خیریهها و سازمانهای مرد نهاد (سمن ها) برای ادامه حیات خود به کمکهای مردمی، ارتباط مستمر با مخاطبان، مددجویان، نیکوکاران و خیرین نیاز دارند. کیفیت این ارتباط، اهمیت بسیار زیادی در جلب اعتماد و جذب کمک دارد. به همین دلیل روابط عمومی و مرکز تماس برای خیریهها حکم قلب تپنده را دارد. اگر عملکردش مناسب باشد، کل ارگان زنده میماند، در غیر این صورت، با اختلال مواجه میشود.
پاسخگویی به تماس نیکوکاران، جلب اعتماد نیکوکاران به اهدای کمکهای خود، اطلاع رسانی رویدادها و تماس با نیکوکاران در مناسبتها از جمله وظایف روابط عمومی و مرکز تماس خیریه هاست. یک مرکز تماس ابری و یا یک دفتر کار مجازی میتواند در این پاسخگویی به شما کمک بزرگی کند. دفتر مجازی با دو سرویس اصلی تلفن گویا که در واقع یک سانترال مجازی است و همینطور سرویس منشی مجازی که یک اپراتور دورکار مرکز تماس برای شما است، میتواند با هزینه پایین و کیفیت بالا تماسهای شما را مدیریت کند. برای همین پیشنهاد ما این است که خیریهها به این شش دلیل از خدمات یک مرکز تماس ابری استفاده کنند.
6 مزیت تلفن ابری برای مراکز خیریه
ساخت ارتباطات حرفهای و حفظ شبکه ارتباطی بدون شک از نیازهای اساسی هر موسسه خیریه یا سازمان مردم نهاد است. تلفن ابری به این سازمانها کمک میکند تا سریع و آسان یک سیستم تلفنی داشته باشند که تمامی تماسهای ورودی و خروجی با آن انجام شود و احتمال سواستفاده از نام خیریه یا حتی کلاهبرداری افراد سودجو به حداقل برسد. البته مزایای تلفن ابری برای خیریهها محدود به این مورد نیست و در ادامه بخش از مزیتها را بررسی میکنیم.
1. تماس شما از دست نمیرود
در خیریهها بسیار مهم است که همه تماسها پاسخ داده شود. شما چه از سرویس تلفن گویا استفاده کنید و چه از سرویس منشی مجازی بابت از دست ندادن تماس باید خیالتان راحت باشد! در سرویس منشی مجازی دو اپراتور تلفنی به صورت همزمان پاسخگوی تماسهای شما خواهندبود و در صورت نیاز شما تعداد پاسخگویی همزمان به 5 اپراتور تلفنی هم میتواند افزایش پیدا کند. همچنین در سرویس تلفن گویا میتوانید تنظیم کنید که اگر تماس به داخلی شما انتقال یافت ولی خطتان مشغول بود تماس بلافاصله به همکاری دیگرتان انتقال یابد. با این شیوه شما میتوانید تا 32 تماس همزمان را دریافت کنید.
2. پاسخگویی حرفهای
در خیریههای کوچک، نیاز به مرکز تماس نیست و یک مسئول روابط عمومی باید به تنهایی تمامی وظایف ارتباطی را انجام دهد. اما استخدام نیرو هم برای انجام دقیق تمامی این وظایف در بیشتر موارد مقرون به صرفه نیست، به خصوص که گاهی با افزایش فشردگی کاری، پرسنل قادر به پاسخگویی به موقع و باکیفیت به تماسها نیستند. پاسخگو نبودن و یا پاسخگویی بی کیفیت ممکن است عواقبی جدی مانند از دست دادن کمکهای مردمی و نیکوکاران داشته باشد.شما در مرکز تماس ابری پاسخگویی را به منشیهای مجرب و آموزش دیده میسپارید تا با کیفیت بالا پاسخگوی تماسهای تلفنی باشند و گزارش هر تماس را برای شما ارسال کنند.
3. هزینههای شما کاهش مییابد
در خیریههای بزرگتر برای ارتباط با مخاطبان به مرکز تماس نیاز است، اما راه اندازی مرکز تماس برای خیریهها اقدامی بسیار پرهزینه و پردردسر است.یکی از مهمترین بخشهای هر NGO و خیریه، مرکز تماس و روابط عمومی آن است، که راه اندازی آن میتواند هزینه بر باشد.هزینههایی مثال اجاره دفتر، خرید تجهیزات مثل کامپیوتر و هدست و میز و سایر تجهیزات اداری و…با کمک مرکز تماس ابری شما از هزینههای داشتن یک دفتر کار سنتی بینیاز میشوید.
4.امکان اطلاع رسانی تلفنی در حجم بالا
خیریهها برای اطلاع رسانی و یا درخواست کمک مالی و ..نیاز به پیگیری تماس دارند. شما میتوانید با کمک سرویس تماس خروجی توسط اپراتور این تماسها را به منشیهای دورکار بسپارید تا طبق دستورالعمل شما با افرادی که میخواهید تماس بگیرند. از طرفی در سرویس تلفن گویا هم شما این امکان را دارید تا 32 تماس همزمان برقرار کنید. مثلا اگر در بازه زمانی کوتاهی نیاز به اطلاع رسانی گسترده داشته باشید با شماره خودتان میتوانید همزمان با 32 نفر تماس بگیرید.
