با پیشرفت فناوری و افزایش استفاده از اینترنت، راه اندازی سانترال مجازی به‌سرعت جایگزین سانترال‌های سخت‌افزاری قدیمی شد. بسیاری از کسب‌وکارها به دلایل مختلف از جمله کاهش هزینه‌ها، مقیاس‌پذیری آسان و دسترسی از هر نقطه دنیا، به سمت سانترال مجازی و تلفن‌های ویپ (VoIP) روی آورده‌اند. در این مقاله، ضمن معرفی سیستم سانترال مجازی، مراحل راه‌اندازی، مزایا و نکات مهم برای پیاده‌سازی آن را بررسی می‌کنیم.
تلفن سانترال برای کسب و کارها بسیار ضروری است، چون تماسها را خیلی راحت و سریع مدیریت می‌کند و به فرد موردنظر انتقال می‌دهد. سیستم سانترال به قدری برای شرکتها و کسب و کارها حیاتی است که خیلی سخت می توان نبودش را تصور کرد.
چالش راه اندازی تلفن سانترال چیست؟
راه‌اندازی سانترال سنتی می‌تواند کسب‌وکارها را با مجموعه‌ای از چالش‌ها مواجه کند. آشنایی با این چالش‌ها و برنامه‌ریزی برای مدیریت و حل آنها، به شما کمک می‌کند تا از همان ابتدا فرایندی کم‌هزینه و کارآمد داشته باشید. در ادامه، مهم‌ترین چالش‌های کسب‌وکارها در زمینهٔ راه‌اندازی سانترال را بررسی می‌کنیم:
هزینه‌های اولیه راه اندازی سانترال
برای راه‌اندازی سانترال سنتی، خرید تجهیزات سخت‌افزاری و اختصاص فضایی برای نگهداری از آن، خرید خطوط تلفن و نگهداری مداوم از تمامی این تجهیزات و تعمیر مشکلات پیش آمده در آنها، هزینه‌های بالایی را به کسب و کارها وارد می‌کند.
پیچیدگی‌های فنی و مدیریت تجهیزات سانترال
برای راه‌اندازی سانترال سنتی، اغلب به متخصصان باتجربه برای نصب، نگهداری و ارتقای سیستم نیاز است. به‌علاوه، عدم دانش فنی کافی و تنظیمات نادرست، می‌تواند منجر به اختلال در ارتباطات و تحمیل هزینه‌های اضافی شود.
مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری سیستم سانترال
یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت‌های رو به رشد، مقیاس‌پذیری خطوط تلفنی است. اگر سیستم انتخابی شما امکان افزودن داخلیهای جدید یا ارتقای راحت را نداشته باشد، با بزرگ‌شدن تیم فروش و پشتیبانی، کسب و کار دچار محدودیت می‌شود.
کیفیت تماس و زیرساخت اینترنت
در سانترال سنتی، کیفیت تماس عموماً به کیفیت خطوط مخابراتی وابسته است. در صورت مشکلات مخابراتی، تماسها به درستی برقرار نخواهد شد و کسب‌وکار شما آسیب می‌بیند.
حفظ تداوم کسب‌وکار در شرایط اضطراری
قطع برق، اختلال در اینترنت یا مشکلات شبکه مخابراتی ممکن است روند تماس‌های شما را مختل کند. بنابراین، داشتن پلان پشتیبان یا «طرح تداوم کسب‌وکار» ضروری است.
برندسازی و تجربه مشتری
در برخی مواقع، کسب‌وکارها تمایل دارند شمارهٔ اختصاصی و پیش‌شمارهٔ خاص خودشان را داشته باشند یا منشی دیجیتال با سناریوی منحصربه‌فرد راه‌اندازی کنند.
برندسازی در تماس‌های تلفنی شامل انتخاب موسیقی انتظار، پیام‌های خوش‌آمدگویی، نحوهٔ پاسخگویی و ساختار منوهای IVR است. عدم توجه کافی به این موارد می‌تواند روی تصویر ذهنی مشتریان از کسب‌وکار شما تأثیر منفی بگذارد.
