پاسخ گویی به تلفن های سازمانی یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت‌ها است که نیاز به صرف هزینه و وقت برای پاسخگویی با کیفیت مطلوب دارد.
خوشبختانه اکنون این امکان با هزینه ای بسیار پایین تر برقرار شده است.
تلفن های سازمانی بر بستر ابری چه کار می کنند؟
یکی از بخشهای هر شرکتی مدیریت تلفن های سازمانی آن شرکت است.
برخی شرکت ها خودشان زیر بار این مسئولیت و هزینه های مربوط به آن می روند، اما اکنون شرکت های بزرگ برای تمرکز بیشتر بر فعالیت اصلی، این امکان را دارند به جای راه اندازی مرکز تماس، اقدام به برونسپاری تماس های سازمانی به شرکتهای سرویس دهنده رایانش ابری (مرکز تماس سازمانی ابری) کنند.
هزینه پاسخگویی به تلفن های سازمانی چقدر است؟
راه اندازی تلفن ابری سازمانی به صورت مستقل اقدامی بسیار پرهزینه است که مستلزم سرمایه گذاری اولیه هنگفتی برای خرید سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز، صرف زمان و هزینه برای آموزش کارکنان، و پرداخت هزینه های جاری برای حفظ و به روز رسانی سیستم و پرداخت حقوق کارکنان مرکز تماس است.
به همین دلیل است که شرکت هایی که تماسهای زیادی دارند، مدیریت تماس های خود را به یک شرکت سرویس دهنده مرکز تماس یا کال سنتر سازمانی ابری مانند «دفتر شما» می سپارند.
ضمن اینکه شما در این سرویس از خرید تلفن ثابت تهران هم بی‌نیاز هستید و یک شماره اختصاصی به شما تعلق می‌گیرد.
شما می‌توانید به راحتی پاسخگویی به تماسهای سازمانی را برونسپاری کنید و یک مرکز تلفن اینترنتی داشته باشید. منشی های دفترشما به صورت دورکار تماسهای شما را با هزینه ای بسیار پایین تر پاسخ خواهند داد.
مدل تجاری تماس های سازمانی برون سپاری شده به گونه ای است که در ازای تماس از مشتریان هزینه دریافت می شود.
بنابراین مرکز تماس ابری «دفتر شما» مجهز به ابزارهایی برای محاسبه دقیق هزینه هاست، که گزارش آن به صورت ماهیانه در اختیار مشتریان قرار می گیرد.
بیشتر بخوانید: تعرفه خدمات دفتر کار مجازی
کیفیت پاسخگویی به تماس های سازمانی
شرکت دفتر شما به منظور اطمینان از حفظ کیفیت سرویس های خود، به طور منظم و دائمی بر عملکرد اپراتورها و تجهیزات خود نظارت می کند.
به قول معروف، این یک بازی دو سر بُرد است. هر قدر ما نسبت به کیفیت مرکز تماس مان سختگیرتر باشیم، مشتریان بیشتری خواهیم داشت و مشتریان قدیمی مان نیز همکاری خود را با ما ادامه خواهند داد.
منشی‌های «دفترشما» همگی اپراتورهایی باتجربه و آموزش‌دیده هستند و تماسها را طبق استانداردهای سختگیرانه «دفترشما» پاسخ می‌دهند.
از نظر دقت اطلاعاتی که اپراتور از کسب و کار مشترکین در اختیار دارد نیز به لطف پورتال آنلاین پیشرفته «دفترشما»، مشترکین تمامی اطلاعات کسب و کار خود را به صورت آنلاین وارد حساب کاربری خود می‌کنند.
بیشتر بخوانید: همه چیز درباره خدمات مرکز تماس «دفتر شما»
تماس های سازمانی شما از دست نمی‌رود!
تلفن ها سازمانی
هر یک از مشترکین سرویس منشی مجازی دفترشما یک منشی اختصاصی دارند. این بدان معناست که تماسهای آن مشترک به طور خودکار به سیستم منشی اختصاصی وارد می‌شود.
اما اگر در آن لحظه خط منشی اختصاصی شما اشغال باشد و یا منشی حضور نداشته باشد، تماس به طور خودکار به یکی دیگر از منشی‌ها وصل می‌شود تا هیچ یک از تماسهای مشترکین بی پاسخ نماند.
از آنجایی که هنگام وصل شدن تماس، پنل کاربری شما به همراه تمامی اطلاعات و دستورالعمل‌هایتان مقابل منشی باز می‌شود، منشی دوم شما نیز با همان کیفیت و دقت منشی اختصاصی، به تماس شما پاسخ می‌دهد.
همچنین منشی‌ها علاوه بر دریافت تماس می‌توانند بر حسب دستورالعمل تماس خروجی هم برقرار کنند.
مزایای تلفن های سازمانی و ابری
به هیچ سخت افزاری نیاز ندارید
امروزه سرعت پیشرفت دانش به قدری افزایش یافته که هر تجهیزات و سیستمی نیازمند به روز رسانی منظم و سریع است. گاهی حتی نیاز است تجهیزات به طور کل از رده خارج، و تجیزات جدیدی جایگزین شوند.
از آنجا که این هزینه ها در مرکز تماس «دفتر شما» میان مشتریان متعدد ما پخش می شود، تمامی مشتریان از یک سو از جدیدترین فنآوری بهره مند می شوند، و از سوی دیگر تنها بخشی از هزینه را می پردازند.