5.فکس اینترنتی دارید
خیریهها معمولا حجم بالایی از مکاتبات اداری دارند و بسیاری از این مکاتبات به صورت فکس است. به خصوص برای مکاتبات با ارگانها و سازمانهای دولتی بعه فکس نیاز است. مشترکین مرکز تماس ابری امکان ارسال و دریافت فکس اینترنتی روی پنل خود دارند و گزارشهای مربوط به آن را هم میتوانند به صورت آنلاین مشاهده کنند. با استفاده از این امکان از خرید دستگاه فکس و هزینههعای جانبی آن بینیاز میشوید و میتوانید به راحتی فکس ارسال و دریافت کنید.
6.مدیریت تماسهای یک تیم پراکنده و دورکار
بسیاری از همکاران خیریهها به صورت داوطلبانه و اختیاری این کار را انجام میدهند. در واقع از هر جای ایران ممکن است متقاضی برای مشارکت مستمر در کار خیر وجود داشته باشد. با کمک دفتر کار مجازی و مرکز تماس آنلاین شما میتوانید، داخلیهای متعدد تعیین کنید و هر داخلی را به یک نفر داوطلب اختصاص دهید تا با گرفتن آن شماره داخلی، تماس به موبایل او انتقال پیدا کند. با این شیوه مدیریت تماسهای یک تیم پراکنده و دورکار امکان پذیر است. ضمن آنکه شما با مراجعه به پنل خود میتوانید گزارش تماسها و مدت زمان مکالمات را هم مشاهده کنید.
چرا دفترشما بهترین انتخاب برای مراکز خیریه است؟
مراکز خیریه و سازمانهای مردمنهاد بیش از هر کسبوکار دیگری به اعتمادسازی، پاسخگویی سریع و حرفهای و مدیریت بهینه هزینهها وابستهاند. دفترشما با تمرکز ویژه بر نیازهای این سازمانها، راهکاری کاملاً منطبق با محدودیتهای بودجهای و ساختار اغلب داوطلبانه و پراکنده خیریهها ارائه میدهد. در ادامه دلایلی که دفترشما را به انتخاب اول بسیاری از مراکز خیریه تبدیل کرده است:
امکان برقراری تعداد نامحدود تماس همزمان
حتی در زمانهای اوج ترافیک تماس تلفنی، با ترکیب تلفن گویا و امکان تعداد نامحدود تماس همزمان یا استفاده از منشی مجازی، تکتک تماسهای نیکوکاران پاسخ داده میشود و فرصت جذب کمک از دست نمیرود.
پاسخگویی حرفهای با یک منشی دورکار اختصاصی
با سرویس منشی مجازی دفتر شما، منشیهای آموزشدیده و مجرب دفترشما به نمایندگی از خیریه شما صحبت میکنند، گزارش دقیق هر مکالمه را ارسال مینمایند و حس اعتماد و احترام را به خیرین منتقل میکنند؛ بدون اینکه نیاز به حقوق ثابت، بیمه یا فضای کاری داشته باشید.
راهاندازی رایگان سیستم تلفن ویپ بدون تجهیزات
بدون اجاره دفتر، خرید تجهیزات، نصب سانترال یا هزینههای جاری پرسنل ثابت، تلفن ابری دفترشما راهاندازی میشود و به جای پرداخت هزینه راهاندازی تلفن ابری، خیریه شما میتواند بودجه خود را صرف کمک به مددجویان هزینههای اداری کند.
اطلاعرسانی سریع و انبوه به خیرین و حامیان
امکان برقراری تعداد زیادی تماس خروجی به لیستی از مخاطبان خیریه شما وجود دارد تا از شرایط جدید، رویداد یا حتی دعوت به مشارکت در طرحی به آنها اطلاعرسانی شود. این تماسها توسط منشیهای مجرب یا برای دعوت به رویدادها، قدردانی از کمکها یا درخواست حمایت در شرایط اضطراری در کوتاهترین زمان قابل انجام است.
مدیریت آسان تیمهای پراکنده داوطلب
با تلفن ابری دفترشما، نیروهای داوطلب در شهرهای مختلف میتوانند داخلی اختصاصی داشته باشند و تمامی تماسها از یک شماره ثابت معتبر گرفته شود و اعتبار خیریه شما حفظ شود و همچنین با ضبط مکالمات و گزارش تماس، بر عملکرد داوطلبان و همکاران نظارت کافی را داشت. داوطلبان این تماسها را با موبایلشان میگیرند ولی شماره شخصی آنها پنهان است و خط تلفن ثابت اختصاصی خیریه مشاهده میشود، همچنین همه فعالیتها در یک پنل مرکزی قابل رصد و گزارشگیری باشد.
ارسال و دریافت فکس بدون دستگاه
بسیاری از مکاتبات اداری و قانونی خیریهها هنوز نیازمند فکس است؛ با فکس آنلاین دفترشما، ارسال و دریافت فکس با یک کلیک و بدون هزینه کاغذ، جوهر و دستگاه انجام میشود.
استفاده کاملا رایگان و بدون ریسک
دو هفته استفاده رایگان از تمام سرویسهای تلفن ابری، منشی مجازی، فکس اینترنتی و خط ثابت تهران به شما امکان میدهد بدون هیچ ریسک و نگرانی، تأثیر واقعی این خدمات را بر کیفیت ارتباط با خیرین و افزایش کمکها تجربه کنید.
جمع بندی
دفترشما فقط یک سرویس تلفنی نیست؛ ابزاری است که با ایجاد مرکز تماس برای خیریهها کمک میکند حرفهایتر دیده شوند، اعتماد بیشتری جلب کنند و در عین حال بیشترین منابع را به مأموریت اصلی خود یعنی کمک به نیازمندان اختصاص دهند.
اگر آمادهاید ارتباط با خیرینتان را به سطح بالاتری ببرید، همین حالا دو هفته رایگان را امتحان کنید.