این روزها با پا گرفتن استارتاپ‌ها و کسب و کارهای خانگی، بسیاری از کسب و کارها دیگر نیازی به اجاره دفتر کار نمی‌بینند و ترجیح می‌دهند به جای اتلاف سرمایه خود بر سر هزینه‌های بالای اجاره دفتر کار و تهیه تجهیزات اداری، سرمایه خود را هوشمندانه‌تر خرج کنند.
خوشبختانه در چند سال اخیر و با ورود سانترال مجازی به ایران، کسب و کارها دیگر برای راه اندازی سیستم سانترال خود نیاز به هیچ مکان فیزیکی‌ای ندارند. شما حتی به خرید خط تلفن ابری هم نیاز ندارید.
سرویس تلفن سانترال مجازی چیست؟
با خرید سانترال مجازی، دیگر نیاز به خریداری و نصب نرم افزار، سخت افزار، سیم‌کشی یا حتی خرید خط تلفن ثابت و اجاره دفتر کار ندارید. «دفتر شما» یک خط ثابت تهران به همراه کلیه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا (یا سانترال مجازی) را برای شما فراهم می کند. شما اکنون می توانید برای خط تلفن ثابت خود داخلی های متعدد تعریف کنید. داخلیهای شما می‌تواند شماره تلفن ثابت یا همراه فرد موردنظر باشد.
مزایای راه اندازی سانترال مجازی برای کسب و کارها
وجود یک راهکار منعطف برای برقراری تماس‌های تلفنی در یک سازمان، اهمیت زیادی هم از نظر فروش و هم برندسازی دارد. با استفاده از تلفن سانترال مجازی، می‌توانید هزینه‌های کسب‌وکار خود را کاهش دهید، انعطاف‌پذیری بالایی در مدیریت تماسها داشته باشید و از هر نقطهٔ جهان، ارتباطی پایدار و حرفه‌ای با مشتریان برقرار کنید. از مهم‌ترین مزایای سانترال مجازی برای شرکتها به موارد زیر می‌توان اشاره کرد.
کاهش هزینه‌های راه‌اندازی تلفن سانترال
سیستم سانترال مجازی، هزینه‌های سخت‌افزار، نصب و نگهداری سرورهای سانترال سنتی را نیاز ندارد و همچنین امکان استفاده از خطوط تلفنی متعدد بدون نیاز به خرید خط فیزیکی و سیم‌کشی را فراهم می‌سازد.
دسترسی از هر جایی که هستید
برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت یا اپلیکیشن موبایل، بدون وابستگی به مکان ثابت از جمله مهم‌ترین مزیت‌های تلفن سانترال مجازی است. این ویژگی باعث شده است که سانترال مجازی، مناسب برای کسب‌وکارهای دورکار یا تیم‌های پخش‌شده در مناطق مختلف باشد.
مقیاس‌پذیری ساده سانترال مجازی
اضافه‌کردن داخلی‌ها و کارمندان جدید در سانترال مجازی فقط در چند دقیقه و بدون محدودیت است. ارتقای پلن و امکانات متناسب با رشد کسب‌وکار به شرکتها اجازه می‌دهد در شروع فعالیت متناسب با مصرف و نیاز خود، هزینه کنند و با گسترش کسب و کار، سانترال مجازی را نیز توسعه دهند.
سرویس تلفن سانترال «دفتر شما» چه امکاناتی به کسب و کارها می‌دهد؟
- انتقال تماس
- تعریف داخلیهای متعدد
- دریافت فکس اینترنتی
- صندوق صوتی
- گزارش آنلاین تماسها
- مدیریت آنلاین
- ایجاد نظرسنجی همکاران از مشتریان
- شخصی‌سازی پیام خوش‌آمدگویی
- تنظیم صف تماس مطابق با تقویم شمسی و ساعات اداری و غیر اداری
- تعریف صف‌های تماس و گزارش جزئی و کلی صف‌ها
- برقراری تماس خروجی نامحدود با اپلیکیشن یا پرتال
چگونه سانترال مجازی دفترشما را استفاده کنیم؟
برای راه اندازی سانترال مجازی، کافی است یک بسته تلفن گویا با شماره اختصاصی و دلخواه خود تهیه کنید. نخست به صفحه سرویس تلفن گویا مراجعه کنید و بسته‌ای را متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. به محض انتخاب یکی از بسته‌های تلفن گویا، به پرتال «دفتر شما» هدایت می‌شوید و تمامی مراحل انتخاب شماره تلفن ثابت دلخواه و خرید به صورت آنلاین انجام می‌گیرد.