پشتیبانی دائمی
با دفترکار مجازی، مهم نیست که کارکنان در کجا مستقر هستند، برای شروع فقط به یک مرورگر وب و اتصال به اینترنت نیاز دارند. و می توانند در هر جای ایران که باشند دورکاری کنند و به صورت شبانه روزی از مشتریان پشتیبانی کنند و شما این گونه هیچ وقت، هیچ تماسی از مشتری را از دست نمی دهید.
افزایش بهره وری
تلفن های سازمانی و ابری فرآیند نظارت بر تماس پیشرفته را ارائه می دهند. مشتریان ما می توانند با یک داشبورد یکپارچه با این فناوری کار کنند و بهره وری و سرعت کارهای آنها افزایش می یابد.
بیشتر بخوانید: آنچه باید درباره مرکز تماس ابری بدانیم
تلفن سازمانی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
تلفن سازمانی یک ابزار مهم برای ارتباطات در سازمان‌ها است و برای انواع کسب و کارها مناسب است. این تلفن‌ها از قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی برخوردارند که برای سازمان‌ها بسیار مفید هستند. در زیر، تعدادی از کسب و کارهایی که می‌توانند از تلفن سازمانی بهره ببرند را می‌توانید بیابید:
1. شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ: تلفن سازمانی برای تسهیل ارتباطات داخلی در سازمان‌ها و شرکتهای بزرگ بسیار مناسب است. این تلفن‌ها می‌توانند به عنوان ابزار اصلی برای تماسهای داخلی و برون سازمانی، مدیریت کنفرانس‌ها، و انتقال تماسها به دسته‌بندی‌های مختلف استفاده شوند.
2. کسب و کارهای خدماتی: اغلب کسب و کارهای خدماتی نیاز به ارتباط مستمر با مشتریان و مشتریان پتانسیل خود دارند. تلفن سازمانی به آنها امکان می‌دهد تا سوالات و نیازهای مشتریان را فوراً پاسخ دهند، درخواست‌ها را ردیابی کنند و برنامه‌ریزی برای ارائه خدمات بهتر انجام دهند.
3. کسب و کارهای کوچک و متوسط: تلفن سازمانی برای شرکتهای کوچک و متوسط بسیار مناسب است. با استفاده از این ابزار، ارتباطات داخلی بین کارمندان بهبود می‌یابد و امکان برقراری ارتباط با مشتریان و مشتریان بالقوه فراهم می‌شود.
4. فروشگاه‌ها: تلفن سازمانی برای فروشگاه‌ها اهمیت زیادی دارد. با استفاده از این ابزار، مشتریان می‌توانند سوالات خود را درباره محصولات، سفارشات و خدمات مرتبط با فروشگاه مطرح کنند و با کارمندان فروشگاه در ارتباط باشند. همچنین، فروشگاه‌ها می‌توانند از تلفن سازمانی در ارتباط با تأمین کنندگان استفاده کرده و فرآیند خرید و فروش را تسهیل کنند.
5. دفاتر حقوقی و حسابداری: ارتباط و ارائه مشاوره به موقع به مشتریان در این صنعت‌ها بسیار حائز اهمیت است. تلفن سازمانی به دفاتر حقوقی و حسابداری امکان می‌دهد تا با مشتریان خود در ارتباط باشند، نظرات و راهنمایی‌های لازم را ارائه دهند و قراردادها و مستندات مربوطه را مدیریت کنند.
6. کسب و کارهای آنلاین: با توجه به رشد تجارت آنلاین، تلفن سازمانی برای کسب و کارهایی کهمچون فروشگاه‌های آنلاین، وب‌سایت‌ها و شرکتهای فناوری اطلاعات بسیار حیاتی است. این ابزار به آنها امکان می‌دهد تا با مشتریان خود در ارتباط باشند، پشتیبانی فنی ارائه دهند و مشکلات فنی را حل کنند. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانند خطوط تماس مستقیم را برای فروش و خدمات مشتریان در نظر بگیرند.
از طرفی، تلفن سازمانی می‌تواند در هر صنعت و کسب و کار دیگری نیز مفید باشد. بسته به نیازهای خاص شرکت، می‌توان از ویژگی‌های مختلفی مانند ارائه خطوط ویژه برای انتقال تماسها، سیستم پیام‌رسان داخلی، صندوق پستی صوتی و امکانات تلفنی پیشرفته استفاده کرد.
با دفتر شما تماس بگیرید
یکی از راه های توسعه کسب و کار استفاده از خدماتی مثل دفتر کار مجازی است که باعث کاهش هزینه و افزایش کیفیت می‌شود.
تمام کسانی که فکر می‌کنند این سرویس‌ها برای پاسخگویی به تلفن های سازمانی مناسب است، می‌توانند به سایت ما به نشانی daftareshoma.com بروند و دو هفته به صورت رایگان از تلفن گویا برای شرکت و منشی مجازی استفاده کنند.
اگر هر سوال یا ابهامی هم در رابطه با سرویس‌های دفترشما دارید، با ما تماس بگیرید. شماره تماس ما ۰۲۱۲۸۴۲۰ است و همینطور ما را در اینستاگرام، تلگرام و توییتر و آپارات با آی‌دی daftareshoma پیدا کنید.
