انتخاب شماره و خرید سرویس نوبت به شخصی سازی می‌رسد. نخست، پیام خوش‌آمدگویی دلخواه خود را در پرتال تعریف می کنید. این پیام در واقع همان عباراتی است که منشی شما هنگام برداشتن گوشی ادا می‌کند. مثلاً:
سلام، شما با شرکت … تماس گرفته اید. چه طور می تونم کمکتون کنم؟»
بنابراین، منشی تمامی تماسهای شما را با همین الگو پاسخ خواهد داد.
سپس نوبت به تعیین اطلاعاتی می‌رسد که می خواهید منشی‌تان از تماس گیرنده دریافت کند، شامل نام و نام خانوادگی، شماره تلفن ثابت، همراه، فکس و هر اطلاعاتی که تمایل دارید از تماس گیرندگانتان در اختیار داشته باشید. بنابراین منشی شما تمامی این اطلاعات را از تمامی تماس گیرندگان دریافت می‌کند.
در مرحله بعد شما می توانید پرسشهای متداول به همراه پاسخ‌هایشان را با دسته بندی‌های منظم مشخص کنید تا منشی‌تان بر اساس این اطلاعات پاسخ تماس گیرندگان را بدهد.
اگر بخواهید با شماره تلفن ثابت که خریداری کرده‌اید با شماره‌ای تماس بگیرید، منشی این کار را برایتان انجام می‌دهد و تماس را به شما وصل می کند. بنابراین منشی تمامی تماسهای شما را طبق دستورالعملتان پاسخ می دهد، تماسها را به افراد و شماره های تعریف شده توسط خود شما وصل می کند، فکس ها را هم ارسال و هم دریافت و برایتان ایمیل می کند، با مشتریانتان تماس می گیرد و پیگیریهای لازم را انجام می دهد و مخلص کلام این که شما یک منشی تمام وقت و حرفه ای دارید و دیگر هیچ نگرانی ای بابت مدیریت تماسهایتان نخواهید داشت.
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس منشی مجازی در پرتال، راهنمای منشی مجازی «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.
با خدمات دفتر کار مجازی «دفتر شما»، شرکتها و کسب و کارها می‌توانند فعالیت حرفه‌ای خود را بدون هیچ نگرانی بابت هزینه‌ها شروع کنند. شماره تلفن ثابت اختصاصی تهران با کد ۲، شماره فکس اختصاصی، سیستم سانترال، امکان دریافت و ارسال فکس اینترنتی، منشی حرفه‌ای و باتجربه و امکانات متنوع دیگر «دفتر شما»، کسب و کار شما را در میان رقیبانتان متمایز می‌سازد.
برای دریافت مشاوره و ارتباط با بخش فروش با شماره ۲۸۴۲۰۱-۰۲۱ تماس بگیرید.
