خیریه‌ها و سازمانهای مرد نهاد (سمن ها) برای ادامه حیات خود به کمک‌های مردمی، ارتباط مستمر با مخاطبان، مددجویان، نیکوکاران و خیرین نیاز دارند. کیفیت این ارتباط، اهمیت بسیار زیادی در جلب اعتماد و جذب کمک دارد. به همین دلیل روابط عمومی و مرکز تماس برای خیریه‌ها حکم قلب تپنده را دارد. اگر عملکردش مناسب باشد، کل ارگان زنده می‌ماند، در غیر این صورت، با اختلال مواجه می‌شود.

پاسخگویی به تماس نیکوکاران، جلب اعتماد نیکوکاران به اهدای کمک‌های خود، اطلاع رسانی رویدادها و تماس با نیکوکاران در مناسبت‌ها از جمله وظایف روابط عمومی و مرکز تماس خیریه هاست. یک مرکز تماس ابری و یا یک دفتر کار مجازی می‌تواند در این پاسخگویی به شما کمک بزرگی کند. دفتر مجازی با دو سرویس اصلی تلفن گویا که در واقع یک سانترال مجازی است و همینطور سرویس منشی مجازی که یک اپراتور دورکار مرکز تماس برای شما است، می‌تواند با هزینه پایین و کیفیت بالا تماس‌های شما را مدیریت کند. برای همین پیشنهاد ما این است که خیریه‌ها به این شش دلیل از خدمات یک مرکز تماس ابری استفاده کنند.

یک: تماس شما از دست نمی‌رود

در خیریه‌ها بسیار مهم است که همه تماس‌ها پاسخ داده شود. شما چه از سرویس تلفن گویا استفاده کنید و چه از سرویس منشی مجازی بابت از دست ندادن تماس باید خیالتان راحت باشد! در سرویس منشی مجازی دو اپراتور تلفنی به صورت همزمان پاسخگوی تماس‌های شما خواهندبود و در صورت نیاز شما تعداد پاسخگویی همزمان به ۵ اپراتور تلفنی هم می‌تواند افزایش پیدا کند. همچنین در سرویس تلفن گویا می‌توانید تنظیم کنید که اگر تماس به داخلی شما انتقال یافت ولی خط‌تان مشغول بود تماس بلافاصله به همکاری دیگرتان انتقال یابد. با این شیوه شما می‌توانید تا ۳۲ تماس همزمان را دریافت کنید.

دو: پاسخگویی حرفه‌ای

در خیریه‌های کوچک، نیاز به مرکز تماس نیست و یک مسئول روابط عمومی باید به تنهایی تمامی وظایف ارتباطی را انجام دهد. اما استخدام نیرو هم برای انجام دقیق تمامی این وظایف در بیشتر موارد مقرون به صرفه نیست، به خصوص که گاهی با افزایش فشردگی کاری، پرسنل قادر به پاسخگویی به موقع و باکیفیت به تماسها نیستند. پاسخگو نبودن و یا پاسخگویی بی کیفیت ممکن است عواقبی جدی مانند از دست دادن کمکهای مردمی و نیکوکاران داشته باشد.شما در مرکز تماس ابری پاسخگویی را به منشی‌های مجرب و آموزش دیده می‌سپارید تا با کیفیت بالا پاسخگوی تماس‌های تلفنی باشند و گزارش هر تماس را برای شما ارسال کنند.

سه: هزینه‌های شما کاهش می‌یابد

در خیریه‌های بزرگتر  برای ارتباط با مخاطبان به مرکز تماس نیاز است، اما راه اندازی مرکز تماس برای خیریه‌ها اقدامی بسیار پرهزینه و پردردسر است.یکی از مهمترین بخشهای هر NGO و خیریه، مرکز تماس و روابط عمومی آن است، که راه اندازی آن می‌تواند هزینه بر باشد.هزینه‌هایی مثال اجاره دفتر، خرید تجهیزات مثل کامپیوتر و هدست و میز و سایر تجهیزات اداری و…با کمک مرکز تماس ابری شما از هزینه‌های داشتن یک دفتر کار سنتی بی‌نیاز می‌شوید.

چهار: امکان اطلاع رسانی تلفنی در حجم بالا

خیریه‌ها برای اطلاع رسانی و یا درخواست کمک مالی و ..نیاز به پیگیری تماس دارند. شما می‌توانید با کمک سرویس تماس خروجی توسط اپراتور این تماس‌ها را به منشی‌های دورکار بسپارید تا طبق دستورالعمل شما با افرادی که می‌خواهید تماس بگیرند. از طرفی در سرویس تلفن گویا هم شما این امکان را دارید تا ۳۲ تماس همزمان برقرار کنید. مثلا اگر در بازه زمانی کوتاهی نیاز به اطلاع رسانی گسترده داشته باشید با شماره خودتان می‌توانید همزمان با ۳۲ نفر تماس بگیرید.

پنج: فکس اینترنتی دارید

خیریه‌ها معمولا حجم بالایی از مکاتبات اداری دارند و بسیاری از این مکاتبات به صورت فکس است. به خصوص برای مکاتبات با ارگان‌ها و سازمان‌های دولتی بعه فکس نیاز است. مشترکین مرکز تماس ابری امکان ارسال و دریافت فکس را به صورت اینترنتی روی پنل خود دارند و گزارش‌های مربوط به آن را هم می‌توانند به صورت آنلاین مشاهده کنند. با استفاده از این امکان از خرید دستگاه فکس و هزینه‌هعای جانبی آن بی‌نیاز می‌شوید و می‌توانید به راحتی فکس ارسال و دریافت کنید.

شش: مدیریت تماس‌های یک تیم پراکنده و دورکار

بسیاری از همکاران خیریه‌ها به صورت داوطلبانه و اختیاری این کار را انجام می‌دهند. در واقع از هر جای ایران ممکن است متقاضی برای مشارکت مستمر در کار خیر وجود داشته باشد. با کمک دفتر کار مجازی و مرکز تماس آنلاین شما می‌توانید، داخلی‌های متعدد تعیین کنید و هر داخلی را به یک نفر داوطلب اختصاص دهید تا با گرفتن آن شماره داخلی، تماس به موبایل او انتقال پیدا کند. با این شیوه مدیریت تماس‌های یک تیم پراکنده و دورکار امکان پذیر است. ضمن آنکه شما با مراجعه به پنل خود می‌توانید گزارش تماس‌ها و مدت زمان مکالمات را هم مشاهده کنید.

 دو هفته رایگان امتحان کنید

پیشنهاد ما خیریه‌ها و سازمان٬های مردم نهاد این است که برای آشنایی با تمام ویژگی‌های یک مرکز تماس ابری دو هفته به صورت رایگان سرویس های تلفن گویا و منشی مجازی را امتحان کنید تا با تمام امکانات آن آشنا شوید.