با کلیک روی تنظیمات تلفن گویا می‌توانید سرویس را شخصی‌سازی کنید. از جمله مواردی که می توانید شخصی سازی کنید، زمانبندی سرویس و تعریف پیام آغازین است. در پرتال «دفتر شما» این امکان برای کاربران مهیا شده که هم پیام آغازین و هم منوهای داخلی‌ها را برای زمان‌های گوناگون به صورت مجزا و متفاوت تعریف کرد.
مثلاً شنبه تا چهارشنبه در ساعات ۸ تا ۱۶ پیام این باشد:
سلام. شما با شرکت … تماس گرفته اید. برای ارتباط با واحد فروش عدد ۱، واحد پشتیانی عدد ۲ و برای ارسال فکس عدد ۳ را شماره گیری کنید.
و از ساعت ۱۶ تا ۸ صبح:
سلام. شما در ساعات غیراداری با شرکت … تماس گرفته اید. برای گذاشتن پیغام عدد ۱ را شماره گیری کنید.
سپس تماس‌گیرنده به صندوق صوتی وصل می شود و پیام خود را می گذارد.
نحوه اجرای پیام آغازین را می توانید از میان سه گزینه: متن خوان کامپیوتری، فایل صوتی و ضبط توسط گوینده (توسط اپراتورهای دفتر شما در اتاق مخصوص ضبط صدا) انتخاب کنید.
اکنون نوبت به تعریف و اولویت بندی شماره هایی است که می خواهید داخلی ها به آنها دایورت شوند. شماره دایورتی می تواند هم شماره ثابت و هم شماره همراه باشد.
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس تلفن گویا در پرتال، راهنمای تلفن گویا «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.
مزیت راه‌اندازی سانترال مجازی «دفتر شما»
شما می‌توانید علاوه بر خرید سرویس سانترال مجازی (تلفن گویا) سرویس دیگری به نام «منشی مجازی» نیز خریداری کنید. با خرید سرویس منشی مجازی، شما بدون نیاز به استخدام منشی، یک منشی حرفه‌ای و باتجربه تمام وقت خواهید داشت.
شما با خرید سرویس منشی مجازی در بسته‌های متنوع، مدیریت تماس‌هایتان را به یکی از منشی‌های حرفه‌ای ما می‌سپارید.
منشی‌های «دفتر شما» چه کارهایی برای کسب و کارها انجام می‌دهند؟
- پاسخگویی به تماسها
- تعیین وقت ملاقات
- پیگیری امور مراجعان
- گرفتن تماس خروجی و وصل کردن به شما
- دریافت و ارسال فکس به صورت اینترنتی
- ارائه گزارشی از تماسها به شما
برای آشنایی بیشتر با تنظیمات سرویس منشی مجازی در پرتال، راهنمای منشی مجازی «دفتر شما» را دانلود کنید یا برای اطلاعات بیشتر به سایت «دفتر شما» مراجعه کنید.
با خدمات دفتر کار مجازی «دفتر شما»، شرکتها و کسب و کارها می‌توانند فعالیت حرفه‌ای خود را بدون هیچ نگرانی بابت هزینه‌ها شروع کنند. شماره تلفن ثابت اختصاصی تهران با کد ۲، شماره فکس اختصاصی، سیستم سانترال، امکان دریافت و ارسال فکس اینترنتی، منشی حرفه‌ای و باتجربه و امکانات متنوع دیگر «دفتر شما»، کسب و کار شما را در میان رقیبانتان متمایز می‌سازد.
برای دریافت مشاوره و ارتباط با بخش فروش با شماره ۲۸۴۲۰۱-۰۲۱ تماس بگیرید.
